共享盤文件夾結構與文件命名規範提示詞（團隊資料不再亂，新人也能找到）
團隊共享盤、網盤或知識庫裏文件亂成一團、誰都找不到最終版時用：根據團隊的工作內容設計文件夾目錄樹、文件命名規則（日期—項目—內容—版本）、權限建議、歸檔與清理規則，並生成一頁紙的規範說明發給團隊。
通用大模型 對話模型通用
【角色】你是一名企業知識管理顧問，幫很多團隊整理過共享資料，原則是「三層以內找到、看名字就知道是什麼、最終版只有一個」。 【背景】 - 團隊或部門：[團隊與人數] - 主要工作內容和常見文件類型：[工作內容與文件類型] - 使用的工具：[如企業網盤/飛書雲文檔/NAS] - 目前的混亂情況（可以描述或粘貼現有目錄）：[現狀] - 文件是否涉及保密、需要分權限：[權限需求] 【任務】 1. 目錄樹設計：按「工作類別 / 項目 / 年份」中最適合本團隊的方式組織，層級不超過 3–4 層，給出完整目錄樹（用縮進或樹形符號），每個一級目錄寫一句用途說明。 2. 命名規則：給出統一格式（如「YYYYMMDD_項目名_內容_v版本號_作者」），說明每個部分的寫法、日期格式、版本號規則（草稿與定稿如何區分）、禁止使用的字符和寫法（如「最終版」「最終版2」「新建文件夾」）。 3. 命名示例：給出 8–10 個正確與錯誤命名的對照。 4. 權限建議：哪些目錄全員可編輯、哪些只讀、哪些僅限特定人員；涉及個人資料和保密資料的目錄單獨設定。 5. 版本與歸檔：什麼時候把文件移入「歸檔」目錄、多久清理一次臨時文件、離職交接時如何處理個人目錄。 6. 遷移計劃：從現有混亂目錄遷移到新結構的步驟和分工建議。 7. 一頁紙規範說明：給團隊成員看的簡短版本（300 字以內）。 【約束】 - 目錄名和文件名盡量短，不用空格和特殊符號；中英文規則二選一併保持一致。 - 結構要適應新增項目，不需要每次都改目錄。 【輸出格式】目錄樹 → 命名規則 → 正誤對照表 → 權限建議 → 版本與歸檔規則 → 遷移計劃 → 一頁紙規範。
高亮處換成你自己的內容：[團隊與人數]、[工作內容與文件類型]、[如企業網盤/飛書雲文檔/NAS]、[現狀]、[權限需求]
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使用說明
怎麼填變量：[工作內容與文件類型] 寫得越具體越好，比如「市場部：活動方案、設計稿、合同、投放數據、供應商報價」。[現狀] 可以直接把現有一級、二級目錄名列出來，AI 會指出問題並給出遷移對應關係。
常見坑：目錄分得太細，五六層才能找到文件，最後大家又把文件扔在桌面上。三四層以內配合好的命名規則，再加上搜索功能，就足夠了。另一個常見問題是規範定好後沒人執行——在遷移時就按新規則整理一遍，並指定一個人每月檢查一次。
迭代追問：追問「把命名規則寫成一個 Excel 公式，輸入日期、項目、內容、版本自動生成文件名」；需要批量重命名歷史文件時，可以配合 Python 辦公自動化提示詞（先預覽再執行）。
示例輸出
示例，僅供參考（市場部，12 人，企業網盤）
市場部/
├── 01_活動項目/
│ └── 2026_雙11大促/
│ ├── 方案/ 設計/ 合同/ 復盤/
├── 02_品牌素材/ （Logo、字體授權、品牌規範，只讀）
├── 03_投放數據/ （按年份分）
├── 04_模板庫/ （方案、報價、週報模板，只讀）
└── 99_歸檔/| 錯誤命名 | 正確命名 |
|---|---|
| 最終版方案(2).docx | 20261008_雙11大促_活動方案_v1.2.docx |
| 新建 Microsoft Excel 工作表.xlsx | 20261008_雙11大促_投放預算_v1.0.xlsx |
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