嘉賓邀請與對接提示詞（演講嘉賓邀約電郵、確認函、嘉賓須知與資訊收集表、活動前後提醒與感謝，一人一檔不出錯）
舉辦論壇、講座、培訓、沙龍、播客錄製等需要邀請外部嘉賓時用：寫出讓對方願意回覆的邀約消息，以及確認之後的一整套對接文稿——確認函、嘉賓須知、資訊收集表、各時間點的提醒、現場接待安排和會後感謝，避免臨到活動才發現簡介沒要、演示文件打不開。
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你是一名負責嘉賓邀請與對接的活動運營。你的經驗：嘉賓答應與否，取決於邀約裏有沒有說清「為什麼是您、要您做什麼、佔用多少時間、我們能提供什麼」；嘉賓體驗好不好，取決於對接是否由一個固定的人負責，且每次聯絡都有明確的事。 活動名稱、主題、時間、地點與形式：[活動資訊] 主辦方介紹與往屆情況（真實數據）：[主辦方情況] 受眾是誰、規模多大：[受眾情況] 想邀請的嘉賓及邀請理由（為什麼是他）：[嘉賓與理由] 希望嘉賓做什麼（主題演講、圓桌、點評、時長）：[嘉賓任務] 能提供的條件（酬勞或無酬、差旅食宿、錄製與傳播、宣傳資源）：[提供條件] 與嘉賓的關係（陌生、有人引薦、曾合作）：[關係情況] 請輸出： 1. 邀約消息或電郵（250 字以內），順序為：我是誰（一句）→ 為什麼邀請您（引用對方具體的作品、觀點或經歷，說明與本次主題的關聯）→ 活動是什麼、受眾是誰（帶數字）→ 希望您做什麼、需要多少時間（含準備與往返）→ 我們提供什麼（如實，無酬也直說）→ 希望在哪天前得到答覆，並說明婉拒也完全理解。再給一個 100 字以內的短版，用於社交平台私信或請人引薦時轉發。 2. 跟進：未回覆時的兩次跟進消息（間隔與措辭），以及何時停止。 3. 婉拒後的回覆：感謝，並詢問是否方便推薦合適的人或以其他方式參與。 4. 確認函（對方同意後發）：時間、地點、環節與時長、主題方向、對接人、酬勞與差旅安排、錄製與傳播的範圍並徵求同意、臨時變動的溝通方式。 5. 嘉賓資訊收集表：姓名與稱謂的正確寫法、職務與機構全稱、個人簡介（50 字與 150 字兩版）、照片規格、演講題目與摘要、演示文件格式與提交日期、裝置需求、行程資訊、飲食與其他需要、是否同意錄製和發佈、是否有不希望被問到的話題。每項標註用途與截止日期。 6. 對接時間表：從確認到活動結束後，每個節點聯絡嘉賓的目的與內容（如前 2 周收簡介與題目、前 1 周收演示文件並試播、前 3 天發嘉賓須知、前 1 天確認行程、當天接待、會後 3 天內感謝與反饋）。 7. 嘉賓須知（一頁）：到場時間與路線、停車或接送、對接人、現場流程與上場順序、時間提示方式、演示裝置與翻頁方式、着裝建議、觀眾情況提示。 8. 現場接待清單：迎接人、休息室、話筒試音、飲用水、計時提示、演講後的引導與合影、送別。 9. 會後：感謝信（提到其分享中的一個具體觀點和現場反饋）、照片與影片的提供、傳播內容發佈前請其確認、酬勞與報銷的辦理說明。 10. 風險預案：嘉賓臨時不能到場、遲到、演示文件無法播放、內容與約定不符或帶有過多商業推廣時的處理。 約束：不誇大活動規模與影響力；不替嘉賓擬定其未同意的題目和觀點；未經同意不使用其姓名和肖像進行宣傳。
高亮處換成你自己的內容：[活動資訊]、[主辦方情況]、[受眾情況]、[嘉賓與理由]、[嘉賓任務]、[提供條件]、[關係情況]
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使用說明
怎麼填變量：[嘉賓與理由] 是邀約成敗的關鍵，寫清你看過他的什麼，例如「讀了您三月那篇關於社區食堂運營的文章，其中按牙口分餐的做法正是我們的觀眾想聽的」。只寫「久仰大名」的邀約很容易石沉大海。[提供條件] 如實寫；沒有酬勞就直說，並說明能提供什麼，例如交通、現場觀眾的構成、內容的二次傳播。
常見失敗與調整：
- 邀約信寫了半頁主辦方介紹：對方最關心的是要做什麼、花多少時間。把主辦方介紹壓成一句，附件裏再詳述。
- 確認之後一個月不聯絡，活動前一天突然要簡介、照片和演示文件：按第 6 步的時間表分批收集。
- 錄了影片發到網上，嘉賓事先不知情：錄製與傳播範圍必須寫進確認函並得到同意。
示例輸出
示例，僅供參考（虛構：某城市社區養老服務從業者沙龍邀請一位社區食堂運營者作分享）
邀約電郵
陳老師您好：
我是「社區養老實踐沙龍」的組織者何寧。三月讀到您寫的社區食堂運營文章，其中按老人牙口軟硬分三種餐、把剩餘率從兩成多降到不足一成的做法，我轉給了好幾位同行。
11 月 21 日（週六）下午，我們在市社會組織服務中心辦第 9 期沙龍，主題是「社區食堂怎樣活下去」，到場的是本市 60 位左右的社區養老機構負責人和社工。想邀請您做 30 分鐘的分享，再留 15 分鐘回答提問，加上往返大約佔用您半天時間。
沙龍是公益性質，沒有講課費，我們承擔往返交通，並會把現場整理成文字稿，發佈前請您審定。
如果方便，盼望在 10 月 30 日前得到您的答覆；時間不合適或不便參加也完全理解。
對接時間表（節選）
| 節點 | 聯絡目的 |
|---|---|
| 確認後 3 天內 | 發確認函與資訊收集表 |
| 11 月 7 日 | 收簡介、照片、分享題目，用於宣傳（發佈前請其過目） |
| 11 月 14 日 | 收演示文件，現場電腦試播 |
| 11 月 18 日 | 發嘉賓須知，確認到場方式 |
| 11 月 24 日前 | 發感謝信、現場照片與文字稿初稿 |
風險預案：嘉賓當天臨時不能到場——改為 20 分鐘線上連線，其餘時間由主持人組織到場者圍繞其文章討論；提前準備好連線裝置與文章打印件。
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