用 ChatGPT 写外贸开发信、英文商务回复：卖点从产品资料里取，客户信息自己给，附 5 段可复制提示词

本文根据 OpenAI Academy《Writing with ChatGPT》《Prompting》和 OpenAI 帮助中心《Uploading files and audio to ChatGPT》整理，资料核对于 2026-11-05。配图为本站整理的示意图，不是界面截图。本站（bigolab.com）不是 OpenAI 官方网站。官方没有专门的「外贸开发信」文章，下面是把官方写作方法用到外贸邮件上，提示词是本站示范。

适用于谁

• 做外贸、跨境业务，要给陌生客户写第一封英文邮件的人；
• 收到客户询盘、报价追问，需要用英文得体回复的人；
• 已经看过 /guides/chatgpt-write-email 的通用邮件写法，想要外贸场景专用说法的人。

通用邮件那篇讲的是计划、起草、修改；本文只讲外贸场景特有的三件事：冷启动（对方不认识你）、产品卖点从哪来、英文怎么回得稳。

结论先说

1. 开发信的核心是读者和下一步。 官方写作指南的第一步是用一两句话定义：写给谁，读完之后应该发生什么。开发信里就是「对方是什么角色」和「我希望他回复什么」（要样品、约通话、看报价单）。
2. 卖点从你的产品资料里取。 官方说明可以上传文档、表格，让 ChatGPT 总结、提取关键信息。把产品目录、规格表交给它，让它提炼，而不是让它凭空想。
3. 客户信息只用你给的。 它不知道对方公司做什么，也别让它猜；对方的行业、采购品类这些个性化句子，必须来自你查到的资料，否则就是编造。
4. 官方提示指南的边界示例：把消息准备成草稿，不要发送。 外贸邮件更要自己看过再发。
5. 数字、认证、交期、价格是你的承诺，由你填写、由你核对，不要让它补全。

图：本站根据 OpenAI Academy：Writing with ChatGPT 整理的示意图

一、先准备三份材料

1. 产品资料：目录、规格表、认证清单、MOQ 与交期的事实（你自己确认过的）；
2. 目标客户信息：公司名、角色、你为什么联系他（展会名片、官网上看到的采购品类等），写成几句话；
3. 你的限制：不能承诺的事、不对外的价格、公司语气（正式 / 友好）。

资料文件可以直接上传（官方列出 PDF、DOCX、XLSX 等格式，具体限制见官方文件上传文章；当天写的是每 3 小时最多 80 个文件，免费用户每天 3 个）。价格表等敏感内容上传前请先想清楚是否合适，数据设置见 /guides/chatgpt-data-controls-privacy。想让它长期记住你的公司介绍与语气，可以放进自定义指令，见 /guides/chatgpt-custom-instructions。

二、5 段可以直接复制的提示词

方括号里是你要自己填的内容。

1. 从产品资料提炼卖点

下面是我们产品的资料。请提炼出 3 个最适合写给 [目标客户角色，例如：欧洲连锁超市的采购经理] 的卖点。
每个卖点写：一句英文卖点 + 资料中对应的依据（引用原文位置）。
只使用资料里有的信息；认证、数据、交期如果资料里没有，请写「资料中没有」，不要补充。资料：[粘贴或上传]

2. 写第一封开发信

请写一封英文开发信（cold email），收件人是 [职位] at [公司]。
背景：我在 [展会 / 官网 / 平台] 看到他们在采购 [品类]。我的公司是 [一句话介绍]。
结构：针对性的第一句（只用我给的背景）→ 一句话说明我能为他解决什么 → 一条证据（用我提供的事实：[事实]）→ 一个明确的下一步：[要样品 / 约 15 分钟通话]。
要求：120 词以内，语气专业直接，不夸大，不用 “best price” 之类空话。再给 3 个主题行备选。

3. 回复客户询盘

下面是客户的询盘邮件和我的真实信息。请写英文回复。
我能确认的信息：[产品型号、MOQ、交期、报价范围——只写你确认过的]
我暂时不能确认的信息：[列出]，请在邮件里写成「我会在 [日期] 前确认后回复」。
语气 [友好 / 正式]，不要承诺我没有写明的内容。先给回复，再用中文列出你对客户问题的理解，方便我核对。
客户邮件：[粘贴]

4. 跟进（没回复时）

我 [3] 天前发了下面这封邮件，对方没有回复。请写一封简短的英文跟进，不超过 60 词，不要指责对方，换一个角度提供一点新价值：[新信息，例如：新品 / 样品政策]。
再给一个更礼貌的“最后一次跟进”版本。原邮件：[粘贴]

5. 发出前的检查

请检查下面这封英文邮件：
1. 列出所有数字、日期、产品型号，让我对照核对；
2. 指出可能让对方误解或过度承诺的句子；
3. 指出中式英语或生硬的表达，并给出更自然的写法；
4. 判断收件人看完是否清楚下一步该做什么。
只检查和建议，不要整篇重写。邮件：[粘贴]

三、改稿时怎么说

官方写作指南的建议是：反馈要具体，「写好一点」不如「缩短 25%，把最后的请求写得更清楚」有效；想知道它改了什么，可以同时要求修改版本和一句简短理由。开发信常用的说法：

• 「开头太像模板，换成只用我给的背景写的一句话」；
• 「去掉所有形容词，只保留事实」；
• 「结尾只留一个问题，别同时要两件事」。

英文长邮件和中英互译的更多做法见 /guides/chatgpt-translation。

图：本站根据 OpenAI Academy：Prompting 整理的示意图

四、发出前自己要核对什么

• 事实与承诺：型号、价格、MOQ、交期、认证编号，逐项对照你的资料；
• 个性化句子：是否都有你查到的依据，没有就删掉；
• 收件人：姓名拼写、职位、公司名；
• 合规：各国对商业推广邮件（是否需要退订方式、发件人信息等）的规定不同，群发前请按收件人所在地的规定和你使用的邮箱服务的规则自行核对，本文不构成法律意见；
• 只写草稿：如果你连接了邮箱，让它「只准备成草稿，不要发送」，由你确认后发出，连接方法见 /guides/chatgpt-gmail-google-calendar-connect。

常见问题

Q：能不能让它一次生成几百封不同的开发信？

技术上可以让它按名单批量改写，但它不知道每家公司的真实情况；没有真实的个性化依据，批量生成的只是换了名字的模板。

Q：客户用我不熟的行业术语怎么办？

把术语和上下文贴给它，让它解释并标出不确定之处，再向客户或同事确认。

Q：想要更强的推理和更多用量？

写邮件免费版通常够用；上传大量资料或反复改稿时可以看看 /chongzhi/chatgpt-plus。

参考资料

• OpenAI Academy：Writing with ChatGPT — https://openai.com/academy/writing/
• OpenAI Academy：Prompting — https://openai.com/academy/prompting/
• OpenAI 帮助中心：Uploading files and audio to ChatGPT — https://help.openai.com/en/articles/8555545-file-uploads-faq