用 Claude 寫公文、工作報告、總結：給足背景和範文，分步成稿，導出 Word 前要核對什麼

本文根據 Claude 官方提示詞指南和幫助中心《Create and edit files with Claude》《How can I create and manage projects?》《Understanding Claude's personalization features》整理，資料核對於 2026-11-05。配圖為本站整理的示意圖，不是介面截圖。本站（bigolab.com）不是 Anthropic 官方網站。

適用於誰

• 需要起草通知、請示、會議紀要、工作報告、年度總結的職場人；
• 每次寫材料都要從頭組織語言、想讓 Claude 打個底稿的人；
• 擔心 AI 編造數據、泄露內部資訊的人。

週報類的寫法本站另有 /guides/ai-weekly-report-workflow，本文重點在正式文書和需要導出 Word 的場景。

結論先說

1. 官方提示詞指南的第一條是清晰直接：把 Claude 當成一位聰明但剛入職、不了解你們單位規矩的新同事，你說得越具體，結果越好。
2. 說明為什麼：官方說給出指令背後的原因和用途，Claude 能據此舉一反三。比如「這份請示是給分管領導看的，需要三分鐘內讀完」比「寫簡短點」有用。
3. 範文是最可靠的方向盤：官方說例子是控制格式、語氣和結構最可靠的方法之一，並建議例子要相關、多樣，用 <example> 標籤包起來。
4. 分步成稿：先出提綱，確認後再逐段展開，比一次生成全文更好修改。
5. 事實和數字由你提供並核對：讓它在缺資訊時標出來，而不是自己補。

圖：本站根據 Claude 官方提示詞指南 整理的示意圖

一、先把材料交代清楚

官方長文檔提示的建議是：長材料放在提示詞前面，問題和指令放在後面；多份材料用標籤分隔；讓 Claude 先引用相關原文再做任務，有助於它聚焦。對公文來說，就是把「背景材料」「範文」「本次要求」分開放。

提示詞 1：起草之前先讓它提問

text
我要起草一份【請示 / 通知 / 工作報告】，請先不要寫。
下面是背景：
<background>
【事情的來龍去脈、已有的文件或會議結論】
</background>
請問我需要補充哪些資訊才能寫好？按重要程度列出最多 8 個問題，包括：受眾是誰、需要對方做什麼決定、時間節點、數字口徑、有沒有本單位的固定格式。

二、用範文固定格式

把你們單位以前的一份合格文件（先刪去敏感資料）當範文給它。

提示詞 2：按範文起草

text
請參照下面的範文格式和語氣，起草一份新的【文種】。
<example>
【粘貼脫敏後的範文】
</example>
<material>
【本次事項的材料、數據、時間、人名職務】
</material>
要求：1）結構、層次序號和用語習慣與範文一致；2）只使用 material 裏出現的事實和數字，缺少的資訊用【待補：xxx】佔位，不要自行編造；3）全文約【800】字。
先給提綱，我確認後再出全文。

三、工作報告和年度總結

總結類材料最容易寫成流水帳。讓 Claude 先幫你歸類，再提煉。

提示詞 3：把零散工作整理成總結

text
下面是我今年的工作記錄，比較零散：
<notes>
【粘貼工作記錄、項目清單、數據】
</notes>
請：1）按主題歸成 3 到 5 類；2）每類寫出「做了什麼、結果是什麼（用我給的數據，沒有數據就寫待補）、遇到的問題和怎麼解決的」；3）提煉 3 條最值得向領導彙報的成果；4）給出明年工作思路的框架，不要超出材料的內容過度發揮。
用【彙報給領導】的語氣，條理清晰。

寫之後要讀：數字對不對，職務稱呼對不對，是不是有你沒做過的事被寫成了成績。

提示詞 4：自查

text
請對照 <material> 逐條檢查你寫的全文：每一個數字、日期、人名、職務、事項，是否都能在材料裏找到依據。
沒有依據的內容列出來，並說明建議刪除還是補充材料。沒有問題的不用列。

官方提示詞指南也建議讓 Claude 在完成前自查，對照標準檢查答案，這在寫材料時同樣好用。

四、固定你的要求，導出成 Word

反覆寫同類文件時，可以用項目（Projects）：官方說明項目有知識庫和項目指令，項目指令對項目內每個對話生效，免費帳號最多建 5 個項目。把單位格式要求、常用表述、範文放進去。個人偏好則放在帳號層的「Instructions」，官方路徑是點左下角你的名字縮寫，選 Settings，再進 Your Claude，在 Instructions 裏寫。幾類入口的區別見 /guides/claude-projects-guide 和 /guides/claude-writing-prompts-style-instructions。

要得到 Word 文件，需要開啟代碼執行和文件創建功能：官方寫的是在 Settings > Capabilities 裏打開 Code execution and file creation，新版介面裏叫 Create and edit files。開啟後直接說「把這份報告生成 Word 文件」，官方說 Claude 可以創建 Excel、PowerPoint、Word 和 PDF，每個文件最大 30MB，生成後可以在對話裏下載。官方也提醒你可能需要檢查並調整輸出。導出後字體、頁邊距、頁碼等排版，請按單位要求在 Word 裏自己調整。幻燈片版本見 /guides/claude-make-ppt-slides。

圖：本站根據官方文檔與提示詞指南整理的示意圖

五、內部資訊怎麼辦

官方在文件創建功能的安全說明裏提到，外部文件或網站中可能藏有惡意指令，建議你在使用時留意 Claude 的行為，發現異常訪問數據就停止。對於單位內部資料，上載前先確認是否允許發給外部 AI 服務，涉密內容不要上載；人名、電話、金額等敏感內容可以先用代號替換，成稿後再換回來。

常見問題

Q：能直接得到符合格式的紅頭文件嗎？

不能指望。Claude 可以給出結構和文字，版式（紅頭、文號、印章位置等）按你們單位模板在 Word 裏處理。

Q：寫出來的口氣太像 AI 了？

給範文、說明受眾和語氣，並指出具體哪句不自然，比泛泛說「更自然」有效。

Q：額度不夠用？

長文檔和多輪修改消耗較快，規則見 /guides/claude-usage-limits。經常要寫材料可以了解 /chongzhi/claude-pro，價格和額度以官方頁面當前顯示為準。

相關教學

• /guides/claude-projects-guide：項目怎麼用
• /guides/claude-writing-prompts-style-instructions：寫作提示詞與文風
• /guides/ai-weekly-report-workflow：週報工作流

參考資料

• Claude 開發者文檔：Prompting best practices — https://platform.claude.com/docs/en/build-with-claude/prompt-engineering/claude-prompting-best-practices
• Claude 幫助中心：Create and edit files with Claude — https://support.claude.com/en/articles/12111783-create-and-edit-files-with-claude
• Claude 幫助中心：How can I create and manage projects? — https://support.claude.com/en/articles/9519177-how-can-i-create-and-manage-projects
• Claude 幫助中心：Understanding Claude's personalization features — https://support.claude.com/en/articles/10185728-understanding-claude-s-personalization-features