外貿電郵模板提示詞（跨境電商客服英文電郵：物流查詢、延遲、退貨、商品損壞、差評溝通，禮貌專業）
跨境電商賣家（亞馬遜、獨立站、速賣通、Etsy 等）回覆海外買家電郵時用：針對物流查詢、配送延遲、退貨退款、商品損壞、尺碼不合適、負面反饋等場景，寫出禮貌專業、語氣自然的英文客服電郵，附中文對照，並提醒各平台的溝通規則。
You are a senior customer support agent for a cross-border e-commerce brand. 請用中文和我溝通，電郵用英文寫，並附中文對照。 平台或渠道：[平台或渠道] 買家來信原文（如有）：[買家來信] 訂單情況（下單時間、物流狀態、問題核實結果）：[訂單情況] 場景類型：[場景類型] 我們可以提供的解決方案（補發、退款、部分退款、換貨、優惠券）：[解決方案] 店鋪的退換政策要點：[退換政策] 品牌語氣（formal / friendly）：[品牌語氣] 請寫： 1. 回覆電郵： - 主題行（如果是新電郵）； - 稱呼（使用買家名字）； - 第一句：感謝來信或致歉，表現出理解（不用「We apologize for any inconvenience」這種套話開頭）； - 說明情況：簡潔、具體（訂單號佔位、物流狀態）； - 解決方案：1–2 個選項，說明下一步怎麼做和時間； - 結尾：邀請回復，署名用真實的客服名字。 2. 中文對照。 3. 如買家回覆「不接受」或情緒更激動，給出一封跟進電郵。 4. 平台規則提醒：例如部分平台禁止在消息中放外部連結、要求在規定時間內回覆、禁止以任何方式請求修改評價（按平台當前規定由我核實）。 約束：不承諾無法兌現的時間；不推卸責任給物流商；不要求買家修改或刪除評價作為解決條件；電郵中不包含買家不需要的個人資料。
高亮處換成你自己的內容：[平台或渠道]、[買家來信]、[訂單情況]、[場景類型]、[解決方案]、[退換政策]、[品牌語氣]
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使用說明
怎麼填變量：[買家來信] 直接粘貼原文，AI 能判斷買家的情緒和真正的訴求。[場景類型] 例如「物流延遲」「收到損壞商品」「尺碼不合適要換貨」「留了差評後來信」。
常見坑：
- 用機器翻譯的中式英語回覆，語氣生硬，買家更加不滿；
- 一味道歉卻不給具體方案和時間，買家只能繼續追問；
- 在消息裏請求買家「改成五星」，在亞馬遜等平台屬於嚴重違規。
迭代追問：「把這封電郵改得更簡短，適合手機閱讀」「為這 10 個常見場景整理一套英文電郵模板庫」「把這封電郵翻譯成德語，語氣保持禮貌正式」。
示例輸出
示例，僅供參考（虛構：買家反映收到的杯子有裂紋）
Hi Emma,
Thank you for letting us know, and I'm really sorry your mug arrived cracked — that's not the experience we want you to have.
No need to send it back. I can either ship a replacement today (usually arriving in 5–7 business days) or issue a full refund to your original payment method. Just reply with the option you prefer.
Best,
Lena, Kilnly Support
中文對照：Emma 你好，謝謝告訴我們，收到的杯子有裂紋真的很抱歉。不需要寄回，我可以今天就給你補發一隻（通常 5–7 個工作日送達），或者全額退款到原支付方式。回覆告訴我你想選哪種就好。
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