用 Claude 写公文、工作报告、总结：给足背景和范文，分步成稿，导出 Word 前要核对什么

本文根据 Claude 官方提示词指南和帮助中心《Create and edit files with Claude》《How can I create and manage projects?》《Understanding Claude's personalization features》整理，资料核对于 2026-11-05。配图为本站整理的示意图，不是界面截图。本站（bigolab.com）不是 Anthropic 官方网站。

适用于谁

• 需要起草通知、请示、会议纪要、工作报告、年度总结的职场人；
• 每次写材料都要从头组织语言、想让 Claude 打个底稿的人；
• 担心 AI 编造数据、泄露内部信息的人。

周报类的写法本站另有 /guides/ai-weekly-report-workflow，本文重点在正式文书和需要导出 Word 的场景。

结论先说

1. 官方提示词指南的第一条是清晰直接：把 Claude 当成一位聪明但刚入职、不了解你们单位规矩的新同事，你说得越具体，结果越好。
2. 说明为什么：官方说给出指令背后的原因和用途，Claude 能据此举一反三。比如「这份请示是给分管领导看的，需要三分钟内读完」比「写简短点」有用。
3. 范文是最可靠的方向盘：官方说例子是控制格式、语气和结构最可靠的方法之一，并建议例子要相关、多样，用 <example> 标签包起来。
4. 分步成稿：先出提纲，确认后再逐段展开，比一次生成全文更好修改。
5. 事实和数字由你提供并核对：让它在缺信息时标出来，而不是自己补。

图：本站根据 Claude 官方提示词指南 整理的示意图

一、先把材料交代清楚

官方长文档提示的建议是：长材料放在提示词前面，问题和指令放在后面；多份材料用标签分隔；让 Claude 先引用相关原文再做任务，有助于它聚焦。对公文来说，就是把「背景材料」「范文」「本次要求」分开放。

提示词 1：起草之前先让它提问

text
我要起草一份【请示 / 通知 / 工作报告】，请先不要写。
下面是背景：
<background>
【事情的来龙去脉、已有的文件或会议结论】
</background>
请问我需要补充哪些信息才能写好？按重要程度列出最多 8 个问题，包括：受众是谁、需要对方做什么决定、时间节点、数字口径、有没有本单位的固定格式。

二、用范文固定格式

把你们单位以前的一份合格文件（先删去敏感信息）当范文给它。

提示词 2：按范文起草

text
请参照下面的范文格式和语气，起草一份新的【文种】。
<example>
【粘贴脱敏后的范文】
</example>
<material>
【本次事项的材料、数据、时间、人名职务】
</material>
要求：1）结构、层次序号和用语习惯与范文一致；2）只使用 material 里出现的事实和数字，缺少的信息用【待补：xxx】占位，不要自行编造；3）全文约【800】字。
先给提纲，我确认后再出全文。

三、工作报告和年度总结

总结类材料最容易写成流水账。让 Claude 先帮你归类，再提炼。

提示词 3：把零散工作整理成总结

text
下面是我今年的工作记录，比较零散：
<notes>
【粘贴工作记录、项目清单、数据】
</notes>
请：1）按主题归成 3 到 5 类；2）每类写出「做了什么、结果是什么（用我给的数据，没有数据就写待补）、遇到的问题和怎么解决的」；3）提炼 3 条最值得向领导汇报的成果；4）给出明年工作思路的框架，不要超出材料的内容过度发挥。
用【汇报给领导】的语气，条理清晰。

写之后要读：数字对不对，职务称呼对不对，是不是有你没做过的事被写成了成绩。

提示词 4：自查

text
请对照 <material> 逐条检查你写的全文：每一个数字、日期、人名、职务、事项，是否都能在材料里找到依据。
没有依据的内容列出来，并说明建议删除还是补充材料。没有问题的不用列。

官方提示词指南也建议让 Claude 在完成前自查，对照标准检查答案，这在写材料时同样好用。

四、固定你的要求，导出成 Word

反复写同类文件时，可以用项目（Projects）：官方说明项目有知识库和项目指令，项目指令对项目内每个对话生效，免费账号最多建 5 个项目。把单位格式要求、常用表述、范文放进去。个人偏好则放在账号层的「Instructions」，官方路径是点左下角你的名字缩写，选 Settings，再进 Your Claude，在 Instructions 里写。几类入口的区别见 /guides/claude-projects-guide 和 /guides/claude-writing-prompts-style-instructions。

要得到 Word 文件，需要开启代码执行和文件创建功能：官方写的是在 Settings > Capabilities 里打开 Code execution and file creation，新版界面里叫 Create and edit files。开启后直接说「把这份报告生成 Word 文件」，官方说 Claude 可以创建 Excel、PowerPoint、Word 和 PDF，每个文件最大 30MB，生成后可以在对话里下载。官方也提醒你可能需要检查并调整输出。导出后字体、页边距、页码等排版，请按单位要求在 Word 里自己调整。幻灯片版本见 /guides/claude-make-ppt-slides。

图：本站根据官方文档与提示词指南整理的示意图

五、内部信息怎么办

官方在文件创建功能的安全说明里提到，外部文件或网站中可能藏有恶意指令，建议你在使用时留意 Claude 的行为，发现异常访问数据就停止。对于单位内部资料，上传前先确认是否允许发给外部 AI 服务，涉密内容不要上传；人名、电话、金额等敏感内容可以先用代号替换，成稿后再换回来。

常见问题

Q：能直接得到符合格式的红头文件吗？

不能指望。Claude 可以给出结构和文字，版式（红头、文号、印章位置等）按你们单位模板在 Word 里处理。

Q：写出来的口气太像 AI 了？

给范文、说明受众和语气，并指出具体哪句不自然，比泛泛说「更自然」有效。

Q：额度不够用？

长文档和多轮修改消耗较快，规则见 /guides/claude-usage-limits。经常要写材料可以了解 /chongzhi/claude-pro，价格和额度以官方页面当前显示为准。

相关教程

• /guides/claude-projects-guide：项目怎么用
• /guides/claude-writing-prompts-style-instructions：写作提示词与文风
• /guides/ai-weekly-report-workflow：周报工作流

参考资料

• Claude 开发者文档：Prompting best practices — https://platform.claude.com/docs/en/build-with-claude/prompt-engineering/claude-prompting-best-practices
• Claude 帮助中心：Create and edit files with Claude — https://support.claude.com/en/articles/12111783-create-and-edit-files-with-claude
• Claude 帮助中心：How can I create and manage projects? — https://support.claude.com/en/articles/9519177-how-can-i-create-and-manage-projects
• Claude 帮助中心：Understanding Claude's personalization features — https://support.claude.com/en/articles/10185728-understanding-claude-s-personalization-features