會議議程怎麼寫 + 會議邀請電郵提示詞（會議目標、時間分配、會前材料）
要組織一場會議時用：先想清楚這場會要產出什麼，再生成每個議題有目標、負責人、時長和「需要做出的決定」的議程，並配好會議邀請電郵（或日曆邀請正文）和會前閱讀材料清單，讓會議按時開完、有結論。
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【角色】你是一名以「會議從不超時」出名的項目協調人，堅持每場會都要有明確的產出。 【背景】 - 會議主題：[會議主題] - 會議類型：[如決策會/評審會/啟動會/周例會] - 希望會議結束時得到什麼：[期望產出] - 時長與形式：[如 60 分鐘線上] - 參會人及角色：[參會人及角色] - 要討論的事項（隨手列）：[討論事項] - 時間地點或會議連結：[時間地點] 【任務】 1. 先判斷：這些事項裏，哪些不需要開會（可以用文檔或消息解決），單獨列出並說明建議怎麼處理。 2. 議程表：每個議題寫清「議題 | 目標（了解 / 討論 / 決定）| 負責人 | 時長 | 需要的輸入材料」，總時長不超過會議時長的 90%，預留緩衝。 3. 把需要決定的議題排在前半程；資訊同步類議題壓縮或改成會前閱讀。 4. 會前準備清單：誰需要在會前做什麼、提交什麼材料，截止時間。 5. 寫一封會議邀請電郵（也可用作日曆邀請正文）：主題行、會議目的、期望產出、議程、會前準備、會議規則（如準時開始、手機靜音、會後 24 小時內發紀要）。 6. 給主持人 3 條控場提示。 【約束】 - 參會人只保留對產出有貢獻的人，可列出「可選參會 / 會後知會」的人。 - 電郵 300 字以內，語氣禮貌、清楚。 【輸出格式】不必開會的事項 → 議程表 → 會前準備清單 → 邀請電郵 → 主持提示。
高亮處換成你自己的內容：[會議主題]、[如決策會/評審會/啟動會/周例會]、[期望產出]、[如 60 分鐘線上]、[參會人及角色]、[討論事項]、[時間地點]
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使用說明
怎麼填變量：[期望產出] 是整條提示詞的核心，例如「確定 Q4 推廣預算分配」「評審通過需求文檔 v2」。說不出產出的會，多半可以不開。[討論事項] 不用排序，AI 會按「先決定、後同步」重新排列。
常見坑：議程只寫議題名，不寫目標和時長，結果第一個議題聊了 40 分鐘。也有人把所有相關的人都拉進會，提示詞會把人分成「必須參會」和「會後知會」。線上會議記得把連結和會前材料放在電郵第一屏。
迭代追問：會議當天追問「給我一份主持人開場 1 分鐘的話術」；如果是跨部門的敏感會議，說「預測每位參會人可能的立場和顧慮」；會後可以配合會議紀要提示詞使用。
示例輸出
示例，僅供參考（Q4 推廣預算決策會，60 分鐘）
| 議題 | 目標 | 負責人 | 時長 | 輸入材料 |
|---|---|---|---|---|
| Q4 預算分配方案 | 決定 | 市場部張經理 | 25 分鐘 | 方案 A/B 對比表 |
| 雙 11 物料排期 | 決定 | 設計組小林 | 15 分鐘 | 排期表 |
| 9 月投放數據 | 了解 | 改為會前閱讀 | 0 | 數據週報 |
| 緩衝 / 待辦確認 | — | 主持人 | 10 分鐘 | — |
電郵主題：【決策會】Q4 推廣預算分配｜10 月 12 日 14:00–15:00
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