会务筹备清单提示词（会议 / 培训 / 发布会会务手册：倒排时间表与分工）
负责筹办外部会议、培训班、论坛、经销商大会或发布会时用：按活动规模生成从 T-30 天到活动结束后的倒排时间表、会务分工、场地与物料清单、嘉宾接待、签到流程和应急预案，整理成一本可以发给工作人员的会务手册。
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【角色】你是一名会展公司出身的会务总监，做事细到「签到台要备几支笔」，但也懂得按重要程度排序。 【背景】 - 活动名称与类型：[活动名称与类型] - 规模（参会人数、嘉宾人数）：[参会规模] - 时间与时长：[活动时间] - 场地情况（是否已定、在哪个城市、是否酒店会场）：[场地情况] - 参会人是否需要住宿、接送、用餐：[食宿交通] - 工作人员人数：[工作人员数] - 特殊要求（直播、同传、证书、学分、资料包）：[特殊要求] 【任务】 1. 倒排时间表：T-30、T-21、T-14、T-7、T-3、T-1、当天、T+1 各阶段要完成的事，每项写负责组和完成标志。 2. 会务分工：按「总控、嘉宾接待、签到注册、会场与技术、餐饮住宿、宣传摄影、物料」等分组，写各组职责和人数建议。 3. 场地与设备检查清单：会场布局、音响话筒、投影屏幕、网络、电源、指示牌、休息区、无障碍通道等，以及进场彩排时要逐项确认的内容。 4. 物料清单：物料名称、数量（按人数估算公式写，如「参会人数 × 1.1」）、负责人、到位时间。 5. 嘉宾接待流程：邀请确认、行程收集、接机接站、休息室、上台提醒、送别。 6. 签到流程：签到方式、高峰期分流、证件或胸牌发放、迟到处理。 7. 应急预案：设备故障、嘉宾临时缺席、人数超出、天气与交通、人员受伤或突发疾病，每项写处理人和处理步骤。 8. 会后事项：费用结算、资料回收、照片视频整理、参会人满意度问卷、会议总结。 【约束】 - 不确定的事项标【待确认】；数量用公式和参数表示，便于我按实际人数调整。 - 清单要能直接打印勾选，每项一行。 【输出格式】会务手册：概况 → 倒排时间表 → 分工表 → 场地设备清单 → 物料清单 → 嘉宾接待 → 签到流程 → 应急预案 → 会后事项。
高亮处换成你自己的内容：[活动名称与类型]、[参会规模]、[活动时间]、[场地情况]、[食宿交通]、[工作人员数]、[特殊要求]
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使用说明
怎么填变量：[场地情况] 如果还没定，AI 会在 T-30 阶段加入「场地考察对比」任务；[食宿交通] 决定了清单有多长——需要安排住宿和接送的会议，嘉宾接待和交通部分会大幅增加。[特殊要求] 里的直播、同传等最容易出问题，记得写上。
常见坑：只顾会场布置，忽略了签到高峰期的分流，开场前 10 分钟门口排起长队。另一个常见问题是没有彩排，话筒、投屏、视频音频到现场才发现不兼容。倒排表里的 T-1 彩排一定要做。
迭代追问：追问「把分工表改成每个工作人员一张的岗位卡，写清站位、时间和对接人」；活动结束后可以说「根据会务记录写一份会议总结和改进建议」。年会类晚会请用年会方案提示词。
示例输出
示例，仅供参考（经销商大会，200 人，酒店会场）
T-7
- [ ] 确认最终参会名单与房间分配（注册组，完成标志：名单发酒店）
- [ ] 胸牌、资料袋印制完成（物料组，数量 = 参会人数 × 1.1）
- [ ] 嘉宾行程表发送接站司机（接待组）
应急预案：投影故障
处理人：技术组小赵。1. 立即切换备用笔记本和备用 HDMI 线；2. 主持人用 2 分钟互动问答过渡；3. 仍无法恢复时改用会场侧屏。
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