用 Codex 處理 Excel / CSV 批量數據：先說清哪裏亂、要什麼結果、原文件不動，再核對清洗後的副本，附 4 段提示詞

本文根據 Codex / ChatGPT 官方用例《Clean and prepare messy data》《Consolidate spreadsheets》和《Prompting》整理，資料核對於 2026-11-05。配圖為本站整理的示意圖，不是軟件截圖。本站（bigolab.com）不是 OpenAI 官方網站。安裝與配置見 /guides/codex-getting-started，本文只講怎麼交代數據任務。

適用於誰

• 手裏有一份系統導出的 CSV 或表格，日期格式不統一、金額帶貨幣符號、有重複行，想整理成能直接用的版本的人；
• 每月要把幾份導出合成一份報表的人；
• 不想自己寫公式、寫腳本，但又擔心“一整理就把原始數據弄壞”的人。

結論先說

1. 官方的核心做法：讓它清洗一份副本，原文件保持不變。 官方用例明確寫了“write a cleaned copy while keeping the original file unchanged”。
2. 把你已經看到的問題逐條寫出來，再說清想要什麼結果（清洗後的 CSV、一個新的表格頁，還是可以直接上載的文件）。
3. 讓它附一份簡短的數據質素說明：改了什麼、刪了什麼、哪些行拿不準。用之前先打開清洗後的文件和這份說明。
4. 合併多份表格時，先說清連接鍵，並要求對不上的記錄單獨列出來複查，不要讓它猜、不要讓它悄悄合併有衝突的記錄。
5. 清洗結果要自己抽樣核對，官方沒有保證結果一定正確。

圖：本站根據 官方用例《Clean and prepare messy data》 整理的示意圖

一、先把文件和問題準備好

官方用例的用法很簡單：把文件拖進去，或者在提示詞裏用 @ 點名，例如 @customer-export.csv。然後做三件事：

• 描述你已經看到的問題。 官方示例列了幾類常見問題：日期在兩種寫法之間混用、金額裏有貨幣符號、逗號和空白單元格、重複導出造成的重複客戶行、同一個地區或類別有多種寫法、混進來的粘貼彙總行。
• 說清想要的結果：清洗後的 CSV、表格裏新增一頁，或可直接上載到別的系統的文件。
• 說明邊界：原文件不動、空白金額保持空白（不要補成 0）、盡量保留源行編號以便回頭對照。

官方《Prompting》也提到，大任務可以按“目標、背景、輸出、邊界”來組織提示詞，只寫有用的部分，不必每項都填。數據清洗正好適合這個結構：目標是乾淨的副本，背景是文件和問題清單，輸出是文件格式加質素說明，邊界是原文件不動。

如果你的 Codex 在命令行或 IDE 裏運行，文件要放在它能訪問的工作目錄裏。它能讀寫哪些目錄由沙盒和審批設定決定，見 /guides/codex-permissions-sandbox。

二、4 段可以直接複製的提示詞

方括號裏是要你自己填的內容。

1. 清洗一份導出文件

請清洗 @[文件名]。
我已經發現的問題：
- 日期混用了 [MM/DD/YYYY] 和 [YYYY-MM-DD] 兩種寫法
- 金額列裏有貨幣符號、千分位逗號和空白單元格
- 有幾行客戶記錄是重複導出造成的
- [地區 / 類別] 有多種叫法
- 數據中間夾着粘貼進來的彙總行
我要的結果：
- 另存為一份清洗後的 CSV，原文件保持不變
- 日期統一為 [YYYY-MM-DD]
- 空白金額保持空白，不要補 0
- 盡量保留原始行編號
- 再給我一份簡短的數據質素說明：改了什麼、刪了多少行、哪些行你不確定

2. 先只看、不改：摸清數據有什麼問題

我還不清楚 @[文件名] 裏有哪些問題。請先只讀不改：
1. 列出每一列的含義和你推測的數據類型；
2. 找出格式不一致、重複、缺失、明顯異常的值，各給 3 個例子和所在行號；
3. 告訴我清洗時有哪些地方需要我做決定（比如重複行保留哪一條）。
先不要生成任何文件。

3. 合併多份導出

請把 @[文件一]、@[文件二]、@[文件三] 合併成一個表格。
- 用 [客戶編號] 作為連接鍵，重複記錄的處理規則是：[保留最新一條]
- 計算 [每個客戶本月合計金額]，並和 @[目標文件] 裏的目標對比
- 單獨做一頁“複查”：列出對不上的鍵和沒能合併的記錄
- 另外寫一頁“說明”：假設、口徑和下次刷新的步驟
不要編造連接鍵，不要悄悄合併有衝突的記錄，保留原始導出文件不動。

4. 模擬下次刷新

假設下個月我換上新的導出文件，請檢查這套流程：
- 哪些輸入可以直接替換而不用改流程；
- 哪些公式、連接和圖表會正確更新；
- 有沒有重複或對不上的鍵；
- 哪些假設沒有寫進說明；
- 哪些步驟還需要人工判斷。
不要覆蓋源文件，也不要改變業務口徑。

第 3、4 段的思路來自官方《Consolidate spreadsheets》用例：先把連接鍵、重複規則、口徑說清，再讓它把有問題的記錄隔離出來，最後測試一次下次刷新。

三、清洗完之後怎麼核對

圖：本站根據 官方用例《Clean and prepare messy data》 整理的示意圖

官方建議是：先打開清洗後的文件和聊天裏的數據質素說明，再用於下游。下面是本站補充的核對清單，不是官方清單：

• 行數帳：原文件多少行、清洗後多少行、刪了多少行，三個數要對得上，說明裏要有解釋；
• 隨機抽查：隨便挑 10 行，和原文件逐項對比，尤其是日期和金額；
• 彙總行：混進數據裏的合計行是否都去掉了，沒有被當成普通數據算進總數；
• 空白與零：空白金額沒有被改成 0，否則求和、平均值都會變；
• 原文件：確認原文件的修改時間沒變，必要時對比一下文件大小；
• 重要數據：財務、對帳、要上報的數據，清洗後用你熟悉的方式再算一次總數。

發現問題就把具體的行號和現象發給它，讓它說明原因再改，不要只說“有錯”。

四、幾個容易踩的點

• 不要把含身份證號、手機號、銀行帳號的原始文件直接交出去。 先脫敏或只取需要的列，檢查清單見 /guides/ai-privacy-data-safety-checklist；
• 日期的歧義要你來裁決。 03/04/2026 是 3 月 4 日還是 4 月 3 日，文件本身可能判斷不出來，提示詞裏要寫明；
• 一次只處理一類問題，先去重、再統一格式、最後合併，每一步都核對，比一次性“全部搞定”更可靠；
• 把常用規則存起來。 同類文件每月都要清洗的話，可以把規則寫進 AGENTS.md，見 /guides/codex-agents-md-how-it-reads。

如果你更習慣在 ChatGPT 網頁裏直接傳表格分析，可參考 /guides/chatgpt-excel-data-analysis。

常見問題

Q：它說清洗好了，但數字和我手算的不一樣？

把兩邊的差異、涉及的行和你的算法告訴它，要求它先說明差異的來源，再改。不要在沒弄清口徑之前反覆讓它“再算一遍”。

Q：文件很大怎麼辦？

先讓它讀取表頭和前幾十行，確認結構，再分步處理。官方沒有給出文件大小上限，實際限制以當前版本為準。

Q：需要多少額度？

Codex 隨 ChatGPT 套餐提供，額度以官方頁面為準。數據任務如果來回修改次數多，消耗會更大，需要更多額度可以看看 /chongzhi/chatgpt-plus 裏的說明。

參考資料

• Codex / ChatGPT 官方用例：Clean and prepare messy data — https://learn.chatgpt.com/use-cases/clean-messy-data
• Codex / ChatGPT 官方用例：Consolidate spreadsheets — https://learn.chatgpt.com/use-cases/consolidate-spreadsheets
• Codex / ChatGPT 官方文檔：Prompting — https://learn.chatgpt.com/docs/prompting