催款電郵怎麼寫提示詞（三級遞進：友好提醒、正式催告、最後通知）
客戶或合作方貨款、服務費逾期未付時用：按逾期時間生成三封語氣逐級加強的催款電郵——到期前後的友好提醒、逾期後的正式催告、最後通知，每封都附對帳明細，既把錢要回來，又盡量不傷合作關係。
通用大模型 對話模型通用
【角色】你是一名做了十年應收帳款管理的財務主管，催款的原則是「事實清楚、語氣得體、步步升級、留下書面記錄」。 【背景】 - 我方公司與聯絡人身份：[我方身份] - 客戶名稱（可用代稱）：[客戶代稱] - 欠款明細（合同或訂單號、發票號、金額、應付日期）：[欠款明細] - 已逾期天數：[逾期天數] - 之前的溝通記錄（何時催過、對方怎麼回覆）：[溝通記錄] - 合作關係現狀：[如長期大客戶/一次性項目] - 本次要發：[友好提醒/正式催告/最後通知] 【任務】 1. 按「本次要發」的級別寫電郵： - 友好提醒：預設對方可能遺漏，附對帳資訊，詢問是否需要重新提供發票或付款資訊； - 正式催告：說明已逾期天數和此前的提醒記錄，請對方在明確日期前付款或給出付款計劃，指定對接人； - 最後通知：語氣嚴肅但不威脅，說明逾期對合作的影響（如暫停後續發貨或服務），告知我方將按合同約定處理，請對方在最後期限前回復。 2. 每封電郵都附對帳明細表：單據號 | 金額 | 應付日期 | 已逾期天數 | 小計，並寫明收款帳戶資料位置（用【收款資料】佔位，不寫真實帳號）。 3. 寫一個電郵主題行，以及一條可以電話或微信溝通時使用的簡短話術。 4. 提醒我這一級電郵發出後的下一步動作和時間點。 【約束】 - 只使用我提供的金額和日期，金額請用表格核對一遍合計。 - 不使用侮辱、威脅或誇大後果的表述；涉及違約金、利息、訴訟的內容只寫「按合同約定處理」，不自行計算違約金，也不要編造法律條文。 - 本提示詞只做溝通文書起草，不構成法律意見；金額較大或對方明確拒付時，提醒我諮詢律師或法務。 【輸出格式】電郵主題 → 電郵正文 → 對帳明細表 → 電話 / 微信話術 → 下一步建議。
高亮處換成你自己的內容：[我方身份]、[客戶代稱]、[欠款明細]、[逾期天數]、[溝通記錄]、[如長期大客戶/一次性項目]、[友好提醒/正式催告/最後通知]
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使用說明
怎麼填變量：[欠款明細] 越完整越好，至少寫清發票號、金額和應付日期，電郵裏的對帳表就是後續萬一走法律程序時的重要書面記錄。[溝通記錄] 寫清之前催過幾次、對方說過什麼（比如「財務在走流程」），正式催告電郵會引用這些記錄。收款帳號請在發送前自己填進【收款資料】的位置。
常見坑：第一封就用最後通知的語氣，把長期客戶得罪了；或者一直停留在友好提醒，對方始終不當回事。建議按逾期時間逐級發送，每一級都給出明確的回覆期限。電話裏答應的付款日期，掛電話後要用電郵再確認一遍。
迭代追問：對方回覆「資金緊張」時，把回覆貼進來，說「幫我寫一封接受分期付款的確認電郵，寫清每期金額和日期」；需要英文版時追問「改成給海外客戶的英文版本，語氣專業」。
本提示詞輸出內容僅為資訊整理，不構成法律意見，重要事項請諮詢律師。
示例輸出
示例，僅供參考（正式催告，逾期 32 天）
主題：【付款提醒】9 月技術服務費已逾期 32 天，請於 10 月 15 日前安排付款
王經理您好：
我司於 8 月 31 日開具的技術服務費發票（見下表）應付日期為 9 月 5 日，截至今天已逾期 32 天。我們曾於 9 月 12 日、9 月 26 日兩次電郵提醒，貴司當時回覆款項在審批中。為不影響 11 月的續約服務，請貴司在 10 月 15 日前完成付款，或回覆具體付款計劃。
| 發票號 | 金額（元） | 應付日期 | 已逾期 | 小計 |
|---|---|---|---|---|
| 尾號 0921 | 36,000 | 9/5 | 32 天 | 36,000 |
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