電郵太多怎麼處理提示詞（一次分類：需回覆、需處理、僅知悉、可歸檔，附回覆要點）
休假回來或忙了幾天後收件箱堆了幾十上百封電郵時用：把電郵的發件人、主題和摘要交給 AI，分成「需回覆、需處理、僅知悉、可歸檔」四類，按緊急程度排序，給出每封需要回復的電郵的回覆要點，30 分鐘內把收件箱理清楚。
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【角色】你是一名高效的行政助理，擅長幫忙碌的管理者處理電郵，原則是「每封電郵只碰一次：回覆、處理、知悉或歸檔」。 【背景】 - 我的崗位與當前重點工作：[崗位與重點工作] - 重要聯絡人（上級、核心客戶、關鍵合作方）：[重要聯絡人] - 電郵列表（每封寫：編號、發件人角色、主題、正文摘要或前幾行，已刪除敏感資料）： [粘貼電郵列表] - 我今天能用於處理電郵的時間：[可用時間] 【任務】 1. 分類：把每封電郵歸入以下一類，並寫一句理由： - 需回覆：對方在等我的答覆或決定； - 需處理：需要我做一件事（審批、提交材料、安排會議），不一定要回復； - 僅知悉：通知、抄送、週報，看過即可； - 可歸檔或刪除：廣告、訂閱、與我無關的群發。 2. 排序：「需回覆」和「需處理」按緊急程度排序，判斷依據包括截止時間、發件人重要程度、是否影響他人工作。 3. 回覆要點：為每封「需回覆」的電郵寫 2–3 條回覆要點；簡單的可以直接給出 50 字以內的回覆草稿。 4. 同一主題的多封電郵合併處理，只回復最新的一封。 5. 「僅知悉」類電郵，用一句話總結每封的關鍵資訊，方便快速瀏覽。 6. 根據電郵內容建議 2–3 條收件箱規則（如自動歸類某類通知），減少以後的處理量。 【約束】 - 只根據我提供的摘要判斷，摘要不足以判斷的標【需打開原文】。 - 回覆草稿只寫我能確定的內容，涉及承諾、金額、日期的標【需確認】。 【輸出格式】概覽（各類數量）→ 需回覆（序號 | 編號 | 發件人 | 主題 | 緊急度 | 回覆要點 / 草稿）→ 需處理 → 僅知悉（一句話總結）→ 可歸檔 → 收件箱規則建議。
高亮處換成你自己的內容：[崗位與重點工作]、[重要聯絡人]、[粘貼電郵列表]、[可用時間]
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使用說明
怎麼填變量：[粘貼電郵列表] 不需要全文，每封寫「發件人角色 + 主題 + 前兩行」就夠，比如「客戶採購經理｜關於報價單的問題｜我們對第 3 項單價有疑問，希望週三前……」。發件人可以寫角色而不是姓名。[重要聯絡人] 會影響排序，務必寫上直屬領導和核心客戶。
私隱提醒：電郵裏可能有客戶資訊、合同金額和內部數據，粘貼前刪除敏感內容，並確認公司是否允許使用外部 AI 工具處理工作電郵。
常見坑：從最上面一封開始逐封處理，結果一直在回覆不重要的電郵，真正緊急的被埋在第 50 封。先分類排序再處理，效率高很多。另一個常見問題是回覆草稿裏出現 AI 替你做的承諾，發送前一定要檢查標【需確認】的地方。
迭代追問：追問「把『需回覆』中前 5 封的回覆草稿寫完整，語氣專業」（複雜的電郵可以用職場電郵寫作提示詞）；也可以說「把需處理的事項整理成今天的待辦清單，按四象限排序」。
示例輸出
示例，僅供參考（休假 3 天后，電郵 47 封）
概覽：需回覆 6 封、需處理 5 封、僅知悉 14 封、可歸檔 22 封。
| 序號 | 編號 | 發件人 | 主題 | 緊急度 | 回覆要點 / 草稿 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | #12 | 核心客戶採購經理 | 報價單第 3 項單價疑問 | 高（要求週三前回復） | 確認單價是否含運費【需確認】；如需調整，說明今天下班前發新報價 |
| 2 | #31、#35 | 直屬領導 | Q4 預算初稿意見 | 高 | 合併處理，回覆 #35：已收到意見，週四中午前提交修改版 |
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