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用 ChatGPT 寫報告、週報：按讀者定結構，把零散記錄整理成一頁，附 6 條可複製指令和最後檢查

怎麼用 ChatGPT 寫週報和工作報告？按官方指南：先說清讀者和要他做的事，把零散筆記變成一頁更新，決定和下一步放前面，寫明邊界，最後讓它檢查負責人和截止日期。附 6 條可複製指令。

NNathaniel bigo··原創首發·AI 輔助撰寫
8 分鐘讀完
資料核對於 2026-10-25 · 依據官方文檔與公開資料整理 免費帳號 帳號
本文根據 OpenAI Academy 的《Writing with ChatGPT》《Prompting》《ChatGPT for managers》《ChatGPT for marketing teams》整理，資料核對於 2026-10-25。官方沒有專門的「週報」文章，本文把官方的寫作和提示方法用在週報和工作報告上，指令是本站示範。請自己核對數字和事實。

適用於誰

  • 每週要寫週報、月報的人；
  • 手上有零散筆記、聊天記錄、表格，想整理成一頁的人；
  • 搜「chatgpt 寫週報」「chatgpt 寫報告」的人；
  • 不知道怎麼讓彙報更有重點的人。

結論先說

  1. 先想讀者，再想內容。 官方寫作指南說，職場寫作多數都是要讓對方快速看懂、知道下一步做什麼。給領導的和給團隊的，開頭放的東西不一樣（見下圖）。
  2. 官方的一頁更新示例：把零散的筆記，整理成給領導的一頁，含進展、風險、接下來的工作三個標題。
  3. 決定和下一步放最前面。 官方提示詞指南的完整示例就是：先說領導需要做的決定和下一步，再寫進展、風險、負責人和截止日期。
  4. 寫明邊界。 官方示例的邊界是：已批准的日期和預算數字保持不變；發現衝突或缺失的資訊要標出來；不要發送、不要發佈。
  5. 讓它做最後檢查。 官方建議，重要的工作最後讓 ChatGPT 檢查一遍，比如每個下一步都有負責人和截止日期，或標出它無法核實的資訊，然後自己再確認。
  6. 數據類週報，把表格交給它分析。 官方的營銷示例：貼一張按渠道的結果表，讓它總結變化、給出三個可能的原因和三個下一步實驗。表格處理見 /guides/chatgpt-excel-data-analysis；想要更強的分析可以看 /chongzhi/chatgpt-plus。

報告寫給誰、開頭放什麼：領導、團隊、客戶、自己存檔

圖：本站根據 OpenAI Academy：Prompting 與 ChatGPT for managers 整理的示意圖

一、第一步：把材料集中起來

  • 一週的零散記錄：待辦、聊天要點、會議記錄，直接粘貼；
  • 文件：點輸入框的 + 上載文檔或表格，限制見 /guides/chatgpt-file-upload-failed；
  • 每週重複寫：新建一個項目，把週報模板和上週的週報放進去，官方說項目適合重複任務，見 /guides/chatgpt-projects；
  • 官方提醒：ChatGPT 在你帶入真實背景（比如筆記、項目更新）時最有效。

二、第二步：6 條可以直接複製的指令

方括號裏是要你自己填的內容。

1. 把零散筆記變成給領導的一頁

請把下面這週的工作筆記整理成一頁週報，讀者是 [領導職位]。結構：先寫需要他決定的事和下一步；再寫本週進展、風險、負責人和截止日期。已確定的日期和數字不要改。筆記裏互相矛盾或缺失的資訊，請單獨列出來標「待確認」。不要編造我沒寫的進展。筆記：[粘貼]

2. 個人週報（給自己存檔）

根據下面的記錄，寫一份個人週報：本週完成項（每項一句話，寫清結果）、遇到的問題和我怎麼處理的、下週計劃（最多 5 條）。只用我給的內容，不要加料。記錄：[粘貼]

3. 團隊通知

我要給團隊發一份關於 [事項/變化] 的通知。請寫清：什麼在變、為什麼變、什麼不變、需要大家做什麼、有問題去哪裏問。語言直接，不用官話套話。

官方管理者指南里的團隊更新示例就是這五項。

4. 數據類週報

我會貼一張 [時間段] 按渠道的結果表。請總結有什麼變化，指出三個可能的原因（註明哪些只是推測），並建議三個下週可以做的實驗。寫成給 [團隊] 彙報的口吻。表格：[粘貼]

5. 把長報告壓成摘要

請把下面的報告壓縮成 150 字以內的摘要：一句話說影響，一句話說下一步。保留關鍵數字，不要加入報告裏沒有的內容。報告：[粘貼或上載]

6. 最後檢查

請檢查上面這份週報：每個下一步是否有負責人和截止日期？有沒有缺失或互相矛盾的資訊？有沒有你無法核實的數字？只列出問題，不要自己改。

三、第三步：最後檢查

交出週報前讓它做最後檢查：負責人與截止日期、矛盾資訊、數字、風險、沒做過的工作、結論在前

圖：本站根據 OpenAI Academy：Prompting 的原則整理的示意圖

四、讓週報越寫越省事

  • 固定模板：把你們團隊週報的格式存進項目指令；
  • 固定風格：長期的偏好（簡潔、先結論）寫進自定義指令，見 /guides/chatgpt-custom-instructions；
  • 重複流程做成技能：官方說技能適合把「把會議筆記變成簡報」這類重複工作固定下來，見 /guides/chatgpt-skills；
  • 定時提醒：想每週固定時間讓 ChatGPT 提醒你寫，可以用定時任務，見 /guides/chatgpt-scheduled-tasks。

常見問題

Q：ChatGPT 能直接生成 Word 或 PPT 版本嗎？

可以，見 /guides/chatgpt-create-word-excel-ppt。

Q：它會不會把我沒做的事寫進去？

有可能。所以指令裏要寫「只用我提供的內容，缺的標出來」，並且最後自己核對。

Q：涉及公司機密怎麼辦？

先去掉不該外傳的資訊再粘貼；想了解數據用於訓練的設定，見 /guides/chatgpt-data-controls-privacy。

Q：電郵形式的週報怎麼寫？

見 /guides/chatgpt-write-email。

參考資料

  • OpenAI Academy：Writing with ChatGPT — https://openai.com/academy/writing/
  • OpenAI Academy：Prompting — https://openai.com/academy/prompting/
  • OpenAI Academy：ChatGPT for managers — https://openai.com/academy/managers
  • OpenAI Academy：ChatGPT for marketing teams — https://openai.com/academy/marketing
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