用 ChatGPT 写年终总结、述职报告：先盘点全年材料再成稿，数据只用自己的，附 5 段可复制提示词

本文根据 OpenAI Academy《Writing with ChatGPT》《Prompting》、OpenAI 帮助中心《Uploading files and audio to ChatGPT》《Projects in ChatGPT》整理，资料核对于 2026-11-05。配图为本站整理的示意图，不是界面截图。本站（bigolab.com）不是 OpenAI 官方网站。官方没有专门的「年终总结」文章，下面是把官方写作方法用到年度复盘上，提示词是本站示范。

适用于谁

• 年底要交年终总结、述职报告、晋升材料，但一年的事记不全的人；
• 手里有零散的周报、聊天记录、业绩表格，不知道怎么串成一篇的人；
• 担心 ChatGPT 编造成果和数据，不敢直接用的人。

和单篇周报不同，年终总结的难点是材料多、跨度长、容易写成流水账。周报的写法见 /guides/chatgpt-write-report-weekly，本文只讲年度这一层。

结论先说

1. 官方的通用流程是 Plan → Draft → Revise → Package（计划、起草、修改、定稿）。年终总结的「计划」格外重要：先想清楚读者是谁（直属领导、评审会、HR），以及读完要做什么（评绩效、定晋升、定明年目标）。
2. 官方说长文先要结构或提纲，确认后再展开。年度总结不要一次要整篇，先要提纲。
3. 把全年材料交给它盘点，而不是让它凭空写。 官方说明可以上传文档和表格，让它总结、提取关键信息；官方提示指南的建议是「只使用提供的来源，缺失的信息标出来，不要猜」。
4. 数字只能来自你。 官方写作指南提醒，内容涉及具体数字、政策时要自己核实。
5. 全年材料多、要反复修改，可以放进一个项目（Projects）里，见 /guides/chatgpt-projects。

图：本站根据 OpenAI Academy：Writing with ChatGPT 整理的示意图

一、第一步：把全年材料集中起来

能给的材料越真实，成稿越不空：

• 全年周报、月报、会议记录，直接粘贴，或整理成一个文档上传；
• 业绩、销量、工时等表格，上传 XLSX / CSV（官方列出的文件类型包括 DOCX、PDF、TXT、XLSX、XLS、CSV、TSV、PPTX，具体以你账号显示为准）；
• 上一年的总结、岗位职责说明、本年目标（OKR / KPI），让它知道「承诺了什么」；
• 同事或客户的正面反馈原文（只放你有权使用的）。

上传有次数限制：官方当天写的是每 3 小时最多 80 个文件，免费用户每天 3 个，高峰期可能调低。材料多时，合并成一两个文件再传比一个个传稳。需要更宽松的额度可以看看 /chongzhi/chatgpt-plus 里的套餐说明。

隐私提醒：全年材料里可能有客户名、薪酬、内部数据，传之前先脱敏，并了解数据控制设置，见 /guides/chatgpt-data-controls-privacy。

二、第二步：5 段可以直接复制的提示词

方括号里是要你自己填的内容。

1. 先盘点，不写

下面是我 [年份] 全年的周报和业绩数据。请先不要写总结，只做盘点：
1. 按主题把工作分成 4–6 类，每类列出具体事项；
2. 每项事项标出材料里能找到的结果或数字，没有就写「材料里没有」；
3. 列出你认为我可能漏写的重要事项，用问题的形式问我。
只使用我给的材料，不要补充任何我没写的成果。材料：[粘贴或上传]

2. 要提纲，确认后再展开

我要写 [年终总结 / 述职报告]，读者是 [领导职位 / 评审会]，目的是 [评绩效 / 申请晋升到 ___]。
请根据上面的盘点给一份提纲：每一节写标题和 2–3 句要点，不要展开。
建议包含：全年目标与完成情况、3 项最重要成果、问题与反思、明年计划。
篇幅控制在 [1500] 字以内。

3. 把一项工作写成「成果」而不是「流水账」

请把下面这项工作改写成述职报告里的一段，结构是：背景/目标 → 我做了什么 → 结果。
结果里的数字必须来自我给的材料，原样使用；如果材料没有数字，就写成「待补充：___」，不要估算。
语气客观，少用夸张形容词，不要写「我认为我做得很好」。
工作记录：[粘贴]

4. 写反思与明年计划

请根据本年遇到的问题 [列出]，写「不足与反思」一节：每个问题写原因和已采取或计划采取的改进措施，不要把问题全推给客观原因。
再写「明年计划」：最多 5 条，每条写目标、衡量方式和大致时间。已确定的目标和日期保持不变，没把握的标「待确认」。

5. 成稿后的最后检查

请对照我提供的原始材料检查这篇总结：
1. 列出所有数字、日期、人名，并标出材料里能对上的和对不上的；
2. 找出没有材料支撑的成果或形容词；
3. 找出互相矛盾的地方；
4. 指出读者最可能追问的三个问题。
只检查，不要改写。

三、第三步：自己核对什么

图：本站根据 OpenAI Academy：Prompting 整理的示意图

官方提示指南建议，重要的工作最后让 ChatGPT 做一次检查，然后自己再审阅一遍再使用。年终总结里尤其要自己看：

• 每个数字能不能在原始表格里找到；
• 谁的功劳：团队成果有没有写成个人成果，别人的贡献是否被忽略；
• 没发生的事：它顺着语气“补”出来的成果、项目名；
• 保密内容：客户名、未公开的数据、内部评价；
• 符合单位要求：字数、栏目、是否要附件。

四、写完之后怎么改

按官方写作指南，修改时给具体反馈，比一句「写好点」有效，例如「把第二节缩短 30%」「第三段多写结果，少写过程」。想看它改了什么，可以同时要求修改版本和一句简短理由。语气想更像你自己，可以先设定自定义指令，见 /guides/chatgpt-custom-instructions。

常见问题

Q：能不能让它直接写一篇完整的？

可以，但只用在材料很齐的情况下。材料少时它只能写空话，这时先走「盘点」那一步，补材料。

Q：免费版够用吗？

文字整理本身免费版能做，但上传文件有次数限制，材料多、要反复改时额度会紧。

Q：每周周报怎么和年终总结连起来？

平时就用同一个项目存周报，年底直接让它从周报里盘点。流程见 /guides/ai-weekly-report-workflow。

参考资料

• OpenAI Academy：Writing with ChatGPT — https://openai.com/academy/writing/
• OpenAI Academy：Prompting — https://openai.com/academy/prompting/
• OpenAI 帮助中心：Uploading files and audio to ChatGPT — https://help.openai.com/en/articles/8555545-file-uploads-faq
• OpenAI 帮助中心：Projects in ChatGPT — https://help.openai.com/en/articles/10169521-projects-in-chatgpt