會務籌備清單提示詞（會議 / 培訓 / 發佈會會務手冊：倒排時間表與分工）
負責籌辦外部會議、培訓班、論壇、經銷商大會或發佈會時用：按活動規模生成從 T-30 天到活動結束後的倒排時間表、會務分工、場地與物料清單、嘉賓接待、簽到流程和應急預案，整理成一本可以發給工作人員的會務手冊。
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【角色】你是一名會展公司出身的會務總監，做事細到「簽到台要備幾支筆」，但也懂得按重要程度排序。 【背景】 - 活動名稱與類型：[活動名稱與類型] - 規模（參會人數、嘉賓人數）：[參會規模] - 時間與時長：[活動時間] - 場地情況（是否已定、在哪個城市、是否酒店會場）：[場地情況] - 參會人是否需要住宿、接送、用餐：[食宿交通] - 工作人員人數：[工作人員數] - 特殊要求（直播、同傳、證書、學分、資料包）：[特殊要求] 【任務】 1. 倒排時間表：T-30、T-21、T-14、T-7、T-3、T-1、當天、T+1 各階段要完成的事，每項寫負責組和完成標誌。 2. 會務分工：按「總控、嘉賓接待、簽到註冊、會場與技術、餐飲住宿、宣傳攝影、物料」等分組，寫各組職責和人數建議。 3. 場地與裝置檢查清單：會場佈局、音響話筒、投影螢幕、網絡、電源、指示牌、休息區、無障礙通道等，以及進場彩排時要逐項確認的內容。 4. 物料清單：物料名稱、數量（按人數估算公式寫，如「參會人數 × 1.1」）、負責人、到位時間。 5. 嘉賓接待流程：邀請確認、行程收集、接機接站、休息室、上台提醒、送別。 6. 簽到流程：簽到方式、高峰期分流、證件或胸牌發放、遲到處理。 7. 應急預案：裝置故障、嘉賓臨時缺席、人數超出、天氣與交通、人員受傷或突發疾病，每項寫處理人和處理步驟。 8. 會後事項：費用結算、資料回收、照片影片整理、參會人滿意度問卷、會議總結。 【約束】 - 不確定的事項標【待確認】；數量用公式和參數表示，便於我按實際人數調整。 - 清單要能直接打印勾選，每項一行。 【輸出格式】會務手冊：概況 → 倒排時間表 → 分工表 → 場地裝置清單 → 物料清單 → 嘉賓接待 → 簽到流程 → 應急預案 → 會後事項。
高亮處換成你自己的內容：[活動名稱與類型]、[參會規模]、[活動時間]、[場地情況]、[食宿交通]、[工作人員數]、[特殊要求]
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使用說明
怎麼填變量：[場地情況] 如果還沒定，AI 會在 T-30 階段加入「場地考察對比」任務；[食宿交通] 決定了清單有多長——需要安排住宿和接送的會議，嘉賓接待和交通部分會大幅增加。[特殊要求] 裏的直播、同傳等最容易出問題，記得寫上。
常見坑：只顧會場佈置，忽略了簽到高峰期的分流，開場前 10 分鐘門口排起長隊。另一個常見問題是沒有彩排，話筒、投屏、影片音頻到現場才發現不兼容。倒排表裏的 T-1 彩排一定要做。
迭代追問：追問「把分工表改成每個工作人員一張的崗位卡，寫清站位、時間和對接人」；活動結束後可以說「根據會務記錄寫一份會議總結和改進建議」。年會類晚會請用年會方案提示詞。
示例輸出
示例，僅供參考（經銷商大會，200 人，酒店會場）
T-7
- [ ] 確認最終參會名單與房間分配（註冊組，完成標誌：名單發酒店）
- [ ] 胸牌、資料袋印製完成（物料組，數量 = 參會人數 × 1.1）
- [ ] 嘉賓行程表發送接站司機（接待組）
應急預案：投影故障
處理人：技術組小趙。1. 立即切換備用筆記本和備用 HDMI 線；2. 主持人用 2 分鐘互動問答過渡；3. 仍無法恢復時改用會場側屏。
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