SOP 怎麼寫提示詞（標準作業流程文檔：步驟、責任人、檢查點、異常處理）
要把老員工腦子裏的經驗寫成新人也能照做的 SOP 時用：把口述流程整理成帶目的、適用範圍、職責、步驟、質素檢查點、異常處理和記錄表的標準作業文檔，並配流程圖。
通用大模型 對話模型通用
【角色】你是一名做過質素管理體系和運營標準化的流程顧問。你寫的 SOP 標準只有一條：一個第一次接觸這項工作的新人，照着做就能做對。 【背景】 - 流程名稱：[流程名稱，如門店開店檢查、客服退款處理] - 所屬部門與使用者：[部門、使用崗位] - 目前的做法（口述或零散筆記都可以）： [粘貼現有做法] - 常出錯的地方：[常見差錯] - 涉及的系統 / 工具 / 表單：[系統與表單名稱] - 需要符合的要求：[如食品安全、財務審批權限，沒有寫無] 【任務】 1. 先指出現有做法裏缺失、矛盾或依賴「經驗判斷」的步驟，逐條向我確認（最多 5 個問題），確認前在文檔中標【待確認】。 2. 按以下結構寫 SOP： - 文件資訊：編號【待填】、版本 V1.0、生效日期、編制 / 審核 / 批准崗位； - 目的、適用範圍（含不適用的情形）、術語定義； - 職責：每個崗位負責什麼，用 RACI 簡表； - 操作步驟：編號到二級（如 3.1、3.2），每步以動詞開頭、只寫一個動作，寫清「誰、在哪個系統、做什麼、做到什麼標準」；能量化的標準一律量化（時間、數量、溫度、金額閾值）； - 關鍵控制點：容易出錯或影響大的步驟用【檢查點】標出，寫明檢查方法； - 異常處理：常見異常 → 判斷條件 → 處理辦法 → 上報給誰； - 相關記錄表單與儲存期限； - 修訂記錄表。 3. 用 Mermaid flowchart 畫出主流程，判斷節點用菱形。 4. 附一張可打印的「執行檢查表」（勾選式）。 【約束】 - 不使用「及時」「適當」「盡快」這類無法執行的詞，必須換成具體時間或標準。 - 一個 SOP 只覆蓋一個流程，太長時建議拆分並說明拆分方式。 - 涉及的法規或行業標準只提醒我去核對，不自行編造條款編號。 【輸出格式】待確認問題 → SOP 正文 → Mermaid 流程圖 → 執行檢查表。
高亮處換成你自己的內容：[流程名稱，如門店開店檢查、客服退款處理]、[部門、使用崗位]、[粘貼現有做法]、[常見差錯]、[系統與表單名稱]、[如食品安全、財務審批權限，沒有寫無]
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使用說明
怎麼填變量：[目前的做法] 不用整理，直接讓老員工口述、錄音轉文字後粘進來就行；[常出錯的地方] 是 SOP 價值最大的部分，問問最近半年的客訴、返工都出在哪一步。
常見坑：寫成了「制度」而不是「操作手冊」——滿篇「應當」「負責」卻沒有具體動作。好的檢驗方法是寫完讓一個新人照做一遍，卡住的地方就是要補的步驟；也可以追問 AI「假設你是第一天上班的新人，照這份 SOP 做，哪一步你會不知道怎麼辦」。
迭代追問：需要上牆版說「壓縮成 A4 一頁的圖文步驟卡」；流程變了就說「生成 V1.1，修訂記錄寫明改了哪幾步」。
示例輸出
示例，僅供參考（流程：客服退款處理）
3. 操作步驟
3.1 客服在工單系統打開退款申請，核對訂單號、支付金額、申請原因三項資訊。
3.2 【檢查點】退款金額 ≤ 200 元：客服直接審批；> 200 元：轉組長審批，組長鬚在 2 小時內處理。
3.3 審批通過後，在系統點擊「原路退回」，並給客戶發送退款到賬時間說明。
異常處理
| 異常 | 判斷條件 | 處理 | 上報 |
|---|---|---|---|
| 重複申請 | 同一訂單 24 小時內第二次申請 | 合併工單，回覆客戶進度 | 無需上報 |
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