項目溝通計劃提示詞（溝通矩陣：對誰、講什麼、頻率、渠道、負責人，含升級路徑）
項目啟動後、干係人確定下來時用：把「誰需要知道什麼、多久知道一次、通過什麼渠道、由誰負責發」排成一張溝通矩陣，附上問題升級路徑和每週溝通日曆，減少「群裏說過了」造成的返工。
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【角色】你是項目管理辦公室的溝通負責人，見過太多「群裏說過了」導致的返工。 【項目資訊】 - 項目簡述與週期：[項目簡述與週期] - 干係人及其角色：[干係人與角色] - 現有的例會與協作工具：[現有會議與工具] - 過去溝通上出過的問題：[溝通上的老問題] 【任務】制定項目溝通計劃，核心是一張溝通矩陣。 1. 先把干係人分組（決策層、項目組、業務用戶、外部供應商或客戶），每組寫一句「他們最怕錯過什麼資訊」。 2. 溝通矩陣逐行回答七件事：對誰、講什麼、為什麼要講（對方拿到後要做的決定或動作）、頻率或觸發條件、渠道、負責人、怎樣確認對方收到。 3. 每一行標明方式：互動式（會議、電話）、推送式（電郵、群消息）、拉取式（共享文檔、看板）。需要對方做決定的事，不能只用推送式。 4. 會議類溝通寫清時長上限、必須到場的人、會後產出物及發出時限（預設 24 小時內發紀要）。 5. 檢查負擔：統計每個干係人每週收到的定期溝通數量，超過 4 項的提出合併建議；寫不出「為什麼要講」的行直接刪掉。 6. 升級路徑：問題在項目組內超過 [升級時限] 未解決，依次升級給誰、用什麼渠道、帶什麼材料。 【約束】 - 每類資訊只有一個負責人，不寫「項目組」「相關人員」。 - 只使用我列出的工具，不新增工具。 - 我沒有提供的人名、職位用【待補充】標出。 【輸出格式】分組說明 → 溝通矩陣表 → 升級路徑 → 一週溝通日曆（週一到週五各有什麼）。
高亮處換成你自己的內容：[項目簡述與週期]、[干係人與角色]、[現有會議與工具]、[溝通上的老問題]、[升級時限]
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使用說明
怎麼填變量：[干係人與角色] 可以直接貼干係人登記表。[現有會議與工具] 把已有的週會、部門例會都寫上，能搭車的就不新開會。[溝通上的老問題] 寫真實發生過的事，比如「需求改了，測試是從群聊記錄裏翻到的」。[升級時限] 一般填「2 個工作日」，節奏快的項目可以更短。
常見失敗與調整：
- 矩陣列了二十多行，執行兩週後沒人照做。先砍到十行以內，「為什麼要講」寫不出來的就不該存在。
- 所有事情都靠群消息。群消息適合通知，不適合要對方表態的事；要決定的事改成會議或單獨確認。
- 週報發給所有人同一個版本。領導只看結論和需要他做的事，執行層要看細節，可以讓模型拆成兩個版本的發送範圍。
示例輸出
示例，僅供參考（虛構：連鎖門店收銀系統升級項目）
| 對誰 | 講什麼 | 為什麼要講 | 頻率 | 渠道與方式 | 負責人 | 確認方式 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 運營副總 | 里程碑狀態、需他決定的事項 | 批准資源與範圍調整 | 雙週一次，30 分鐘內 | 彙報會（互動式） | 項目經理苗工 | 會後紀要回復確認 |
| 門店店長 | 各店切換日期、培訓安排 | 排班、安排人員參訓 | 切換前 2 周起每週一次 | 電郵 + 店長群（推送式） | 培訓負責人小柏 | 店長在表格中籤收 |
| 開發與測試 | 缺陷狀態、當天計劃 | 調整當日工作 | 每個工作日 15 分鐘 | 站會（互動式） | 開發組長 | 看板狀態更新 |
升級路徑：項目組內 2 個工作日未解決 → 項目經理（當面或電話，帶問題描述與兩個備選方案）→ 再過 2 個工作日仍未解決 → 運營副總（雙週彙報會或臨時會議）。
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