用 AI 做會議紀要的流程：錄音轉文字、整理決議與待辦、會後跟進電郵

本文是一套工作流程，產品事實依據 OpenAI 官方幫助中心（沿用本站單篇教學的核對結果）等，資料核對於 2026-10-11。

適用於誰

• 每次開完會都要花半小時整理紀要的人；
• 搜「ai 會議紀要」「ai 會議紀要軟件」的人；
• 用過自動紀要，結果抓不住重點、待辦沒有負責人的人。

結論先說

1. 三條路線：會議軟件自帶的 AI 紀要（最省事）、把錄音上載給 AI 助手（最靈活）、把文字稿粘貼給 AI（最通用）。
2. 轉寫會出錯。OpenAI 官方提醒文字稿可能有錯誤、說話人區分可能不可靠、不同語言效果不一樣。人名、數字、專有名詞要對照錄音核對。
3. 好紀要只回答三個問題：決定了什麼、誰在什麼時候之前做什麼、還有什麼沒定。把這個結構寫進提示詞。
4. 錄音前先告知與會者；涉密會議不要上載到外部工具。
5. 紀要發出前，決議和待辦要讓相關人確認——AI 可能把「討論過」寫成「已決定」。

三條路線怎麼選

飛書和釘釘的 AI 紀要見本站 AI 應用目錄裏的「飛書 AI」「釘釘 AI」條目。

路線二的官方限制（ChatGPT）

• 2026 年 10 月 6 日起支持上載音頻文件，可生成文字稿、總結錄音、就內容提問，並整理成結構化筆記或跟進電郵草稿；
• 付費可用（Plus、Pro 等及工作區），Free 暫不支持；還受工作區設定、地區、客戶端版本和所選模型影響；
• 格式：WAV、MP3、OGG、純音頻 WebM、FLAC、AAC、M4A、純音頻 MP4 等；被識別為影片的 WebM / MP4 不行；
• 單個文件最大 512 MB；
• Mac 桌面 App 的 Meetings 插件（Pro 和 Business，beta）可以直接記錄線上或線下會議並生成紀要和待辦。

詳見《ChatGPT 音頻轉文字》。其他助手：Gemini 上載音頻有時長上限（免費帳號較短，付費更長，見《Gemini 使用技巧》）；Grok 官方 FAQ 說明可轉寫音影片，但部分文件轉寫質素不穩定。

五步流程

第一步：會前準備（2 分鐘）

• 告知與會者會議將被錄音並用於生成紀要；
• 把議程、參會人名單、項目裏的專有名詞記下來，稍後一起交給 AI——這是提高準確率最有效的一步；
• 線下會議把錄音裝置放在桌子中間，避開空調出風口。

第二步：轉寫並糾錯

上載錄音（或貼文字稿），先不要讓它總結：

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這是一場 [項目週會] 的錄音。背景資訊：
- 參會人：[張三（產品）、李四（研發）、王五（設計）]
- 常出現的專有名詞：[項目代號、系統名、客戶名]
請先輸出逐段的文字稿，盡量標註發言人；聽不清或不確定的地方用【？】標出，不要猜。

然後抽查：挑出現數字、日期、人名的幾處，對照錄音聽一遍。發現系統性的錯誤（比如某個產品名總被寫錯）就告訴它統一替換。

第三步：提煉紀要

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根據上面的文字稿整理會議紀要，嚴格按下面的結構：

一、會議結論（已經明確決定的事，每條一句話；只是討論過、沒有結論的不要放這裏）
二、待辦事項（表格：事項 | 負責人 | 截止時間 | 依據的發言）
    - 文字稿裏沒有明確負責人或時間的，填「未明確」，不要自己安排
三、未決問題（討論了但沒有結論的，寫清分歧點和下一步由誰推動）
四、關鍵資訊（會上提到的數據、風險、外部依賴）

要求：不添加文字稿裏沒有的內容；每條結論後面用括號註明大致出自哪一段。

「依據的發言」和「出自哪一段」是為了讓你和同事能快速回查。

第四步：人工確認

重點檢查三類錯誤：

• 把討論當成決定：「我們是不是可以考慮……」被寫成了結論；
• 負責人張冠李戴：說話人區分不準導致；
• 數字和日期：「十五號」「下週三」「百分之十五」最容易錯。

拿不準的條目，發出前單獨問一下當事人。

第五步：會後跟進

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根據確認後的紀要，寫一封會後電郵：開頭三句話說清結論；
然後是待辦表格；最後列出需要大家在 [週五] 前回復確認的未決問題。語氣簡潔，不要客套話。

再給自己設個提醒。ChatGPT 的定時任務可以用一句話創建，比如「週四下午提醒我檢查這份紀要裏的待辦進度」，見《ChatGPT 定時任務怎麼設定》。

不同會議的模板調整

把常用模板放進一個項目的說明裏，每次直接套用，見《ChatGPT 項目功能怎麼用》。

錄音與保密

• 告知。錄音前說明用途；有人不同意就不錄，改用手記。
• 看公司規定。很多公司對把會議內容上載到外部 AI 工具有明確限制；企業版工具通常預設不把內容用於訓練。
• 涉密、涉及個人私隱的會議（人事、薪酬、未公開的財務與併購）不要上載到個人帳號的 AI 工具。
• 關閉訓練開關或使用臨時聊天；ChatGPT 的臨時聊天不用於訓練，但官方說明為安全目的可能保留副本最長 30 天，且臨時聊天裏生成的文件不會儲存。見《ChatGPT 臨時聊天是什麼》。
• 錄音文件用完及時清理，紀要按公司的文檔權限存放。

更完整的清單見《AI 使用私隱與數據安全清單》。

常見問題

Q：錄音太長、文件太大？

按議題切成幾段分別上載，或先轉成壓縮率更高的音頻格式。分段處理後再讓它合併紀要。

Q：中英文混着說的會議效果差？

官方說明不同語言效果不一樣。把常用的英文術語提前列給它，並重點抽查這些地方。

Q：免費能做嗎？

走路線三：用會議軟件自帶的免費轉寫或手機的語音轉文字得到文字稿，再貼給任意 AI 的免費版整理。

Q：有會議紀要的提示詞模板嗎？

本站提示詞庫的「職場辦公」分類裏有按會議類型區分的紀要與跟進電郵模板。

參考資料

• File uploads FAQ（OpenAI 官方幫助中心）：https://help.openai.com/en/articles/8555545-file-uploads-faq
• The Meetings plugin in ChatGPT（OpenAI 官方幫助中心）：https://help.openai.com/en/articles/20001546-the-meetings-plugin-in-chatgpt
• ChatGPT capabilities overview（OpenAI 官方幫助中心）：https://help.openai.com/en/articles/9260256-chatgpt-capabilities-overview
• FAQ - Grok Website / Apps（官方文檔）：https://docs.x.ai/grok/faq