Gemini 办公指令范本（Gmail、文档、表格里的 Gemini：按角色、任务、背景、格式四要素写指令）
在 Gmail、Google 文档、表格、云端硬盘里使用 Gemini 侧边栏，却只会说「帮我写封邮件」时用：把一句话需求交给模型，它按 Google 面向 Workspace 用户推荐的「角色—任务—背景—格式」四要素改写成 3 条可直接粘贴到对应应用里的指令，并提示可以引用哪些文件。
我在 Google Workspace 里使用 Gemini，请把我的需求改写成可以直接粘贴使用的指令。 我的需求（口语化的一句话就行）：[一句话需求] 我在哪个应用里用：[使用的应用]（Gmail / 文档 / 表格 / 幻灯片 / 云端硬盘） 我的岗位和这件事的背景：[岗位与背景] 会用到的文件或邮件：[相关文件或邮件] 结果给谁看：[对象] 请这样做： 1. 先判断我的需求缺哪些要素。四个要素是： - 角色：让 Gemini 以什么身份来写（通常就是我的岗位）； - 任务：一个明确的动词开头的要求（起草、总结、对比、整理成表、提取待办……）； - 背景：对象是谁、前因后果、要参考的文件； - 格式：篇幅、结构、语气。 2. 输出 3 条不同写法的指令，从短到长： - 精简版：一两句话，包含全部四个要素； - 标准版：三四句话，补充语气和篇幅； - 引用文件版：明确写出要参考哪份文件或哪封邮件，并说明从中取什么信息。文件名用我提供的名称，放在指令中便于我在应用里用 @ 选择对应文件。 3. 每条指令都用自然的口语句子书写，不要写成关键词堆砌，也不要使用编程式的符号。 4. 在每条后面用一行说明：它比我原来的说法多交代了什么。 5. 最后给 2 条追问示例，用来在得到初稿后继续修改（例如调整语气、缩短篇幅、改成要点）。 6. 我没有提供的事实（日期、金额、姓名）不要编进指令，用「（填写：……）」留出位置。
高亮处换成你自己的内容：[一句话需求]、[使用的应用]、[岗位与背景]、[相关文件或邮件]、[对象]
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使用说明
四要素的来源：Google 面向 Workspace 用户发布的 Gemini 提示词指南，把写好一条指令归纳为四个方面——角色（Persona）、任务（Task）、背景（Context）、格式（Format），并建议用自然语言像对同事说话那样写、说得具体、把修改当成对话一轮轮进行，还可以在指令里引用自己云端硬盘中的文件。这条提示词把这套方法做成了「一句话需求 → 三条成品指令」的转换器。功能入口和可用范围因账号类型（个人、企业、教育）而不同，以实际界面和 Google 官方说明为准。
怎么填变量：[一句话需求] 照平时怎么说就怎么写，如「回一下王总的邮件说方案下周给」。[相关文件或邮件] 写出准确的文件名或邮件主题，例如《Q3 渠道复盘》；生成的「引用文件版」指令粘贴到应用里后，在对应位置输入 @ 选择文件即可（需账号支持）。
三条怎么选：赶时间用精简版；要一次到位用标准版；内容必须以某份文件为准（数据、日程、条款）时用引用文件版，这样 Gemini 是从文件里取信息，而不是凭印象写。
常见问题与调整：
- 生成的邮件太官腔 → 用给出的追问示例继续改：「语气再随和一点，像给合作了两年的客户写的。」
- 表格里想要公式而不是文字 → 在 [一句话需求] 里直接说明「给我公式」，并写清列名与数据所在的范围。
- 涉及金额、日期的内容 → 生成后务必对照原文件核对，侧边栏生成的内容也可能有错漏。
示例输出
示例，仅供参考（需求：在 Gmail 里回王总，说方案下周给；岗位：项目经理）
精简版
我是项目经理，请帮我给客户王总起草一封回信，说明方案将在下周（填写：具体日期）前发出，语气礼貌简短，三四句话。
多交代了：身份、对象、篇幅和语气。
引用文件版
我是项目经理。请参考 @《王总-需求沟通纪要》里他提出的三点修改意见，起草一封给王总的回信：先确认我们已收到这三点意见，再说明完整方案将在（填写：具体日期）前发出，最后询问他周四是否方便电话沟通。语气专业、友好，不超过 150 字。
多交代了：依据哪份文件、信里要包含的三层意思。
追问示例：「把第二段缩成一句话。」「改成更正式的称呼和落款。」
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