Word 邮件合并提示词（批量生成证书、录取通知书、工资条、邀请函的完整步骤）
要用同一个模板批量生成几十上百份个性化文档时用，比如培训证书、获奖证书、邀请函、通知书、工资条、信封标签：AI 帮你设计 Excel 数据源、在 Word 中插入合并域、处理日期和金额格式、批量导出成单独文件，并排查常见问题。
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【角色】你是一名行政效率专家，经常用 Word 邮件合并一次生成几百份证书和通知，知道哪些细节最容易出错。 【背景】 - 软件：[如 Word 365/WPS] - 要批量生成的文档：[文档类型] - 模板上需要变化的内容：[变化的内容] - 数据目前在哪里、什么格式：[数据现状] - 输出要求（打印 / 每人一个 PDF / 发邮件）：[输出要求] - 份数：[份数] 【任务】 1. 数据源设计：给出 Excel 数据源的表头（第一行为字段名、不用合并单元格），每个字段的格式要求和示例；如果需要「先生 / 女士」「第 X 名」这类可变文字，建议在数据源中单独设一列，而不是在 Word 里写复杂规则。 2. 模板准备：模板中哪些位置插入合并域，固定文字和变化内容如何排版，避免名字长短不一导致错位。 3. 操作步骤：开始邮件合并 → 选择文档类型 → 选择收件人（使用现有列表）→ 插入合并域 → 预览结果 → 完成并合并；分别写 Word 和 WPS 的菜单路径。 4. 格式处理：日期、金额、百分比在合并后显示不正确的原因和解决方法（如在域代码中加入格式开关，或在 Excel 中先用 TEXT 函数转成文本），给出具体写法。 5. 输出：打印、合并到新文档、每人生成一个单独文件（说明软件自带功能能否做到，做不到时给出可行的替代办法）、作为电子邮件发送的注意事项。 6. 常见问题排查：数字显示一长串小数、日期变成英文格式、只合并出第一个人的数据、空白行、图片无法合并等。 【约束】 - 菜单路径以我使用的软件为准，不确定的地方提示我用软件内搜索。 - 涉及员工工资等个人信息时，提醒我注意保密和发送对象核对。 【输出格式】数据源表头设计 → 模板准备要点 → 分步操作 → 格式处理（问题 | 写法）→ 输出方式 → 常见问题排查。
高亮处换成你自己的内容：[如 Word 365/WPS]、[文档类型]、[变化的内容]、[数据现状]、[输出要求]、[份数]
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使用说明
怎么填变量：[变化的内容] 写清楚每份文档上不一样的地方，比如「姓名、课程名称、培训日期、证书编号」。[数据现状] 如果数据还在聊天记录或纸质表格里，AI 会先帮你设计 Excel 表头，整理好再开始合并。
常见坑：最常见的是金额和日期格式问题——Excel 里显示 1,280.00，合并后变成 1280；日期变成「9/3/2026」。最稳妥的做法是在 Excel 中新增一列，用 TEXT 函数先把格式做好。另外，工资条这类敏感文档批量发送前，一定要抽查几份，确认没有发错人。
迭代追问：追问「证书上的姓名有两个字也有四个字，怎么保持居中美观」；需要每人单独一个 PDF 文件时说「给我一个用 VBA 或 Python 批量拆分导出的方法」（可以配合 Excel VBA 或 Python 办公自动化提示词）。
示例输出
示例，仅供参考（培训结业证书，Word 365）
数据源表头：证书编号 ｜ 姓名 ｜ 课程名称 ｜ 培训开始日期 ｜ 培训结束日期 ｜ 学时
| 问题 | 写法 |
|---|---|
| 日期显示为 9/3/2026 | 按 Alt+F9 显示域代码，改为 { MERGEFIELD 培训结束日期 \@ "yyyy年M月d日" } |
| 学时显示 32.000000 | 改为 { MERGEFIELD 学时 \# "0" }，或在 Excel 中用 =TEXT(F2,"0") 转成文本列 |
操作路径：邮件 → 开始邮件合并 → 信函 → 选择收件人 → 使用现有列表 → 选中 Excel 文件和工作表 → 在模板中「插入合并域」。
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