用 ChatGPT 寫年終總結、述職報告：先盤點全年材料再成稿，數據只用自己的，附 5 段可複製提示詞

本文根據 OpenAI Academy《Writing with ChatGPT》《Prompting》、OpenAI 幫助中心《Uploading files and audio to ChatGPT》《Projects in ChatGPT》整理，資料核對於 2026-11-05。配圖為本站整理的示意圖，不是介面截圖。本站（bigolab.com）不是 OpenAI 官方網站。官方沒有專門的「年終總結」文章，下面是把官方寫作方法用到年度覆盤上，提示詞是本站示範。

適用於誰

• 年底要交年終總結、述職報告、晉升材料，但一年的事記不全的人；
• 手裏有零散的週報、聊天記錄、業績表格，不知道怎麼串成一篇的人；
• 擔心 ChatGPT 編造成果和數據，不敢直接用的人。

和單篇週報不同，年終總結的難點是材料多、跨度長、容易寫成流水帳。週報的寫法見 /guides/chatgpt-write-report-weekly，本文只講年度這一層。

結論先說

1. 官方的通用流程是 Plan → Draft → Revise → Package（計劃、起草、修改、定稿）。年終總結的「計劃」格外重要：先想清楚讀者是誰（直屬領導、評審會、HR），以及讀完要做什麼（評績效、定晉升、定明年目標）。
2. 官方說長文先要結構或提綱，確認後再展開。年度總結不要一次要整篇，先要提綱。
3. 把全年材料交給它盤點，而不是讓它憑空寫。 官方說明可以上載文檔和表格，讓它總結、提取關鍵資訊；官方提示指南的建議是「只使用提供的來源，缺失的資訊標出來，不要猜」。
4. 數字只能來自你。 官方寫作指南提醒，內容涉及具體數字、政策時要自己核實。
5. 全年材料多、要反覆修改，可以放進一個項目（Projects）裏，見 /guides/chatgpt-projects。

圖：本站根據 OpenAI Academy：Writing with ChatGPT 整理的示意圖

一、第一步：把全年材料集中起來

能給的材料越真實，成稿越不空：

• 全年週報、月報、會議記錄，直接粘貼，或整理成一個文檔上載；
• 業績、銷量、工時等表格，上載 XLSX / CSV（官方列出的文件類型包括 DOCX、PDF、TXT、XLSX、XLS、CSV、TSV、PPTX，具體以你帳號顯示為準）；
• 上一年的總結、崗位職責說明、本年目標（OKR / KPI），讓它知道「承諾了什麼」；
• 同事或客戶的正面反饋原文（只放你有權使用的）。

上載有次數限制：官方當天寫的是每 3 小時最多 80 個文件，免費用戶每天 3 個，高峰期可能調低。材料多時，合併成一兩個文件再傳比一個個傳穩。需要更寬鬆的額度可以看看 /chongzhi/chatgpt-plus 裏的套餐說明。

私隱提醒：全年材料裏可能有客戶名、薪酬、內部數據，傳之前先脫敏，並了解數據控制設定，見 /guides/chatgpt-data-controls-privacy。

二、第二步：5 段可以直接複製的提示詞

方括號裏是要你自己填的內容。

1. 先盤點，不寫

下面是我 [年份] 全年的週報和業績數據。請先不要寫總結，只做盤點：
1. 按主題把工作分成 4–6 類，每類列出具體事項；
2. 每項事項標出材料裏能找到的結果或數字，沒有就寫「材料裏沒有」；
3. 列出你認為我可能漏寫的重要事項，用問題的形式問我。
只使用我給的材料，不要補充任何我沒寫的成果。材料：[粘貼或上載]

2. 要提綱，確認後再展開

我要寫 [年終總結 / 述職報告]，讀者是 [領導職位 / 評審會]，目的是 [評績效 / 申請晉升到 ___]。
請根據上面的盤點給一份提綱：每一節寫標題和 2–3 句要點，不要展開。
建議包含：全年目標與完成情況、3 項最重要成果、問題與反思、明年計劃。
篇幅控制在 [1500] 字以內。

3. 把一項工作寫成「成果」而不是「流水帳」

請把下面這項工作改寫成述職報告裏的一段，結構是：背景/目標 → 我做了什麼 → 結果。
結果裏的數字必須來自我給的材料，原樣使用；如果材料沒有數字，就寫成「待補充：___」，不要估算。
語氣客觀，少用誇張形容詞，不要寫「我認為我做得很好」。
工作記錄：[粘貼]

4. 寫反思與明年計劃

請根據本年遇到的問題 [列出]，寫「不足與反思」一節：每個問題寫原因和已採取或計劃採取的改進措施，不要把問題全推給客觀原因。
再寫「明年計劃」：最多 5 條，每條寫目標、衡量方式和大致時間。已確定的目標和日期保持不變，沒把握的標「待確認」。

5. 成稿後的最後檢查

請對照我提供的原始材料檢查這篇總結：
1. 列出所有數字、日期、人名，並標出材料裏能對上的和對不上的；
2. 找出沒有材料支撐的成果或形容詞；
3. 找出互相矛盾的地方；
4. 指出讀者最可能追問的三個問題。
只檢查，不要改寫。

三、第三步：自己核對什麼

圖：本站根據 OpenAI Academy：Prompting 整理的示意圖

官方提示指南建議，重要的工作最後讓 ChatGPT 做一次檢查，然後自己再審閱一遍再使用。年終總結裏尤其要自己看：

• 每個數字能不能在原始表格裏找到；
• 誰的功勞：團隊成果有沒有寫成個人成果，別人的貢獻是否被忽略；
• 沒發生的事：它順着語氣“補”出來的成果、項目名；
• 保密內容：客戶名、未公開的數據、內部評價；
• 符合單位要求：字數、欄目、是否要附件。

四、寫完之後怎麼改

按官方寫作指南，修改時給具體反饋，比一句「寫好點」有效，例如「把第二節縮短 30%」「第三段多寫結果，少寫過程」。想看它改了什麼，可以同時要求修改版本和一句簡短理由。語氣想更像你自己，可以先設定自定義指令，見 /guides/chatgpt-custom-instructions。

常見問題

Q：能不能讓它直接寫一篇完整的？

可以，但只用在材料很齊的情況下。材料少時它只能寫空話，這時先走「盤點」那一步，補材料。

Q：免費版夠用嗎？

文字整理本身免費版能做，但上載文件有次數限制，材料多、要反覆改時額度會緊。

Q：每週週報怎麼和年終總結連起來？

平時就用同一個項目存週報，年底直接讓它從週報裏盤點。流程見 /guides/ai-weekly-report-workflow。

參考資料

• OpenAI Academy：Writing with ChatGPT — https://openai.com/academy/writing/
• OpenAI Academy：Prompting — https://openai.com/academy/prompting/
• OpenAI 幫助中心：Uploading files and audio to ChatGPT — https://help.openai.com/en/articles/8555545-file-uploads-faq
• OpenAI 幫助中心：Projects in ChatGPT — https://help.openai.com/en/articles/10169521-projects-in-chatgpt