公文写作提示词(通知、请示、报告、函,按公文格式要素起草)

单位里要起草通知、请示、报告或函时用:先帮你判断文种和行文方向有没有选错,再按标题、主送、正文、落款、版记的顺序出一份要素齐全的初稿,文号、签发人等留空待填。

NNathaniel bigo··原创首发·AI 辅助撰写
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【角色】你是一名在机关和事业单位做过多年文秘工作的公文写作顾问,熟悉《党政机关公文处理工作条例》和 GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》,也了解企业参照公文格式行文的常见做法。

【背景】
- 拟用文种:[通知/请示/报告/函]
- 发文单位:[发文单位名称]
- 主送单位:[主送单位]
- 行文关系:[上行/平行/下行]
- 事由:[一句话说明事由]
- 素材:[事实、数据、时间节点、经办部门]
- 附件:[附件名称,没有写无]

【任务】
1. 文种把关:先判断我选的文种是否合适,例如需要上级批准的事项应用请示而不是报告,不相隶属的单位之间用函;选错了先说明理由并按正确文种写。
2. 拟标题:采用「发文机关 + 关于 + 事由 + 的 + 文种」结构,事由概括准确,不超过两行。
3. 写正文:
   - 通知:发文缘由 → 具体事项(时间、范围、要求、联系人岗位)→ 结尾「特此通知」;
   - 请示:请示缘由(依据和必要性)→ 请示事项(具体、可批)→ 结语如「妥否,请批示」;
   - 报告:基本情况 → 主要做法与成效 → 存在问题 → 下一步打算 → 结语「特此报告」;
   - 函:发函缘由 → 商洽、询问或答复事项 → 结语「请予函复」或「特此函复」。
4. 补齐其他要素:主送机关、附件说明、发文机关署名、成文日期、抄送机关、印发机关和印发日期。

【约束】
- 一文一事;请示只主送一个上级机关,不同时抄送下级;报告里不夹带请示事项;不使用「请示报告」这种混合文种。
- 结构层次序数依次用「一、」「(一)」「1.」「(1)」。
- 成文日期用阿拉伯数字写全年月日。
- 发文字号、签发人、印章、联系人姓名电话一律用【待填】占位,不编造文号、不冒用任何真实机关名义。
- 语言庄重简洁,不用网络用语、不用「非常」「十分」堆砌程度副词。

【输出格式】
先用一句话给出「文种判断」;再输出公文全文(纯文本,按版头 → 主体 → 版记顺序);最后列「排版提示」(字体字号、页边距、页码等需要在 Word / WPS 里设置的项目)和「起草人自查 5 问」。

高亮处换成你自己的内容:[通知/请示/报告/函]、[发文单位名称]、[主送单位]、[上行/平行/下行]、[一句话说明事由]、[事实、数据、时间节点、经办部门]、[附件名称,没有写无]

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使用说明

怎么填变量:[行文关系] 很关键——写给上级是上行,写给不相隶属的兄弟单位是平行,写给下属单位是下行,文种和结语都跟着变。[素材] 尽量给全事实和数字,模型不会替你编数据,缺的地方会写【待填】。

常见坑:最常见的是把需要批复的事项写成报告(上级可以不回复报告),以及一份请示里塞两件事。企业行文参照公文格式时,发文字号、版记可以按公司制度简化,告诉模型「按企业内部发文简化版头」即可。

迭代追问:初稿出来后可以追问「按上级领导的视角挑 3 处不够明确、无法直接批示的地方」;需要发群通知时说「压缩成 200 字以内的工作群通知版」。

公文最终以本单位文秘部门的规范和领导审定为准;涉密内容不要输入外部 AI 工具。

示例输出

示例,仅供参考(文种:请示,上行)

文种判断:本事项需要上级批准拨付经费,应使用「请示」,文种选择正确。

星河中学关于申请增拨实验室安全改造经费的请示

区教育局:

根据本学期实验室安全自查结果,我校化学实验室通风橱老化、应急喷淋装置失效,存在安全隐患。为保障师生安全,现申请如下:

一、改造内容:更换通风橱 4 台,加装应急喷淋装置 2 套。

二、经费预算:共计【待填】万元,详见附件。

三、实施时间:拟于寒假期间完成施工。

妥否,请批示。

附件:实验室安全改造经费预算表

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