用 ChatGPT 寫道歉信、感謝信、請假條：說清事實和收件人，只讓它改語氣，承諾和理由自己把關，附 5 段提示詞

本文根據 OpenAI Academy《Writing with ChatGPT》整理，資料核對於 2026-11-05。配圖為本站整理的示意圖，不是介面截圖。本站（bigolab.com）不是 OpenAI 官方網站。官方沒有專門的「道歉信、感謝信、請假條」文章，下面是把官方寫作方法用到日常文書上，提示詞是本站示範。

適用於誰

• 想道歉又怕寫得生硬，或者寫成“我很抱歉，但是……”的人；
• 想認真感謝老師、同事、客戶，卻只會寫“非常感謝”的人；
• 需要寫請假條、情況說明，又不確定怎麼措辭才得體的人。

這類文書短，但最怕兩件事：語氣拿捏不準，以及寫了你沒打算兌現的話。 ChatGPT 擅長前者，後者只能你自己把關。寫商務電郵的通用做法見 /guides/chatgpt-write-email，本文只講這三類日常文書。

結論先說

1. 官方寫作指南要求一兩句話說清任務：寫給誰、讀完應該發生什麼。 道歉信是“讓對方知道你認識到了問題並打算怎麼補救”，請假條是“讓對方批准並知道怎麼交接”。目標不同，寫法不同。
2. 把真實情況告訴它，別讓它編。 官方建議提供原始素材。你給的事實越具體，信越像你寫的。
3. 指定格式與語氣。 是短訊、微信還是正式信函；是鄭重還是親切；幾句話還是一頁紙。
4. 小步修改。 官方建議幾輪有針對性的反饋，比反覆要求新稿更有效。例如“第二段太像藉口，改成只說我的責任”。
5. 姓名、日期、事實、承諾必須自己核對。 官方提醒，涉及具體事實要自己核實。

圖：本站根據 OpenAI Academy：Writing with ChatGPT 整理的示意圖

一、先理清自己要說什麼

寫之前，先回答四個問題，寫在一起貼給它：

• 對誰：收件人是誰、你們的關係、對方的身份；
• 什麼事：發生了什麼、什麼時候、影響了誰；
• 你想讓對方怎麼做或怎麼想：原諒、批准、知道你的心意；
• 你能做到什麼：補救方案、交接安排、回報方式。

第四條最關鍵。道歉信裏寫不出具體的補救，只是在表達情緒；請假條裏沒有交接安排，領導最關心的問題就沒回答。

二、5 段可以直接複製的提示詞

方括號裏是要你自己填的內容。

1. 道歉信：只承擔自己的責任

請幫我寫一封道歉信，發給[客戶 / 同事 / 朋友 / 家長]。
事實：[在什麼時間，我做了什麼，造成了什麼影響]。
我能做到的補救：[具體方案和時間]。
要求：先直接承認問題，不要用“如果讓你不舒服”這類含糊說法；不要把責任推給別人或情況；不超過 [250] 字；語氣真誠剋制，不卑微。
不要寫任何我沒提到的承諾。

2. 感謝信：寫具體的事

請幫我給[老師 / 導師 / 同事 / 客戶]寫一封感謝信。
對方做的具體事情：[例如：在我項目最緊的那周，幫我覆核了數據]。
這件事對我的幫助：[結果]。
要求：不要只寫“非常感謝”，要寫出具體做了什麼、產生了什麼影響；語氣誠懇不誇張；[200] 字以內；結尾不要提任何要求。

3. 請假條：寫清時間和交接

請幫我寫一份請假條，給[直屬領導]。
請假類型：[事假 / 病假 / 年假]；時間：[具體起止日期]；原因：[真實原因，一兩句話]。
工作交接：[誰接手哪些事，哪些事我返回後處理]。
要求：簡潔、正式、語氣禮貌；不誇大原因；寫明我在期間[能 / 不能]被聯絡到。

4. 同一封信，換三種語氣

下面是我寫的[道歉信 / 感謝信]。請分別改成：正式書面版、微信消息版（80 字內）、給長輩的親切版。三個版本事實保持不變，不要新增承諾。最後告訴我哪個版本更適合發給[收件人]，理由一句話。
[粘貼原文]

5. 發出前讓它挑毛病

請站在收件人的角度讀下面這封信，指出：1. 哪幾句可能讓對方不舒服；2. 有沒有聽起來像藉口的地方；3. 有沒有我可能做不到的承諾。只指出問題，不要重寫。
[粘貼]

通用的提示詞寫法見 /guides/how-to-write-prompts。如果這些信涉及你的真實姓名、單位和內部事項，先去掉不需要給 ChatGPT 看的資訊，見 /guides/ai-privacy-data-safety-checklist。

三類文書各自的寫法要點

這些是寫作常識，不是官方規定，供你檢查它寫得對不對：

• 道歉信：順序通常是“承認問題、說明影響、表達歉意、給出補救、保證改進”。避免長篇解釋原因，解釋太多容易變成辯解。如果對方還在氣頭上，先短後長，別一上來就發一大篇。
• 感謝信：越具體越有分量。寫“你週三晚上陪我改了兩遍方案”，比寫“感謝你一直以來的幫助”更打動人。感謝信裏不要夾帶新的請求，否則會顯得功利。
• 請假條：開頭一句寫明請什麼假、幾號到幾號，隨後一兩句說明原因，再寫交接。病假、事假的證明材料要求以單位規定為準，它並不知道你們單位的制度，需要你自己補充。

四、發出前必須自己核對的

圖：本站根據 OpenAI Academy：Writing with ChatGPT 整理的示意圖

• 承諾：寫出去的每一句“我會”，你都要確實做得到；
• 理由：請假、解釋類的文書，理由必須真實。編造的理由，一旦被追問就更被動；
• 單位模板：學校、公司有固定假條或情況說明格式的，用固定格式，再讓 ChatGPT 幫你潤色內容；
• 敏感場合：涉及賠償、糾紛、勞動關係的文字，不要靠 AI 決定措辭，先問專業人士；
• 讀一遍：出聲讀一遍，聽起來不像你說的話，就讓它改。

常見問題

Q：道歉信寫得太完美，對方會不會覺得假？

會。讓它保留你的口頭習慣，必要時把你自己寫的一兩句話放進去，再要求“保持我的說話方式”。

Q：它寫的內容和實際情況有出入怎麼辦？

再次告訴它事實，並要求“只用我提供的資訊”。不要依賴它去“補全”細節。

Q：能一次生成很多封嗎？

可以，但收件人不同、關係不同，語氣就不同。批量生成之後每封都要單獨檢查。

Q：免費版夠用嗎？

寫這類短文書夠用；需要長時間多輪修改、使用更多功能時，可以看看 /chongzhi/chatgpt-plus 裏的套餐說明。更多寫作場景見 /guides/chatgpt-self-introduction-cover-letter。

參考資料

• OpenAI Academy：Writing with ChatGPT — https://openai.com/academy/writing/