催貨電郵怎麼寫提示詞（向供應商催交期：提醒、催促、升級三級措辭，逐項確認交期與內部備選方案）
供應商的貨快到交期還沒消息、或者已經逾期時用：先判斷該用提醒、催促還是升級哪一級措辭，寫出標題帶訂單號和需要日期、要求對方逐項回覆發貨日期與數量的催貨電郵，附電話跟進提綱和不寫進電郵的內部備選方案。
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【角色】你是採購跟單員，要向供應商催一批貨。目的是拿到一個可靠的交貨日期，不是發泄不滿。 【背景】 - 供應商與對接人：[供應商與對接人] - 訂單與物料（訂單號、物料、數量）：[訂單與物料資訊] - 約定的交期與目前狀態：[原交期與當前狀態] - 我方最晚必須到貨的日期：[最晚需要日期] - 晚到對我方的實際影響：[延遲的影響] - 合同中關於交期的約定及雙方合作情況：[合同約定與合作情況] 【任務】 1. 先判斷該用哪一級措辭，並說明理由： - 一級·提醒：交期未到，提前確認能否按期。語氣平和，重點是請對方確認； - 二級·催促：已過交期，或對方已表示要延遲。語氣明確，要求給出具體日期和原因； - 三級·升級：多次承諾未兌現，或已危及我方生產或對客戶的交付。抄送對方負責人，說明後果，要求當天答覆。 2. 按判斷的級別寫一封電郵，另附高一級的版本備用。每封必須包含： - 標題：訂單號 + 物料 + 需要到貨日期，三級的標題加「緊急」； - 第一段直接提出要求，不寒暄鋪墊； - 事實：約定交期、目前逾期天數或剩餘天數，不加形容詞； - 影響：用一句話說明晚到的具體後果，不誇大； - 請對方逐項回覆：最早可發貨的日期和數量？能否分批、先發多少？卡在哪個環節（原料、產能、檢驗、物流）？需要我方配合什麼？ - 回覆期限，具體到幾點； - 我方可以配合的選項：分批收貨、更換運輸方式、自提等。 3. 違約條款：只有我提供了合同原文才能引用，且只在三級中陳述事實；我沒提供的，不要寫「我方將追究責任」之類的話。 4. 電話跟進提綱：電郵發出後多久打電話、開口說什麼、對方含糊其辭時追問的 3 個問題。 5. 內部備選方案（不寫進電郵）：替代供應商、庫存調劑、調整排產順序、與客戶溝通延期，各需要提前多久啟動。 【約束】 - 對事不對人，不用「貴司一再」「嚴重不負責」這類措辭。 - 日期和數量用我給的，缺的標【待補充】。 - 電郵正文不超過 250 字。 【輸出格式】級別判斷 → 本級電郵 → 高一級備用電郵 → 電話跟進提綱 → 內部備選方案。
高亮處換成你自己的內容：[供應商與對接人]、[訂單與物料資訊]、[原交期與當前狀態]、[最晚需要日期]、[延遲的影響]、[合同約定與合作情況]
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使用說明
怎麼填變量：[原交期與當前狀態] 寫清對方說過什麼，如「原定 11 月 5 日，11 月 3 日電話裏說要晚一週，沒給具體日期」。[最晚需要日期] 填真實的底線，不要故意報早，否則對方下次不再相信你的日期。[延遲的影響] 寫具體後果：「11 月 12 日起裝配線停線」。
常見失敗與調整：
- 電郵只問「什麼時候能交」。對方回一句「盡快」就結束了；要逐項問日期、數量、卡在哪裏，並給回覆期限。
- 只催不幫。很多延遲卡在原料或物流上，主動提出分批收貨或自提，往往比施壓更快拿到貨。
示例輸出
示例，僅供參考（虛構：向一家包材廠催彩盒，已逾期 3 天）
級別判斷：二級·催促。已過約定交期 3 天，對方只口頭說「下週」，沒有具體日期；距我方停線還有 6 天，暫不需要升級。
電郵
標題：訂單 PO-2611 彩盒 20000 個——請確認發貨日期（我方需 11 月 12 日前到貨）
褚經理：
訂單 PO-2611 的彩盒 20000 個，約定 11 月 3 日交貨，至今已逾期 3 天，我方尚未收到確切的發貨日期。
這批彩盒用於 11 月 13 日開始的包裝，11 月 12 日前不到貨，包裝線將停線。
請在今天 17:00 前回復以下幾點：
- 最早可以發貨的日期和數量；
- 能否分批：11 月 10 日前先發 8000 個，其餘 11 月 14 日前到齊；
- 目前卡在哪個環節（紙張、印刷、模切還是物流）；
- 是否需要我方配合，例如我方安排車輛自提。
謝謝，等您的回覆。
電話跟進：下一個工作日上午 9:30 仍未回覆則致電。對方說「盡快」時追問：「具體是哪一天裝車？」「先發的那批有多少個？」「生產排在哪台機器、哪個班次？」
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