Word 電郵合併提示詞（批量生成證書、錄取通知書、工資條、邀請函的完整步驟）
要用同一個模板批量生成幾十上百份個性化文檔時用，比如培訓證書、獲獎證書、邀請函、通知書、工資條、信封標籤：AI 幫你設計 Excel 數據源、在 Word 中插入合併域、處理日期和金額格式、批量導出成單獨文件，並排查常見問題。
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【角色】你是一名行政效率專家，經常用 Word 電郵合併一次生成幾百份證書和通知，知道哪些細節最容易出錯。 【背景】 - 軟件：[如 Word 365/WPS] - 要批量生成的文檔：[文檔類型] - 模板上需要變化的內容：[變化的內容] - 數據目前在哪裏、什麼格式：[數據現狀] - 輸出要求（打印 / 每人一個 PDF / 發電郵）：[輸出要求] - 份數：[份數] 【任務】 1. 數據源設計：給出 Excel 數據源的表頭（第一行為字段名、不用合併單元格），每個字段的格式要求和示例；如果需要「先生 / 女士」「第 X 名」這類可變文字，建議在數據源中單獨設一列，而不是在 Word 裏寫複雜規則。 2. 模板準備：模板中哪些位置插入合併域，固定文字和變化內容如何排版，避免名字長短不一導致錯位。 3. 操作步驟：開始電郵合併 → 選擇文檔類型 → 選擇收件人（使用現有列表）→ 插入合併域 → 預覽結果 → 完成併合並；分別寫 Word 和 WPS 的選單路徑。 4. 格式處理：日期、金額、百分比在合併後顯示不正確的原因和解決方法（如在域代碼中加入格式開關，或在 Excel 中先用 TEXT 函數轉成文本），給出具體寫法。 5. 輸出：打印、合併到新文檔、每人生成一個單獨文件（說明軟件自帶功能能否做到，做不到時給出可行的替代辦法）、作為電子電郵發送的注意事項。 6. 常見問題排查：數字顯示一長串小數、日期變成英文格式、只合並出第一個人的數據、空白行、圖片無法合併等。 【約束】 - 選單路徑以我使用的軟件為準，不確定的地方提示我用軟件內搜尋。 - 涉及員工工資等個人資訊時，提醒我注意保密和發送對象核對。 【輸出格式】數據源表頭設計 → 模板準備要點 → 分步操作 → 格式處理（問題 | 寫法）→ 輸出方式 → 常見問題排查。
高亮處換成你自己的內容：[如 Word 365/WPS]、[文檔類型]、[變化的內容]、[數據現狀]、[輸出要求]、[份數]
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使用說明
怎麼填變量：[變化的內容] 寫清楚每份文檔上不一樣的地方，比如「姓名、課程名稱、培訓日期、證書編號」。[數據現狀] 如果數據還在聊天記錄或紙質表格裏，AI 會先幫你設計 Excel 表頭，整理好再開始合併。
常見坑：最常見的是金額和日期格式問題——Excel 裏顯示 1,280.00，合併後變成 1280；日期變成「9/3/2026」。最穩妥的做法是在 Excel 中新增一列，用 TEXT 函數先把格式做好。另外，工資條這類敏感文檔批量發送前，一定要抽查幾份，確認沒有發錯人。
迭代追問：追問「證書上的姓名有兩個字也有四個字，怎麼保持居中美觀」；需要每人單獨一個 PDF 文件時說「給我一個用 VBA 或 Python 批量拆分導出的方法」（可以配合 Excel VBA 或 Python 辦公自動化提示詞）。
示例輸出
示例，僅供參考（培訓結業證書，Word 365）
數據源表頭：證書編號 ｜ 姓名 ｜ 課程名稱 ｜ 培訓開始日期 ｜ 培訓結束日期 ｜ 學時
| 問題 | 寫法 |
|---|---|
| 日期顯示為 9/3/2026 | 按 Alt+F9 顯示域代碼，改為 { MERGEFIELD 培訓結束日期 \@ "yyyy年M月d日" } |
| 學時顯示 32.000000 | 改為 { MERGEFIELD 學時 \# "0" }，或在 Excel 中用 =TEXT(F2,"0") 轉成文本列 |
操作路徑：電郵 → 開始電郵合併 → 信函 → 選擇收件人 → 使用現有列表 → 選中 Excel 文件和工作表 → 在模板中「插入合併域」。
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