用 ChatGPT 寫外貿開發信、英文商務回覆：賣點從產品資料裏取，客戶資訊自己給，附 5 段可複製提示詞

本文根據 OpenAI Academy《Writing with ChatGPT》《Prompting》和 OpenAI 幫助中心《Uploading files and audio to ChatGPT》整理，資料核對於 2026-11-05。配圖為本站整理的示意圖，不是介面截圖。本站（bigolab.com）不是 OpenAI 官方網站。官方沒有專門的「外貿開發信」文章，下面是把官方寫作方法用到外貿電郵上，提示詞是本站示範。

適用於誰

• 做外貿、跨境業務，要給陌生客戶寫第一封英文電郵的人；
• 收到客戶詢盤、報價追問，需要用英文得體回覆的人；
• 已經看過 /guides/chatgpt-write-email 的通用電郵寫法，想要外貿場景專用說法的人。

通用電郵那篇講的是計劃、起草、修改；本文只講外貿場景特有的三件事：冷啟動（對方不認識你）、產品賣點從哪來、英文怎麼回得穩。

結論先說

1. 開發信的核心是讀者和下一步。 官方寫作指南的第一步是用一兩句話定義：寫給誰，讀完之後應該發生什麼。開發信裏就是「對方是什麼角色」和「我希望他回覆什麼」（要樣品、約通話、看報價單）。
2. 賣點從你的產品資料裏取。 官方說明可以上載文檔、表格，讓 ChatGPT 總結、提取關鍵資訊。把產品目錄、規格表交給它，讓它提煉，而不是讓它憑空想。
3. 客戶資訊只用你給的。 它不知道對方公司做什麼，也別讓它猜；對方的行業、採購品類這些個性化句子，必須來自你查到的資料，否則就是編造。
4. 官方提示指南的邊界示例：把消息準備成草稿，不要發送。 外貿電郵更要自己看過再發。
5. 數字、認證、交期、價格是你的承諾，由你填寫、由你核對，不要讓它補全。

圖：本站根據 OpenAI Academy：Writing with ChatGPT 整理的示意圖

一、先準備三份材料

1. 產品資料：目錄、規格表、認證清單、MOQ 與交期的事實（你自己確認過的）；
2. 目標客戶資訊：公司名、角色、你為什麼聯絡他（展會名片、官網上看到的採購品類等），寫成幾句話；
3. 你的限制：不能承諾的事、不對外的價格、公司語氣（正式 / 友好）。

資料文件可以直接上載（官方列出 PDF、DOCX、XLSX 等格式，具體限制見官方文件上載文章；當天寫的是每 3 小時最多 80 個文件，免費用戶每天 3 個）。價格表等敏感內容上載前請先想清楚是否合適，數據設定見 /guides/chatgpt-data-controls-privacy。想讓它長期記住你的公司介紹與語氣，可以放進自定義指令，見 /guides/chatgpt-custom-instructions。

二、5 段可以直接複製的提示詞

方括號裏是你要自己填的內容。

1. 從產品資料提煉賣點

下面是我們產品的資料。請提煉出 3 個最適合寫給 [目標客戶角色，例如：歐洲連鎖超市的採購經理] 的賣點。
每個賣點寫：一句英文賣點 + 資料中對應的依據（引用原文位置）。
只使用資料裏有的資訊；認證、數據、交期如果資料裏沒有，請寫「資料中沒有」，不要補充。資料：[粘貼或上載]

2. 寫第一封開發信

請寫一封英文開發信（cold email），收件人是 [職位] at [公司]。
背景：我在 [展會 / 官網 / 平台] 看到他們在採購 [品類]。我的公司是 [一句話介紹]。
結構：針對性的第一句（只用我給的背景）→ 一句話說明我能為他解決什麼 → 一條證據（用我提供的事實：[事實]）→ 一個明確的下一步：[要樣品 / 約 15 分鐘通話]。
要求：120 詞以內，語氣專業直接，不誇大，不用 “best price” 之類空話。再給 3 個主題行備選。

3. 回覆客戶詢盤

下面是客戶的詢盤電郵和我的真實資訊。請寫英文回覆。
我能確認的資訊：[產品型號、MOQ、交期、報價範圍——只寫你確認過的]
我暫時不能確認的資訊：[列出]，請在電郵裏寫成「我會在 [日期] 前確認後回覆」。
語氣 [友好 / 正式]，不要承諾我沒有寫明的內容。先給回覆，再用中文列出你對客戶問題的理解，方便我核對。
客戶電郵：[粘貼]

4. 跟進（沒回復時）

我 [3] 天前發了下面這封電郵，對方沒有回覆。請寫一封簡短的英文跟進，不超過 60 詞，不要指責對方，換一個角度提供一點新價值：[新資訊，例如：新品 / 樣品政策]。
再給一個更禮貌的“最後一次跟進”版本。原電郵：[粘貼]

5. 發出前的檢查

請檢查下面這封英文電郵：
1. 列出所有數字、日期、產品型號，讓我對照核對；
2. 指出可能讓對方誤解或過度承諾的句子；
3. 指出中式英語或生硬的表達，並給出更自然的寫法；
4. 判斷收件人看完是否清楚下一步該做什麼。
只檢查和建議，不要整篇重寫。電郵：[粘貼]

三、改稿時怎麼說

官方寫作指南的建議是：反饋要具體，「寫好一點」不如「縮短 25%，把最後的請求寫得更清楚」有效；想知道它改了什麼，可以同時要求修改版本和一句簡短理由。開發信常用的說法：

• 「開頭太像模板，換成只用我給的背景寫的一句話」；
• 「去掉所有形容詞，只保留事實」；
• 「結尾只留一個問題，別同時要兩件事」。

英文長電郵和中英互譯的更多做法見 /guides/chatgpt-translation。

圖：本站根據 OpenAI Academy：Prompting 整理的示意圖

四、發出前自己要核對什麼

• 事實與承諾：型號、價格、MOQ、交期、認證編號，逐項對照你的資料；
• 個性化句子：是否都有你查到的依據，沒有就刪掉；
• 收件人：姓名拼寫、職位、公司名；
• 合規：各國對商業推廣電郵（是否需要退訂方式、發件人資訊等）的規定不同，群發前請按收件人所在地的規定和你使用的電郵服務的規則自行核對，本文不構成法律意見；
• 只寫草稿：如果你連接了電郵，讓它「只准備成草稿，不要發送」，由你確認後發出，連接方法見 /guides/chatgpt-gmail-google-calendar-connect。

常見問題

Q：能不能讓它一次生成幾百封不同的開發信？

技術上可以讓它按名單批量改寫，但它不知道每家公司的真實情況；沒有真實的個性化依據，批量生成的只是換了名字的模板。

Q：客戶用我不熟的行業術語怎麼辦？

把術語和上下文貼給它，讓它解釋並標出不確定之處，再向客戶或同事確認。

Q：想要更強的推理和更多用量？

寫電郵免費版通常夠用；上載大量資料或反覆改稿時可以看看 /chongzhi/chatgpt-plus。

參考資料

• OpenAI Academy：Writing with ChatGPT — https://openai.com/academy/writing/
• OpenAI Academy：Prompting — https://openai.com/academy/prompting/
• OpenAI 幫助中心：Uploading files and audio to ChatGPT — https://help.openai.com/en/articles/8555545-file-uploads-faq