用 ChatGPT 写邮件：从目标、收件人到定稿，附 6 条可复制的邮件指令和修改说法

本文根据 OpenAI Academy 的《Writing with ChatGPT》和《Prompting》整理，资料核对于 2026-10-25。官方没有专门的「写邮件」帮助文章，下面是把官方写作方法用到邮件上，指令是本站示范。邮件发出前请自己通读并核实事实。

适用于谁

• 每天要写工作邮件，想省时间的人；
• 搜「chatgpt 写邮件」「chatgpt 回复邮件」的人；
• 不知道怎么跟 ChatGPT 说才能得到可以直接发的邮件的人；
• 想让邮件语气更得体、更简短的人。

结论先说

1. 官方写作指南给的流程是 Plan → Draft → Revise → Package（计划、起草、修改、定稿）。 计划：想清楚目标、收件人和「希望对方接下来做什么」；起草：快速得到一个可用的初稿；修改：改清晰度、语气和长度；定稿：按邮件的格式整理。
2. 提供背景和限制，输出才好用。 官方说，ChatGPT 在你提供背景和限制时效果最好，并且要把输出当作你要审阅的草稿。
3. 想要可以直接发的邮件，要说清格式： 官方写作指南的做法是让它给出主题行、简短的开头和明确的下一步。
4. 修改时给具体反馈。 官方说，「写好一点」这类泛泛的要求不如「缩短 25%，把最后的请求写得更清楚」有效；几轮有针对性的修改通常比反复要新稿更有效。
5. 涉及具体数字、日期、政策的地方要自己核实。
6. 想让 ChatGPT 记住你的写作风格，可以用自定义指令，见 /guides/chatgpt-custom-instructions；想要更强的推理和更多的用量，可以看 /chongzhi/chatgpt-plus，写邮件本身免费版通常够用。

图：本站根据 OpenAI Academy：Writing with ChatGPT 整理的示意图

一、第一步：先想清楚三件事

官方写作指南的建议：先用一两句话定义任务——这是写给谁的，对方读完之后应该做什么。邮件里就是三个问题：

1. 对谁写（上级、同事、客户、陌生人）；
2. 要达到什么（通知、请求、跟进、拒绝）；
3. 要对方做什么（回复、确认、在某天前提交）。

二、第二步：6 条可以直接复制的指令

方括号里是要你自己填的内容。

1. 会后跟进邮件

官方写作指南的示例任务就是这一类：根据会议记录起草一封跟进邮件，包含主题行、简短摘要和带负责人的下一步。

请根据下面的会议记录，写一封会后跟进邮件，发给 [参会人]。要求：有主题行；先用 3 句话总结结论；再用列表写下一步，每条写明负责人和截止日期；语气简洁礼貌。只使用记录里的信息，没有写明的负责人请标「待确认」。会议记录：[粘贴]

2. 请求类邮件

我要给 [对方职位] 写一封邮件，请他 [具体请求]。对方不熟悉背景，背景是：[两三句话]。请写成 150 字以内，开头一句说明来意，结尾给出我希望的回复时间 [日期]，语气礼貌但直接。

3. 回复收到的邮件

下面是我收到的邮件和我想表达的意思。请帮我写一封回复。我想表达的要点：[要点]。语气：[如：友好、专业]。长度：不超过 100 字。先给我回复，再用一句话告诉我你对原邮件的理解，以便我确认没有读错。原邮件：[粘贴]

4. 拒绝或延期

我需要礼貌地拒绝 [对方] 的 [请求]，原因是 [原因，可以简短]。请写一封邮件：先表示感谢，再说明无法接受，必要时给一个替代方案 [方案]。不要道歉过度，不要承诺我没有说过的事。

5. 把粗稿改得更专业

下面是我写的邮件草稿。请在不改变意思的前提下，把它改得更清晰、更简短，去掉重复和口语。给我修改后的版本，并用三条说明你改了什么。草稿：[粘贴]

6. 外文邮件

请把下面这封中文邮件改写成英文邮件，面向 [职位/关系]，语气 [正式/友好]。保留所有日期和数字，不要增加原文没有的内容。完成后，列出你不确定的措辞，我来判断。邮件：[粘贴]

翻译相关的更多用法见 /guides/chatgpt-translation。

三、第三步：邮件不满意怎么改

图：本站根据 OpenAI Academy：Writing with ChatGPT 整理的示意图

官方提示词指南的建议是：第一次提示不用完美，看了结果之后，直接说想要的具体修改，比如把开头写得更直接、保留证据、把建议移到背景之前，不用重新开始。官方写作指南还建议，如果想知道改了什么，可以同时要求修改版本和一句简短的理由。

四、连接邮箱时要注意

如果你的账号连接了 Gmail，ChatGPT 可以按你的要求读取邮件内容，设置见 /guides/chatgpt-gmail-google-calendar-connect。官方提示词指南的边界示例里有一条：把消息准备成草稿，不要发送。建议你也这样写：

请根据我最近一封来自 [发件人] 的邮件，起草回复。只准备成草稿，不要发送。

邮件内容属于你的隐私，想控制 ChatGPT 能看到什么，见 /guides/chatgpt-data-controls-privacy。

五、发出前的检查

• 收件人和抄送是否正确；
• 日期、金额、人名、职位是否与事实一致；
• 附件有没有提到却没附上；
• 语气是不是你平时会用的；
• 有没有写进你不想对外说的内部信息。

常见问题

Q：ChatGPT 写的邮件会不会一眼被看出来？

常见的特征是客套话多、句式整齐。把你平时的写作习惯告诉它，或给它一两封你自己写的邮件作为参考，再要求「按这个风格写」。

Q：能不能让它自动发邮件？

本文没有核对到官方对自动发送邮件的专门说明；建议只让它写草稿，由你确认后自己发送。

Q：英文邮件怎么写才地道？

告诉它收件人关系和场合，要求列出不确定的措辞，再自己判断。

Q：写周报、写报告呢？

见 /guides/chatgpt-write-report-weekly。

参考资料

• OpenAI Academy：Writing with ChatGPT — https://openai.com/academy/writing/
• OpenAI Academy：Prompting — https://openai.com/academy/prompting/