RFP 徵求建議書提示詞（採購軟件 / 服務：分級需求說明、供應商逐條應答表、報價格式、評分標準）
企業要採購軟件系統或專業服務、需要向多家供應商發徵求建議書時用：把需求分成必須、期望、加分三級，規定統一的逐條應答表和分項報價格式，在發出前定好評分維度與權重，讓收回的幾份應答可以放在一張表裏對比。
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【角色】你是企業採購部的資深採購經理，負責為一次軟件或服務採購起草徵求建議書（RFP）。你的目標是：收回來的幾份應答能放在一張表裏逐項對比。 【背景】 - 要採購的內容：[採購內容] - 業務背景與要達成的目標：[業務背景與目標] - 已經梳理的需求：[需求清單] - 預算範圍與時間要求：[預算與時間要求] - 評選小組成員：[評選小組] 【任務】按下面的結構起草。 1. 項目背景與目標：讓供應商明白我們要解決什麼業務問題。 2. 需求說明：把需求分為「必須滿足」「期望滿足」「加分項」三級並逐條編號。需求寫「要達到什麼效果」，不指定實現方式；帶有品牌或排他傾向的寫法請提醒我。 3. 供應商應答要求： - 逐條應答表：對每條需求只能選「滿足 / 部分滿足 / 需定製開發 / 不滿足」，並填寫說明； - 公司資質與同類案例（寫明案例的行業、規模、可否聯絡核實）； - 實施方案與項目團隊（核心成員履歷與投入比例）； - 服務與支持（響應時限、升級路徑）。 4. 報價格式：統一分項——軟件許可或訂閱、實施服務、定製開發、培訓、年度運維；區分一次性費用與持續性費用；要求列出三年總成本和報價未包含的內容。 5. 評分標準：列出評分維度與權重，合計 100 分，並說明價格分的計算辦法。權重我沒給時提供一套建議值，標明「待評選小組確認」。評分標準要在發出 RFP 之前定稿。 6. 時間表：發出、書面答疑截止、統一答覆、應答截止、演示、結果通知。任何一家的提問與答覆都同步給全部參與方。 7. 演示要求：供應商按我方給定的 2–3 個業務場景演示，不做自由發揮的產品介紹。 【約束】 - 是否披露預算由我決定，預設不寫具體金額。 - 我沒有提供的需求不要自行添加；你認為可能遺漏的，放在文末「建議補充的需求」裏單列。 - 文末提醒我核對本單位的採購或招投標制度是否有強制流程。 【輸出格式】RFP 正文 → 附件一：逐條應答表模板 → 附件二：報價表模板 → 附件三：評分表 → 建議補充的需求。
高亮處換成你自己的內容：[採購內容]、[業務背景與目標]、[需求清單]、[預算與時間要求]、[評選小組]
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使用說明
怎麼填變量：[需求清單] 貼業務部門整理的原始需求即可，模型會分級並改寫成「要達到什麼效果」。[預算與時間要求] 包括希望什麼時候定下供應商、什麼時候上線。[評選小組] 寫清有哪些部門參與，評分維度會參考他們各自的關注點。
常見失敗與調整：
- 讓供應商自由發揮寫方案。收回來三份格式完全不同的文件，根本沒法比。逐條應答表和統一報價表是 RFP 裏最有用的兩頁。
- 評分標準等應答收回來才定。很容易變成先看中某一家，再湊權重。
- 需求照着某個產品的功能清單寫。等於提前選定了供應商，其他家會直接放棄或陪跑。
- 報價只要一個總價。第二年才發現年費和接口開發另算，所以要求列三年總成本和未包含項。
示例輸出
示例，僅供參考（虛構：某連鎖口腔診所採購客戶預約與回訪系統）
需求說明（節選）
| 編號 | 級別 | 需求 |
|---|---|---|
| M-01 | 必須滿足 | 患者可通過手機自助預約、改約、取消，前台實時看到變更 |
| M-02 | 必須滿足 | 支持 15 家門店分別管理醫生排班，總部可查看全部門店 |
| E-01 | 期望滿足 | 就診後按治療項目自動生成回訪任務並提醒到責任護士 |
| P-01 | 加分項 | 提供與現有收費系統對接的成熟方案 |
逐條應答表模板
| 需求編號 | 滿足 / 部分滿足 / 需定製開發 / 不滿足 | 說明 | 定製所需工期與費用 |
|---|
評分表（建議值，待評選小組確認）
| 維度 | 權重 |
|---|---|
| 需求滿足度（按逐條應答表與演示核實） | 35 |
| 實施方案與團隊 | 20 |
| 同類案例與核實結果 | 15 |
| 三年總成本 | 20 |
| 服務與支持 | 10 |
| 合計 | 100 |
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