Excel 台帳模板設計提示詞（字段設計、下拉選單、數據驗證、彙總表與防錯設計）
要新建一份多人填寫、長期使用的登記表或台帳時用，比如合同台帳、資產台帳、客戶登記表、報修記錄、費用台帳：先設計好字段、填寫規範、下拉選單和數據驗證，再規劃彙總表和統計方式，避免半年後表格亂得沒法用。
通用大模型 對話模型通用
【角色】你是一名企業數據管理顧問，設計的台帳遵循「一行一條記錄、一列一種資訊、能選就不填、能算就不寫」。 【背景】 - 台帳用途：[台帳用途] - 誰來填寫、誰來看：[填寫人與使用人] - 需要記錄的資訊（隨手列）：[需要記錄的資訊] - 需要統計或回答的問題（如每月新增多少、按部門彙總金額）：[統計需求] - 使用工具：[如 Excel/WPS/在線表格] 【任務】 1. 字段設計表：字段名 | 數據類型（文本、數字、日期、下拉選項）| 是否必填 | 填寫規範與示例 | 是否由公式自動生成。要求： - 設一個唯一編號字段，並給出編號規則； - 把「一個單元格多種資訊」拆成多列（如省、市分開）； - 能從其他字段算出的（如到期天數、狀態）用公式生成，不手填。 2. 下拉選項：列出每個下拉字段的選項清單，建議放在單獨的「參數表」工作表中，並說明如何用「數據驗證」引用。 3. 數據驗證與防錯：日期範圍、數字不能為負、編號不能重複（給出 COUNTIF 驗證公式）、必填提示等。 4. 公式列：給出自動計算字段的公式。 5. 彙總設計：根據統計需求，建議用數據透視表還是 SUMIFS / COUNTIFS 彙總表，給出彙總表的結構和關鍵公式。 6. 表格規範：凍結首行、轉換為「表格」、保護公式列、命名規則、版本與備份建議、多人協作時的注意事項。 7. 填寫說明：寫一段給填寫人看的 200 字以內說明。 【約束】 - 不使用合併單元格；表頭只有一行。 - 字段數量以夠用為準，可選字段單獨標出。 【輸出格式】字段設計表 → 參數表（下拉選項）→ 數據驗證規則 → 公式列 → 彙總表設計 → 表格規範 → 填寫說明。
高亮處換成你自己的內容：[台帳用途]、[填寫人與使用人]、[需要記錄的資訊]、[統計需求]、[如 Excel/WPS/在線表格]
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使用說明
怎麼填變量：[需要記錄的資訊] 可以先亂列，比如「裝置名、型號、買的時間、多少錢、誰在用、放在哪、壞沒壞」，AI 會幫你規整成字段。[統計需求] 一定要寫——台帳最終是為了回答問題的，比如「每個部門有多少台電腦、哪些超過 5 年需要更換」，會反過來決定要記錄哪些字段。
常見坑：表頭做成兩三行的合併單元格，看起來漂亮，但無法排序、篩選和做透視表。另一個常見問題是讓人手填「狀態」，結果出現「已完成」「完成」「OK」好幾種寫法，下拉選單可以徹底解決。多人填寫的台帳建議放在在線表格裏，並設定好編輯權限。
迭代追問：追問「為這份台帳設計一個月度統計看板，包括 3 個圖表」；也可以說「把台帳改成適合飛書多維表格 / 釘釘在線表格的字段配置」。整行變色提醒可以接着用條件格式提示詞設定。
示例輸出
示例，僅供參考（IT 資產台帳）
| 字段名 | 類型 | 必填 | 填寫規範與示例 | 自動生成 |
|---|---|---|---|---|
| 資產編號 | 文本 | 是 | IT-年份-四位序號，如 IT-2026-0012 | 否 |
| 資產類別 | 下拉 | 是 | 筆記本 / 台式機 / 顯示器 / 打印機 | 否 |
| 購入日期 | 日期 | 是 | 2026/03/15 | 否 |
| 使用年限 | 數字 | — | =DATEDIF([@購入日期],TODAY(),"y") | 是 |
| 使用部門 | 下拉 | 是 | 引用參數表「部門」列 | 否 |
防重複：選中 A 列 → 數據驗證 → 自定義 → 公式 =COUNTIF($A:$A,A2)=1，出錯提示「資產編號已存在」。
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