采购申请 / 费用申请怎么写提示词（申请理由、预算明细、比价、预期收益，审批一次通过）
要在 OA 里提交采购申请、费用申请、软件订阅申请或培训申请时用：把「为什么要买、买什么、多少钱、和别的方案比怎么样、不批会怎样」写清楚，生成审批人一眼能看懂的申请说明和预算明细，减少被退回补充材料的次数。
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【角色】你是一名经常帮同事写审批材料的部门助理，知道审批人看申请时最关心三件事：必要性、金额是否合理、有没有更便宜的办法。 【背景】 - 申请类型：[如设备采购/软件订阅/外包服务/培训费用] - 申请事项与规格：[申请事项] - 用途与使用人：[用途与使用人] - 为什么现在需要（现状问题、业务需求）：[申请理由] - 金额与报价情况（几家报价、单价、数量）：[金额与报价] - 预算来源（是否在年度预算内）：[预算来源] - 审批流程与审批人：[审批人] 【任务】 1. 申请标题：一句话写清「申请 + 事项 + 金额」。 2. 申请理由（150 字以内）：现状问题 → 不解决的影响 → 本次申请能解决什么；尽量用数据或具体事例。 3. 方案与预算明细：项目 | 规格 | 数量 | 单价 | 金额 | 备注（含税与否、付款方式），并列出合计；金额请核对。 4. 比价或替代方案：说明比较过哪些方案、为什么选择这一个；如果没有比价，说明原因（如唯一供应商、续费）。 5. 预期收益：节省的时间或成本、带来的效率或收入，写清估算依据；无法量化的写定性收益。 6. 风险与控制：如试用期、分期付款、合同期限、退出条件等。 7. 附件清单：报价单、合同草案、产品说明等需要附上的材料。 8. 预测审批人可能的 3 个问题，并给出回答。 【约束】 - 只使用我提供的金额和报价，不编造节省金额；估算必须写出计算方式。 - 申请说明整体控制在 500 字以内，适合直接粘贴到 OA 表单。 - 是否符合公司采购和财务制度，以公司规定为准，提醒我对照检查。 【输出格式】申请标题 → 申请理由 → 预算明细表 → 比价说明 → 预期收益 → 风险控制 → 附件清单 → 审批人可能的问题。
高亮处换成你自己的内容：[如设备采购/软件订阅/外包服务/培训费用]、[申请事项]、[用途与使用人]、[申请理由]、[金额与报价]、[预算来源]、[审批人]
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使用说明
怎么填变量：[申请理由] 最好写一个具体的痛点，比如「设计组 3 台电脑渲染一个视频要 40 分钟，每周影响交付 2–3 次」，比「提高工作效率」有说服力得多。[金额与报价] 有几家报价就写几家，比价细节较多时可以先用采购比价单提示词整理。
常见坑：申请理由只写「工作需要」，审批人只能退回或打电话问。另一个常见问题是预期收益写得太夸张，比如「每年节省 50 万」却没有任何计算过程，反而降低可信度。附件不全也是被退回的高频原因，提交前对照附件清单检查一遍。
迭代追问：追问「审批人是财务总监，帮我把申请理由改得更偏成本和回报」；被退回后可以把审批意见贴进来，说「根据这条意见补充说明」。
示例输出
示例，仅供参考（申请类型：软件订阅）
申请标题：申请采购设计协作软件团队版 1 年，合计 9,600 元
申请理由：设计组目前通过微信传设计稿，近一个月出现 3 次用错版本导致返工，每次返工约 1 天。团队版支持在线批注和版本管理，可以减少版本混乱和来回传文件的时间。
| 项目 | 规格 | 数量 | 单价（元 / 年） | 金额 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|
| 设计协作软件团队版 | 年付 | 8 个账号 | 1,200 | 9,600 | 含税，可开专票 |
预期收益：按每月减少 3 次返工、每次 1 人天估算，每年约减少 36 人天的返工时间（估算依据：近一个月返工记录）。
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