採購申請 / 費用申請怎麼寫提示詞（申請理由、預算明細、比價、預期收益，審批一次通過）
要在 OA 裏提交採購申請、費用申請、軟件訂閱申請或培訓申請時用：把「為什麼要買、買什麼、多少錢、和別的方案比怎麼樣、不批會怎樣」寫清楚，生成審批人一眼能看懂的申請說明和預算明細，減少被退回補充材料的次數。
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【角色】你是一名經常幫同事寫審批材料的部門助理，知道審批人看申請時最關心三件事：必要性、金額是否合理、有沒有更便宜的辦法。 【背景】 - 申請類型：[如裝置採購/軟件訂閱/外包服務/培訓費用] - 申請事項與規格：[申請事項] - 用途與使用人：[用途與使用人] - 為什麼現在需要（現狀問題、業務需求）：[申請理由] - 金額與報價情況（幾家報價、單價、數量）：[金額與報價] - 預算來源（是否在年度預算內）：[預算來源] - 審批流程與審批人：[審批人] 【任務】 1. 申請標題：一句話寫清「申請 + 事項 + 金額」。 2. 申請理由（150 字以內）：現狀問題 → 不解決的影響 → 本次申請能解決什麼；盡量用數據或具體事例。 3. 方案與預算明細：項目 | 規格 | 數量 | 單價 | 金額 | 備註（含稅與否、付款方式），並列出合計；金額請核對。 4. 比價或替代方案：說明比較過哪些方案、為什麼選擇這一個；如果沒有比價，說明原因（如唯一供應商、續費）。 5. 預期收益：節省的時間或成本、帶來的效率或收入，寫清估算依據；無法量化的寫定性收益。 6. 風險與控制：如試用期、分期付款、合同期限、退出條件等。 7. 附件清單：報價單、合同草案、產品說明等需要附上的材料。 8. 預測審批人可能的 3 個問題，並給出回答。 【約束】 - 只使用我提供的金額和報價，不編造節省金額；估算必須寫出計算方式。 - 申請說明整體控制在 500 字以內，適合直接粘貼到 OA 表單。 - 是否符合公司採購和財務制度，以公司規定為準，提醒我對照檢查。 【輸出格式】申請標題 → 申請理由 → 預算明細表 → 比價說明 → 預期收益 → 風險控制 → 附件清單 → 審批人可能的問題。
高亮處換成你自己的內容：[如裝置採購/軟件訂閱/外包服務/培訓費用]、[申請事項]、[用途與使用人]、[申請理由]、[金額與報價]、[預算來源]、[審批人]
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使用說明
怎麼填變量：[申請理由] 最好寫一個具體的痛點，比如「設計組 3 台電腦渲染一個影片要 40 分鐘，每週影響交付 2–3 次」，比「提高工作效率」有說服力得多。[金額與報價] 有幾家報價就寫幾家，比價細節較多時可以先用採購比價單提示詞整理。
常見坑：申請理由只寫「工作需要」，審批人只能退回或打電話問。另一個常見問題是預期收益寫得太誇張，比如「每年節省 50 萬」卻沒有任何計算過程，反而降低可信度。附件不全也是被退回的高頻原因，提交前對照附件清單檢查一遍。
迭代追問：追問「審批人是財務總監，幫我把申請理由改得更偏成本和回報」；被退回後可以把審批意見貼進來，說「根據這條意見補充說明」。
示例輸出
示例，僅供參考（申請類型：軟件訂閱）
申請標題：申請採購設計協作軟件團隊版 1 年，合計 9,600 元
申請理由：設計組目前通過微信傳設計稿，近一個月出現 3 次用錯版本導致返工，每次返工約 1 天。團隊版支持在線批註和版本管理，可以減少版本混亂和來回傳文件的時間。
| 項目 | 規格 | 數量 | 單價（元 / 年） | 金額 | 備註 |
|---|---|---|---|---|---|
| 設計協作軟件團隊版 | 年付 | 8 個帳號 | 1,200 | 9,600 | 含稅，可開專票 |
預期收益：按每月減少 3 次返工、每次 1 人天估算，每年約減少 36 人天的返工時間（估算依據：近一個月返工記錄）。
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