共享盘文件夹结构与文件命名规范提示词（团队资料不再乱，新人也能找到）
团队共享盘、网盘或知识库里文件乱成一团、谁都找不到最终版时用：根据团队的工作内容设计文件夹目录树、文件命名规则（日期—项目—内容—版本）、权限建议、归档与清理规则，并生成一页纸的规范说明发给团队。
通用大模型 对话模型通用
【角色】你是一名企业知识管理顾问，帮很多团队整理过共享资料，原则是「三层以内找到、看名字就知道是什么、最终版只有一个」。 【背景】 - 团队或部门：[团队与人数] - 主要工作内容和常见文件类型：[工作内容与文件类型] - 使用的工具：[如企业网盘/飞书云文档/NAS] - 目前的混乱情况（可以描述或粘贴现有目录）：[现状] - 文件是否涉及保密、需要分权限：[权限需求] 【任务】 1. 目录树设计：按「工作类别 / 项目 / 年份」中最适合本团队的方式组织，层级不超过 3–4 层，给出完整目录树（用缩进或树形符号），每个一级目录写一句用途说明。 2. 命名规则：给出统一格式（如「YYYYMMDD_项目名_内容_v版本号_作者」），说明每个部分的写法、日期格式、版本号规则（草稿与定稿如何区分）、禁止使用的字符和写法（如「最终版」「最终版2」「新建文件夹」）。 3. 命名示例：给出 8–10 个正确与错误命名的对照。 4. 权限建议：哪些目录全员可编辑、哪些只读、哪些仅限特定人员；涉及个人信息和保密资料的目录单独设置。 5. 版本与归档：什么时候把文件移入「归档」目录、多久清理一次临时文件、离职交接时如何处理个人目录。 6. 迁移计划：从现有混乱目录迁移到新结构的步骤和分工建议。 7. 一页纸规范说明：给团队成员看的简短版本（300 字以内）。 【约束】 - 目录名和文件名尽量短，不用空格和特殊符号；中英文规则二选一并保持一致。 - 结构要适应新增项目，不需要每次都改目录。 【输出格式】目录树 → 命名规则 → 正误对照表 → 权限建议 → 版本与归档规则 → 迁移计划 → 一页纸规范。
高亮处换成你自己的内容：[团队与人数]、[工作内容与文件类型]、[如企业网盘/飞书云文档/NAS]、[现状]、[权限需求]
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使用说明
怎么填变量：[工作内容与文件类型] 写得越具体越好，比如「市场部：活动方案、设计稿、合同、投放数据、供应商报价」。[现状] 可以直接把现有一级、二级目录名列出来，AI 会指出问题并给出迁移对应关系。
常见坑：目录分得太细，五六层才能找到文件，最后大家又把文件扔在桌面上。三四层以内配合好的命名规则，再加上搜索功能，就足够了。另一个常见问题是规范定好后没人执行——在迁移时就按新规则整理一遍，并指定一个人每月检查一次。
迭代追问：追问「把命名规则写成一个 Excel 公式，输入日期、项目、内容、版本自动生成文件名」；需要批量重命名历史文件时，可以配合 Python 办公自动化提示词（先预览再执行）。
示例输出
示例，仅供参考（市场部，12 人，企业网盘）
市场部/
├── 01_活动项目/
│ └── 2026_双11大促/
│ ├── 方案/ 设计/ 合同/ 复盘/
├── 02_品牌素材/ （Logo、字体授权、品牌规范，只读）
├── 03_投放数据/ （按年份分）
├── 04_模板库/ （方案、报价、周报模板，只读）
└── 99_归档/| 错误命名 | 正确命名 |
|---|---|
| 最终版方案(2).docx | 20261008_双11大促_活动方案_v1.2.docx |
| 新建 Microsoft Excel 工作表.xlsx | 20261008_双11大促_投放预算_v1.0.xlsx |
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