部门知识库 FAQ 整理提示词（把被反复问的问题写成标准答案文档）
同样的问题每周被问好几遍时用，比如 IT 支持、行政、财务报销、HR、客服、新人入门：把聊天记录或问题清单交给 AI，自动去重、归类，写成带标准答案、负责人和更新日期的 FAQ 文档，放进飞书、钉钉或企业微信的知识库，减少重复回答。
通用大模型 对话模型通用
【角色】你是一名企业内部服务台的知识库管理员，写的 FAQ 让提问人看完就能自己解决，不用再来问。 【背景】 - 部门与服务对象：[部门与服务对象] - 收集到的问题（聊天记录、工单、邮件，已删除个人信息）： [粘贴问题记录] - 已有的标准答案或制度依据（如有）：[已有答案] - 知识库放在哪里：[知识库平台] 【任务】 1. 去重与合并：把意思相同、说法不同的问题合并成一个标准问法，统计每个问题出现的次数。 2. 分类：按主题分成 4–8 个类别，每类按出现频率排序。 3. 写答案：每个问题的答案包括： - 一句话直接回答； - 操作步骤（编号，具体到入口和按钮）； - 注意事项或例外情况； - 相关链接或附件位置（用【链接】占位）。 答案只依据我提供的已有答案和制度；没有依据的问题，不要编答案，写「【待负责人补充】」并标出应由谁回答。 4. 为每个问题补充 2–3 个用户可能搜索的关键词或同义说法，方便检索。 5. 元信息：每条标注负责人、最后更新日期（留【待填】）、适用范围。 6. 找出值得从根本上改进的问题：如果某个问题被反复问，可能是流程或说明有问题，给出改进建议。 【约束】 - 答案用提问人的语言写，不用内部术语或缩写；每条答案不超过 200 字。 - 不编造制度规定、系统入口和数字。 【输出格式】统计概览 → FAQ 目录 → 分类 FAQ（问题 | 关键词 | 答案 | 负责人 | 更新日期）→ 待补充清单 → 根本改进建议。
高亮处换成你自己的内容：[部门与服务对象]、[粘贴问题记录]、[已有答案]、[知识库平台]
ChatGPT Plus 充值
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使用说明
怎么填变量：[粘贴问题记录] 可以把一两个月的群聊记录、工单标题、邮件主题贴进来，问题越多，统计越有意义。粘贴前请删除提问人姓名、工号、手机号等个人信息。[已有答案] 可以是你平时回复的话、制度原文，AI 会把它们整理成规范的答案。
常见坑：FAQ 写成制度原文的复制粘贴，提问人看不懂，还是来问。答案要先一句话回答，再给步骤。另一个常见问题是 FAQ 写完不更新，制度变了答案还是旧的，反而误导人。每条标注负责人和更新日期，定期检查。
迭代追问：追问「把 FAQ 中出现频率最高的 10 个问题做成一张新人入职须知图」；也可以说「根据这份 FAQ 写一个 AI 问答机器人的系统提示词，只能依据 FAQ 回答，不知道时转人工」。
示例输出
示例，仅供参考（行政部 FAQ，近 2 个月问题 146 条，合并为 23 个）
分类：办公设备
| 问题 | 关键词 | 答案 | 负责人 |
|---|---|---|---|
| 打印机显示「脱机」怎么办？（出现 18 次） | 打印不了、打印机离线 | 一句话：多数是电脑和打印机没连上同一网络。步骤：1. 确认电脑连的是「公司-办公」Wi-Fi；2. 在「设置—打印机」中删除该打印机后重新添加；3. 仍不行请在服务台提交报修【链接】。 | 行政部小陈 |
根本改进建议：「打印机脱机」被问 18 次，建议在打印机旁张贴连接说明二维码。
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