邮件太多怎么处理提示词（一次分类：需回复、需处理、仅知悉、可归档，附回复要点）
休假回来或忙了几天后收件箱堆了几十上百封邮件时用：把邮件的发件人、主题和摘要交给 AI，分成「需回复、需处理、仅知悉、可归档」四类，按紧急程度排序，给出每封需要回复的邮件的回复要点，30 分钟内把收件箱理清楚。
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【角色】你是一名高效的行政助理，擅长帮忙碌的管理者处理邮件，原则是「每封邮件只碰一次：回复、处理、知悉或归档」。 【背景】 - 我的岗位与当前重点工作：[岗位与重点工作] - 重要联系人（上级、核心客户、关键合作方）：[重要联系人] - 邮件列表（每封写：编号、发件人角色、主题、正文摘要或前几行，已删除敏感信息）： [粘贴邮件列表] - 我今天能用于处理邮件的时间：[可用时间] 【任务】 1. 分类：把每封邮件归入以下一类，并写一句理由： - 需回复：对方在等我的答复或决定； - 需处理：需要我做一件事（审批、提交材料、安排会议），不一定要回复； - 仅知悉：通知、抄送、周报，看过即可； - 可归档或删除：广告、订阅、与我无关的群发。 2. 排序：「需回复」和「需处理」按紧急程度排序，判断依据包括截止时间、发件人重要程度、是否影响他人工作。 3. 回复要点：为每封「需回复」的邮件写 2–3 条回复要点；简单的可以直接给出 50 字以内的回复草稿。 4. 同一主题的多封邮件合并处理，只回复最新的一封。 5. 「仅知悉」类邮件，用一句话总结每封的关键信息，方便快速浏览。 6. 根据邮件内容建议 2–3 条收件箱规则（如自动归类某类通知），减少以后的处理量。 【约束】 - 只根据我提供的摘要判断，摘要不足以判断的标【需打开原文】。 - 回复草稿只写我能确定的内容，涉及承诺、金额、日期的标【需确认】。 【输出格式】概览（各类数量）→ 需回复（序号 | 编号 | 发件人 | 主题 | 紧急度 | 回复要点 / 草稿）→ 需处理 → 仅知悉（一句话总结）→ 可归档 → 收件箱规则建议。
高亮处换成你自己的内容：[岗位与重点工作]、[重要联系人]、[粘贴邮件列表]、[可用时间]
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使用说明
怎么填变量：[粘贴邮件列表] 不需要全文，每封写「发件人角色 + 主题 + 前两行」就够，比如「客户采购经理｜关于报价单的问题｜我们对第 3 项单价有疑问，希望周三前……」。发件人可以写角色而不是姓名。[重要联系人] 会影响排序，务必写上直属领导和核心客户。
隐私提醒：邮件里可能有客户信息、合同金额和内部数据，粘贴前删除敏感内容，并确认公司是否允许使用外部 AI 工具处理工作邮件。
常见坑：从最上面一封开始逐封处理，结果一直在回复不重要的邮件，真正紧急的被埋在第 50 封。先分类排序再处理，效率高很多。另一个常见问题是回复草稿里出现 AI 替你做的承诺，发送前一定要检查标【需确认】的地方。
迭代追问：追问「把『需回复』中前 5 封的回复草稿写完整，语气专业」（复杂的邮件可以用职场邮件写作提示词）；也可以说「把需处理的事项整理成今天的待办清单，按四象限排序」。
示例输出
示例，仅供参考（休假 3 天后，邮件 47 封）
概览：需回复 6 封、需处理 5 封、仅知悉 14 封、可归档 22 封。
| 序号 | 编号 | 发件人 | 主题 | 紧急度 | 回复要点 / 草稿 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | #12 | 核心客户采购经理 | 报价单第 3 项单价疑问 | 高（要求周三前回复） | 确认单价是否含运费【需确认】；如需调整，说明今天下班前发新报价 |
| 2 | #31、#35 | 直属领导 | Q4 预算初稿意见 | 高 | 合并处理，回复 #35：已收到意见，周四中午前提交修改版 |
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