用 ChatGPT 寫電郵：從目標、收件人到定稿，附 6 條可複製的電郵指令和修改說法

本文根據 OpenAI Academy 的《Writing with ChatGPT》和《Prompting》整理，資料核對於 2026-10-25。官方沒有專門的「寫電郵」幫助文章，下面是把官方寫作方法用到電郵上，指令是本站示範。電郵發出前請自己通讀並核實事實。

適用於誰

• 每天要寫工作電郵，想省時間的人；
• 搜「chatgpt 寫電郵」「chatgpt 回覆電郵」的人；
• 不知道怎麼跟 ChatGPT 說才能得到可以直接發的電郵的人；
• 想讓電郵語氣更得體、更簡短的人。

結論先說

1. 官方寫作指南給的流程是 Plan → Draft → Revise → Package（計劃、起草、修改、定稿）。 計劃：想清楚目標、收件人和「希望對方接下來做什麼」；起草：快速得到一個可用的初稿；修改：改清晰度、語氣和長度；定稿：按電郵的格式整理。
2. 提供背景和限制，輸出才好用。 官方說，ChatGPT 在你提供背景和限制時效果最好，並且要把輸出當作你要審閱的草稿。
3. 想要可以直接發的電郵，要說清格式： 官方寫作指南的做法是讓它給出主題行、簡短的開頭和明確的下一步。
4. 修改時給具體反饋。 官方說，「寫好一點」這類泛泛的要求不如「縮短 25%，把最後的請求寫得更清楚」有效；幾輪有針對性的修改通常比反覆要新稿更有效。
5. 涉及具體數字、日期、政策的地方要自己核實。
6. 想讓 ChatGPT 記住你的寫作風格，可以用自定義指令，見 /guides/chatgpt-custom-instructions；想要更強的推理和更多的用量，可以看 /chongzhi/chatgpt-plus，寫電郵本身免費版通常夠用。

圖：本站根據 OpenAI Academy：Writing with ChatGPT 整理的示意圖

一、第一步：先想清楚三件事

官方寫作指南的建議：先用一兩句話定義任務——這是寫給誰的，對方讀完之後應該做什麼。電郵裏就是三個問題：

1. 對誰寫（上級、同事、客戶、陌生人）；
2. 要達到什麼（通知、請求、跟進、拒絕）；
3. 要對方做什麼（回覆、確認、在某天前提交）。

二、第二步：6 條可以直接複製的指令

方括號裏是要你自己填的內容。

1. 會後跟進電郵

官方寫作指南的示例任務就是這一類：根據會議記錄起草一封跟進電郵，包含主題行、簡短摘要和帶負責人的下一步。

請根據下面的會議記錄，寫一封會後跟進電郵，發給 [參會人]。要求：有主題行；先用 3 句話總結結論；再用列表寫下一步，每條寫明負責人和截止日期；語氣簡潔禮貌。只使用記錄裏的資訊，沒有寫明的負責人請標「待確認」。會議記錄：[粘貼]

2. 請求類電郵

我要給 [對方職位] 寫一封電郵，請他 [具體請求]。對方不熟悉背景，背景是：[兩三句話]。請寫成 150 字以內，開頭一句說明來意，結尾給出我希望的回覆時間 [日期]，語氣禮貌但直接。

3. 回覆收到的電郵

下面是我收到的電郵和我想表達的意思。請幫我寫一封回覆。我想表達的要點：[要點]。語氣：[如：友好、專業]。長度：不超過 100 字。先給我回復，再用一句話告訴我你對原電郵的理解，以便我確認沒有讀錯。原電郵：[粘貼]

4. 拒絕或延期

我需要禮貌地拒絕 [對方] 的 [請求]，原因是 [原因，可以簡短]。請寫一封電郵：先表示感謝，再說明無法接受，必要時給一個替代方案 [方案]。不要道歉過度，不要承諾我沒有說過的事。

5. 把粗稿改得更專業

下面是我寫的電郵草稿。請在不改變意思的前提下，把它改得更清晰、更簡短，去掉重複和口語。給我修改後的版本，並用三條說明你改了什麼。草稿：[粘貼]

6. 外文電郵

請把下面這封中文電郵改寫成英文電郵，面向 [職位/關係]，語氣 [正式/友好]。保留所有日期和數字，不要增加原文沒有的內容。完成後，列出你不確定的措辭，我來判斷。電郵：[粘貼]

翻譯相關的更多用法見 /guides/chatgpt-translation。

三、第三步：電郵不滿意怎麼改

圖：本站根據 OpenAI Academy：Writing with ChatGPT 整理的示意圖

官方提示詞指南的建議是：第一次提示不用完美，看了結果之後，直接說想要的具體修改，比如把開頭寫得更直接、保留證據、把建議移到背景之前，不用重新開始。官方寫作指南還建議，如果想知道改了什麼，可以同時要求修改版本和一句簡短的理由。

四、連接電郵時要注意

如果你的帳號連接了 Gmail，ChatGPT 可以按你的要求讀取電郵內容，設定見 /guides/chatgpt-gmail-google-calendar-connect。官方提示詞指南的邊界示例裏有一條：把消息準備成草稿，不要發送。建議你也這樣寫：

請根據我最近一封來自 [發件人] 的電郵，起草回覆。只准備成草稿，不要發送。

電郵內容屬於你的私隱，想控制 ChatGPT 能看到什麼，見 /guides/chatgpt-data-controls-privacy。

五、發出前的檢查

• 收件人和抄送是否正確；
• 日期、金額、人名、職位是否與事實一致；
• 附件有沒有提到卻沒附上；
• 語氣是不是你平時會用的；
• 有沒有寫進你不想對外說的內部資訊。

常見問題

Q：ChatGPT 寫的電郵會不會一眼被看出來？

常見的特徵是客套話多、句式整齊。把你平時的寫作習慣告訴它，或給它一兩封你自己寫的電郵作為參考，再要求「按這個風格寫」。

Q：能不能讓它自動發電郵？

本文沒有核對到官方對自動發送電郵的專門說明；建議只讓它寫草稿，由你確認後自己發送。

Q：英文電郵怎麼寫才地道？

告訴它收件人關係和場合，要求列出不確定的措辭，再自己判斷。

Q：寫週報、寫報告呢？

見 /guides/chatgpt-write-report-weekly。

參考資料

• OpenAI Academy：Writing with ChatGPT — https://openai.com/academy/writing/
• OpenAI Academy：Prompting — https://openai.com/academy/prompting/