用 AI 寫週報、月報的流程：平時怎麼記、週五怎麼生成、怎麼設成每週自動提醒

本文是一套工作流程，產品功能部分依據 OpenAI 與 Anthropic 官方幫助中心（項目、定時任務、數據控制），資料核對於 2026-10-11。提示詞可以直接複製後按自己的崗位修改。

適用於誰

• 每週五對着空白文檔想不起這週幹了什麼的人；
• 搜「ai 寫週報」「ai 寫月報」的人；
• 讓 AI 寫過週報，結果全是「積極推進」「持續優化」這類空話的人。

結論先說

1. AI 寫不出你沒告訴它的事。週報空洞的原因幾乎都是素材太少：只給一句「幫我寫週報」，它只能編套話。
2. 所以流程的重心在平時記：每天花一分鐘往同一個地方丟幾行流水帳，週五讓 AI 整理。
3. 用項目（ChatGPT 項目 / Claude Projects）把週報模板、崗位背景、歷史週報放在一起，每週不用重新交代。
4. 生成後必須自己改三樣：數字、結論、下週計劃。
5. 工作內容可能涉及公司資訊：先看公司規定，關掉「用於改進模型」的開關，客戶名稱和金額該脫敏就脫敏。

第一步：建一個「週報」項目（只做一次）

ChatGPT：新建一個項目。官方對項目的定義是一個文件夾 + 一份專屬說明 + 一塊共享上下文，同一項目裏的對話共享你上載的文件和寫好的說明。見《ChatGPT 項目功能怎麼用》。

Claude：新建一個 Project，把模板放進項目知識庫、把要求寫進項目指令。注意官方說明：同一項目裏的對話之間預設不共享上下文，要讓每次對話都知道的東西必須放進知識庫或項目指令。見《Claude Projects 怎麼用》。

在項目說明 / 項目指令裏寫上（按自己的情況改）：

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你幫我寫工作週報。背景：
- 我的崗位：[崗位]，所在團隊：[團隊]，彙報對象：[上級的角色]
- 上級最關心：[例如 項目進度是否按期、風險、需要他協調的事]
- 本季度我的重點目標：[目標 1]、[目標 2]

寫作要求：
- 只使用我提供的素材，不要補充我沒說過的工作、數字和結論
- 素材裏缺資訊的地方，用「【待補：……】」標出來，不要自己編
- 每條寫「做了什麼 → 結果或進展 → 對目標的意義」，不用空泛的形容詞
- 語氣平實，總長控制在 400 字以內

再上載一份你們公司的週報模板或一篇你滿意的舊週報當格式參考。

第二步：平時攢素材（每天一分鐘）

在這個項目裏開一個對話專門當流水帳，隨手發：

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週二：和設計對齊了會員頁改版方案，定了週五出高保真；
線上訂單導出的 bug 修了，原因是時區；
客戶 A 提了批量開票的需求，還沒排期。

不用成句，不用分類。也可以記在備忘錄、日曆或任務工具裏，週五一起貼過來。手機上用語音輸入更快。

第三步：週五生成

把本週的流水帳、日曆裏的會議、完成的任務清單貼進去：

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以下是我本週的工作記錄：
[粘貼流水帳]

請按項目裏的模板生成周報，分成：
一、本週完成（按重點目標歸類，和目標無關的放「其他」）
二、進行中與進度（寫明完成到哪一步、預計何時完成）
三、問題與風險（每條寫清影響和我需要的支持）
四、下週計劃（3–5 條，按優先級）
缺少數據或結果的地方用【待補】標出。

示例輸出節選（示例，僅供參考）：

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一、本週完成
【會員體系改版】與設計確認改版方案，高保真稿定於週五交付【待補：是否已交付】。
【穩定性】修復訂單導出時間錯位問題（原因：時區處理），已上線。

三、問題與風險
客戶 A 提出批量開票需求，尚未排期。影響：【待補：客戶期望時間】。
需要支持：請確認是否納入本月迭代。

第四步：自己改三樣

1. 補【待補】。數字、日期、是否完成，以你手裏的真實情況為準。
2. 檢查它有沒有「潤色過頭」。把「修了個 bug」寫成「顯著提升系統穩定性」這類拔高要改回去。AI 可能給出看似可信但不準確的表述，這是官方自己提醒的。
3. 下週計劃你來定。它只能從素材裏推測，優先級是你的判斷。

然後可以讓它換個角度再過一遍：

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假設你是我的上級，讀完這份週報最想追問的 3 個問題是什麼？我應該在週報裏提前回答哪些？

第五步：月報從週報彙總

月底把四份週報貼進同一個對話（或放進項目文件裏）：

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以下是本月的四份週報：
[粘貼]

請彙總成月報：
1. 本月關鍵成果（不超過 5 條，每條帶結果數據；週報裏沒有數據的標【待補】）
2. 各重點目標的進度：月初狀態 → 月末狀態
3. 反覆出現的問題（在兩份以上週報裏出現過的）及我的應對
4. 下月重點
不要逐周羅列，要合併同類項。

月報的價值在「合併」和「趨勢」，這正是 AI 擅長的整理工作；而成果的輕重判斷仍然要你來把關。

第六步：設一個每週提醒（可選）

ChatGPT 的定時任務可以直接用一句話創建，例如對它說「每週五下午 4 點提醒我寫週報，並列出本週我在這個項目裏記錄的內容」，也可以在側邊欄的 Scheduled 頁面管理。官方說明任務數量和頻率按套餐不同，並且要在 Settings → Notifications 裏打開通知，否則任務跑完你可能不知道。見《ChatGPT 定時任務怎麼設定》。

私隱與公司規定

• 先看公司制度。有的公司禁止把內部資訊輸入外部 AI 工具，有的提供了企業版。
• 關訓練開關。ChatGPT：Settings → Data controls 裏關閉「為所有人改進模型」，見《ChatGPT 私隱設定》；Claude：Settings → Privacy，見《Claude 私隱設定》。企業版和團隊版的內容預設不用於訓練。
• 脫敏。客戶名稱、合同金額、未公開的數據，用「客戶 A」「某金額」代替，生成後再填回去。
• 更完整的清單見《AI 使用私隱與數據安全清單》。

常見問題

Q：這週真沒幹什麼大事，怎麼寫？

如實寫小事，按「做了什麼 → 結果」寫清楚，比編出來的大詞有說服力。可以讓 AI 幫你把零散的支持性工作歸類，但不要讓它虛構成果。

Q：能讓它直接讀我的日曆、電郵、任務工具嗎？

ChatGPT 和 Claude 都有連接器功能，可以連接部分日曆、電郵和辦公工具，見《ChatGPT 連接器怎麼用》和《Claude Connectors 怎麼用》。連接前同樣先確認公司是否允許。

Q：有現成的週報提示詞嗎？

本站提示詞庫的「職場辦公」分類裏有按崗位區分的週報、月報、述職模板。

參考資料

• Projects in ChatGPT（OpenAI 官方幫助中心）：https://help.openai.com/en/articles/10169521-projects-in-chatgpt
• Scheduled tasks in ChatGPT（OpenAI 官方幫助中心）：https://help.openai.com/en/articles/10291617-scheduled-tasks-in-chatgpt
• What are Projects?（Claude 官方幫助中心）：https://support.claude.com/en/articles/9517075-what-are-projects
• Data controls in ChatGPT（OpenAI 官方幫助中心）：https://help.openai.com/en/articles/7730893-data-controls-in-chatgpt