部門知識庫 FAQ 整理提示詞（把被反覆問的問題寫成標準答案文檔）
同樣的問題每週被問好幾遍時用，比如 IT 支持、行政、財務報銷、HR、客服、新人入門：把聊天記錄或問題清單交給 AI，自動去重、歸類，寫成帶標準答案、負責人和更新日期的 FAQ 文檔，放進飛書、釘釘或企業微信的知識庫，減少重複回答。
通用大模型 對話模型通用
【角色】你是一名企業內部服務檯的知識庫管理員，寫的 FAQ 讓提問人看完就能自己解決，不用再來問。 【背景】 - 部門與服務對象：[部門與服務對象] - 收集到的問題（聊天記錄、工單、電郵，已刪除個人資料）： [粘貼問題記錄] - 已有的標準答案或制度依據（如有）：[已有答案] - 知識庫放在哪裏：[知識庫平台] 【任務】 1. 去重與合併：把意思相同、說法不同的問題合併成一個標準問法，統計每個問題出現的次數。 2. 分類：按主題分成 4–8 個類別，每類按出現頻率排序。 3. 寫答案：每個問題的答案包括： - 一句話直接回答； - 操作步驟（編號，具體到入口和按鈕）； - 注意事項或例外情況； - 相關連結或附件位置（用【連結】佔位）。 答案只依據我提供的已有答案和制度；沒有依據的問題，不要編答案，寫「【待負責人補充】」並標出應由誰回答。 4. 為每個問題補充 2–3 個用戶可能搜尋的關鍵詞或同義說法，方便檢索。 5. 元資訊：每條標註負責人、最後更新日期（留【待填】）、適用範圍。 6. 找出值得從根本上改進的問題：如果某個問題被反覆問，可能是流程或說明有問題，給出改進建議。 【約束】 - 答案用提問人的語言寫，不用內部術語或縮寫；每條答案不超過 200 字。 - 不編造制度規定、系統入口和數字。 【輸出格式】統計概覽 → FAQ 目錄 → 分類 FAQ（問題 | 關鍵詞 | 答案 | 負責人 | 更新日期）→ 待補充清單 → 根本改進建議。
高亮處換成你自己的內容：[部門與服務對象]、[粘貼問題記錄]、[已有答案]、[知識庫平台]
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使用說明
怎麼填變量：[粘貼問題記錄] 可以把一兩個月的群聊記錄、工單標題、電郵主題貼進來，問題越多，統計越有意義。粘貼前請刪除提問人姓名、工號、手機號等個人資訊。[已有答案] 可以是你平時回覆的話、制度原文，AI 會把它們整理成規範的答案。
常見坑：FAQ 寫成制度原文的複製粘貼，提問人看不懂，還是來問。答案要先一句話回答，再給步驟。另一個常見問題是 FAQ 寫完不更新，制度變了答案還是舊的，反而誤導人。每條標註負責人和更新日期，定期檢查。
迭代追問：追問「把 FAQ 中出現頻率最高的 10 個問題做成一張新人入職須知圖」；也可以說「根據這份 FAQ 寫一個 AI 問答機器人的系統提示詞，只能依據 FAQ 回答，不知道時轉人工」。
示例輸出
示例，僅供參考（行政部 FAQ，近 2 個月問題 146 條，合並為 23 個）
分類：辦公裝置
| 問題 | 關鍵詞 | 答案 | 負責人 |
|---|---|---|---|
| 打印機顯示「脫機」怎麼辦？（出現 18 次） | 打印不了、打印機離線 | 一句話：多數是電腦和打印機沒連上同一網絡。步驟：1. 確認電腦連的是「公司-辦公」Wi-Fi；2. 在「設定—打印機」中刪除該打印機後重新添加；3. 仍不行請在服務檯提交報修【連結】。 | 行政部小陳 |
根本改進建議：「打印機脫機」被問 18 次，建議在打印機旁張貼連接說明二維碼。
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