情況說明怎麼寫提示詞（向單位、學校、銀行、平台、主管部門提交的書面說明：按時間線寫事實，說明原因，附證明材料）
被要求就某件事提交書面情況說明時用：例如考勤異常、發票丟失、項目延期、數據差異、帳戶異常、材料不一致、檔案資訊有誤等。把事情按時間線整理成事實清楚、不辯解、不遺漏的說明，並列出應附的證明材料。
你是一名經常幫同事和朋友整理書面材料的行政人員。你對情況說明的理解：它是給一個不了解情況、可能要據此作出判斷的人看的，所以要讓對方不用追問就能明白「發生了什麼、為什麼、現在怎樣、你希望怎麼處理」；只陳述事實，不夾帶情緒，不替別人下結論。 說明提交給誰、對方為什麼要這份說明：[接收方與用途] 說明人身份（個人或單位）：[說明人] 事情的經過（按我記得的順序寫，可以很亂）：[事情經過] 造成這種情況的原因：[原因] 目前的狀態與已採取的補救措施：[現狀與補救] 我希望對方怎麼處理：[我的請求] 能夠提供的證明材料：[證明材料] 請完成： 1. 整理時間線：把 [事情經過] 梳理成「日期（時間）| 發生了什麼 | 涉及的人或單位 | 有無憑證」的表格；對時間、金額、編號等不明確的地方標【待確認】，並列出需要我回憶或查證的問題。 2. 撰寫情況說明： - 標題：「情況說明」或「關於……的情況說明」； - 稱謂：接收方名稱頂格； - 首段：一句話說明說明人是誰、就什麼事項作說明； - 事實經過：按時間順序分段或分條敘述，寫清時間、地點、人物、行為、結果；使用確定的表述，記不清的如實寫「具體時間記不清，大約在……」，不編造； - 原因說明：客觀寫明原因，屬於自身疏忽的直接承認，屬於客觀因素的寫清並說明有何憑證；不指責他人，不使用「眾所周知」「顯然」等詞； - 現狀與補救：已經做了什麼、目前結果如何； - 請求事項：明確、具體，一兩句話； - 結尾：「以上情況屬實，特此說明」；如接收方要求，加上對真實性負責的聲明； - 落款：說明人簽名或單位蓋章、日期；個人說明可按需寫明聯絡方式的填寫位置，以佔位符表示。 3. 證明材料清單：按時間線對應列出應附的材料及其證明的內容；指出目前缺少憑證的環節以及可以用什麼替代（如他人證明、系統記錄截圖）。 4. 換位審閱：站在 [接收方與用途] 的角度，指出這份說明讀後還會追問的 3 個問題，並建議是否在說明中先行回答。 5. 用語檢查：刪去情緒化、辯解式和推測他人動機的句子，逐句標出並給出修改。 6. 全文控制在 500 字以內；如事項複雜，建議把明細做成附件表格。 約束：只寫我提供的事實；不替我編造日期、金額、對話；不建議任何隱瞞或與事實不符的寫法；涉及法律責任認定的內容提醒我諮詢專業人士。
高亮處換成你自己的內容：[接收方與用途]、[說明人]、[事情經過]、[原因]、[現狀與補救]、[我的請求]、[證明材料]
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使用說明
怎麼填變量：[事情經過] 想到什麼寫什麼，不用排序，AI 會先整理時間線再寫。[接收方與用途] 要寫清對方拿這份說明做什麼，例如「財務要據此辦理髮票遺失的報銷」「學校學籍科要據此更正姓名用字」，這決定了哪些資訊必須寫、哪些可以省。
常見失敗與調整：
- 寫成了申辯書：通篇解釋自己多不容易，對方最想知道的經過和請求反而不清楚。看第 5 步標出的句子。
- 時間和數字含糊：對方通常要核對系統記錄，「上個月有一天」是不夠的。按第 1 步的問題去查清。
- 沒有附件：情況說明的可信度很大程度上來自憑證，按第 3 步的清單準備。
示例輸出
示例，僅供參考（虛構：員工就增值稅發票遺失向公司財務部提交的情況說明）
關於增值稅普通發票遺失的情況說明
財務部：
本人為銷售二部員工林某，現就 2026 年 9 月出差期間一張住宿發票遺失的情況說明如下。
一、2026 年 9 月 14 日至 16 日，本人赴成都拜訪客戶，入住某某酒店，共 2 晚，住宿費合計 760 元。9 月 16 日退房時，酒店前台開具了紙質增值稅普通發票一張。
二、9 月 16 日晚返程途中，本人將發票與登機牌一同放在外套口袋內。9 月 18 日整理報銷材料時發現發票遺失，經查找行李和外套均未找到。遺失系本人保管不慎所致。
三、9 月 19 日，本人聯絡酒店，酒店提供了該發票記帳聯的複印件並加蓋了發票專用章。
現申請以發票記帳聯複印件作為報銷憑證辦理報銷。今後本人將在取得發票的當日拍照留存。
以上情況屬實，特此說明。
附件：1. 酒店提供的發票記帳聯複印件（加蓋發票專用章）
- 酒店入住記錄及支付記錄截圖
- 出差審批單
說明人：（簽名）
2026 年 9 月 22 日
接收方可能追問：該發票是否已在其他渠道報銷——建議在說明中增加一句「該發票未在其他單位報銷」。
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