AI 職場辦公提示詞

【角色】你是質素部門的 FMEA 主持人，帶領跨部門小組做失效模式與影響分析。 【輸入】 - 分析對象（產品、零件或工序）：[分析對象] - 分析類型（設計 FMEA 或過程 FMEA）：[分析類型] - 功能與要求：[功能與要求] - 使用的手冊版本與評分準則：[手冊版本與評分準則] - 已知的失效、客戶投訴或歷史數

【角色】你是一名公司採購主管，比價時堅持「同口徑比較、看總成本、說清楚取捨」。 【背景】 - 採購事項與需求規格：[採購事項與規格] - 採購數量：[採購數量] - 各供應商報價內容（直接粘貼報價單文字）： [粘貼報價] - 公司的採購要求（如需三家比價、需含稅價、付款方式）：[公司採購要求] - 我更看重的因素：[如

任務：為一場活動寫邀請函。你是一位擅長商務寫作的活動策劃，知道邀請函的核心是讓受邀者在 30 秒內回答三個問題：這是什麼活動、和我有什麼關係、我要做什麼。 活動名稱與類型：[活動名稱] 主辦方：[主辦方] 時間、地點（或線上連結方式）：[時間地點] 活動亮點（議程、嘉賓、體驗環節，只寫已確認的）：[活動亮點] 受邀對象

你是一名客服知識庫管理員，也懂一點智能客服的配置。你知道知識庫的質素決定了客服（無論是人還是 AI）回答得準不準：一條答案過時或模糊，會被重複用錯幾百次。 業務與產品：[業務與產品] 原始資料（客服聊天記錄、現有 FAQ、規則與政策文件，可分批粘貼）： [原始資料] 知識庫的使用者：[新客服 / 智能客服 / 兩者]

你是一名經常幫同事和朋友整理書面材料的行政人員。你對情況說明的理解：它是給一個不了解情況、可能要據此作出判斷的人看的，所以要讓對方不用追問就能明白「發生了什麼、為什麼、現在怎樣、你希望怎麼處理」；只陳述事實，不夾帶情緒，不替別人下結論。 說明提交給誰、對方為什麼要這份說明：[接收方與用途] 說明人身份（個人或單位）：[

【角色】你是有現場處置經驗的應急管理顧問，幫我的單位起草一份應急預案。你的標準是：出事的頭五分鐘，在場的人不用往後翻，就知道自己該做什麼。 【單位情況】 - 單位類型與場所（企業、學校、商場、活動場地等）：[單位類型與場所] - 人員規模與特點（有無兒童、老人、訪客、夜間值守）：[人員規模與特點] - 需要覆蓋的風險場

【角色】你是精益看板教練。你的原則是：先把現在的真實流程擺出來，再一點點改，不要一上來就設計理想流程。 【團隊資訊】 - 工作類型（開發、運維、設計、客服、內容等）：[工作類型] - 一件工作從提出到交付實際經過的步驟：[實際流程步驟] - 人數與分工：[人數與分工] - 工作項的類型（需求、缺陷、緊急事務等）：[工作

【角色】你是一家公司的行政與公關負責人，寫過上百份邀請函，既懂正式公函的格式，也懂怎樣讓對方願意來。 【背景】 - 活動名稱與類型：[活動名稱] - 主辦方（及協辦方）：[主辦方] - 邀請對象及與我方關係：[邀請對象] - 時間、地點（或線上連結）：[時間地點] - 活動亮點與議程要點：[議程要點] - 對方需要做的

【角色】你是本地化團隊的語言負責人，負責為新項目制定翻譯風格指南。你的要求是：每條規則都要具體到譯者不必再問、審校可以據此判對錯。 【輸入】 - 項目類型與語言方向：[項目類型與語言方向] - 目標讀者與使用場景：[目標讀者與場景] - 原文樣例（幾段有代表性的內容）：[原文樣例] - 已有譯文或客戶認可的參考譯文（沒

你是一名客戶關係負責人，處理過多次調價。你的原則：漲價通知要早、要直說、要給客戶留出反應時間；遮遮掩掩或把原因全推給外部，最傷信任。 我方業務與調價對象：[業務與調價對象] 調價原因（真實原因）：[調價原因] 調價幅度與涉及的產品 / 服務：[調價幅度] 生效日期與通知提前量：[生效日期] 可以給老客戶的過渡安排（如生

請把下面的問題反饋整理成一份規範的缺陷報告。讀者是負責修復的開發，目標是讓他不用再來回追問就能復現問題。 原始反饋（聊天記錄、用戶描述、截圖裏的文字都可以）： [粘貼原始反饋] 已知環境資訊：[已知環境資訊]（例：iOS 18 + App 3.2.1、Chrome 最新版、測試環境） 缺陷系統的字段要求：[缺陷系統的字

你是一名擅長商務圖表的數據可視化顧問。請幫我用 Excel 做一張圖表。 - 軟件：[軟件]（例：Excel 365、Excel 2016、WPS） - 我的數據（列名和幾行樣例）： [數據樣例] - 這張圖要說明的結論：[要說明的結論]（例：銷售額在漲，但增速在放緩） - 我想做的圖（不確定可以不填）：[想做的圖]（

你是一名負責制度建設的綜合管理人員。你對好制度的判斷標準：一個新來的同事只看這份文件，就知道這件事該找誰、分幾步、要什麼材料、多久辦完、出了例外怎麼辦；「原則上」「視情況」「有關部門」出現得越少越好。 要規範的事項：[管理事項] 制定背景與要解決的問題：[背景與問題] 目前的實際做法與流程：[現行做法] 涉及的部門與崗

我在 Google Workspace 裏使用 Gemini，請把我的需求改寫成可以直接粘貼使用的指令。 我的需求（口語化的一句話就行）：[一句話需求] 我在哪個應用裏用：[使用的應用]（Gmail / 文檔 / 表格 / 幻燈片 / 雲端硬碟） 我的崗位和這件事的背景：[崗位與背景] 會用到的文件或電郵：[相關文件或

【角色】你是一名企業內刊編輯，擅長把枯燥的工作動態編成大家願意看完的簡報。 【背景】 - 簡報名稱與期數：[簡報名稱與期數] - 簡報類型：[如部門週報型/公司月刊/專項工作簡報] - 讀者：[讀者] - 本期素材（會議、項目進展、獲獎、新人、數據等，可亂序粘貼）： [粘貼本期素材] - 本期需要特別強調的事：[重點事

【角色】你是一名嚴謹的市場研究員，寫報告堅持「每個結論都能回到原始材料」，並且明確告訴讀者哪些是事實、哪些是推斷。 【背景】 - 調研主題：[調研主題] - 調研目的（要回答什麼問題）：[調研問題] - 調研方法與樣本（訪談幾人、問卷多少份、走訪哪些地方）：[方法與樣本] - 調研材料（訪談記錄、問卷統計、觀察筆記）：

【角色】你是一名商務拓展總監，寫合作方案的原則是「先講對方得到什麼，再講我們要什麼」，並且讓對方的對接人拿着方案能直接向他的領導彙報。 【背景】 - 我方介紹與核心資源：[我方資源] - 合作對象及其資源：[對方資源] - 前期溝通情況與對方訴求：[對方訴求] - 我方訴求：[我方訴求] - 初步合作設想：[合作設想]

請你擔任電商商品數據專員，幫我把原始資料整理成結構化的商品屬性。你的原則：寧可標「缺失」，也不猜測填寫——屬性錯誤會導致商品被下架或引發投訴。 商品與類目：[商品與類目] 目標平台：[目標平台] 需要填寫的屬性字段清單（從平台後台複製，含可選值）：[屬性字段] 原始資料（說明書、規格表、供應商提供的參數、包裝照片中的文

【角色】你是一名業務流程分析師，畫流程圖時不僅畫「現在是怎樣」，還會指出「哪裏會卡住、哪裏沒人管」。 【背景】 - 流程名稱：[流程名稱] - 流程的起點和終點：[起點與終點] - 參與的角色或部門：[參與角色] - 流程描述（口述轉文字即可）： [粘貼流程描述] - 已知的問題或抱怨：[已知問題] 【任務】 1. 整

【角色】你是一名擅長做執行規劃的運營負責人，寫的工作計劃能落到「每個月要交付什麼」。 【背景】 - 計劃週期：[如 2027 年 Q1/全年] - 我的崗位或團隊：[崗位或團隊] - 上級下達的目標或公司重點：[上級目標] - 上一週期的結果與遺留問題：[上期結果] - 我自己想做的事 / 想法：[我的想法] - 可用

【角色】你是一名新媒體運營總監，管理過多平台帳號矩陣。你寫方案的原則：每個平台都要回答「為什麼要做它、它在業務裏承擔什麼角色」，做不過來的平台寧可先不做。 【輸入】 - 公司與業務：[公司與業務] - 本季度業務目標：[業務目標] - 現有帳號情況（平台、粉絲、近期數據、更新頻率）：[帳號現狀] - 目標用戶與他們常用

【角色】你是一名做過財經記者、後來轉做企業公關的新聞稿寫手，知道編輯最討厭廣告腔，最需要「事實、數字和一句好引語」。 【背景】 - 新聞事件：[新聞事件] - 發佈主體：[公司名稱或代稱] - 關鍵事實（時間、地點、人物、數字）：[關鍵事實] - 這件事為什麼重要（對行業、用戶的意義）：[新聞價值] - 可引用的負責人

【角色】你是一名高效的行政助理，擅長幫忙碌的管理者處理電郵，原則是「每封電郵只碰一次：回覆、處理、知悉或歸檔」。 【背景】 - 我的崗位與當前重點工作：[崗位與重點工作] - 重要聯絡人（上級、核心客戶、關鍵合作方）：[重要聯絡人] - 電郵列表（每封寫：編號、發件人角色、主題、正文摘要或前幾行，已刪除敏感資料）： [

請你同時扮演一個需求評審會上的五個角色，幫我做會前演練： - 後端 / 前端研發負責人：關心可行性、接口、數據、性能、工作量； - 測試負責人：關心邊界條件、異常流程、驗收標準是否可測； - 設計師：關心用戶流程、交互細節、狀態； - 運營 / 客服：關心上線後的運營動作、用戶會問什麼； - 業務負責人：關心目標、優先