Gemini 辦公指令範本（Gmail、文檔、表格裏的 Gemini：按角色、任務、背景、格式四要素寫指令）
在 Gmail、Google 文檔、表格、雲端硬碟裏使用 Gemini 側邊欄，卻只會說「幫我寫封電郵」時用：把一句話需求交給模型，它按 Google 面向 Workspace 用戶推薦的「角色—任務—背景—格式」四要素改寫成 3 條可直接粘貼到對應應用裏的指令，並提示可以引用哪些文件。
我在 Google Workspace 裏使用 Gemini，請把我的需求改寫成可以直接粘貼使用的指令。 我的需求（口語化的一句話就行）：[一句話需求] 我在哪個應用裏用：[使用的應用]（Gmail / 文檔 / 表格 / 幻燈片 / 雲端硬碟） 我的崗位和這件事的背景：[崗位與背景] 會用到的文件或電郵：[相關文件或電郵] 結果給誰看：[對象] 請這樣做： 1. 先判斷我的需求缺哪些要素。四個要素是： - 角色：讓 Gemini 以什麼身份來寫（通常就是我的崗位）； - 任務：一個明確的動詞開頭的要求（起草、總結、對比、整理成表、提取待辦……）； - 背景：對象是誰、前因後果、要參考的文件； - 格式：篇幅、結構、語氣。 2. 輸出 3 條不同寫法的指令，從短到長： - 精簡版：一兩句話，包含全部四個要素； - 標準版：三四句話，補充語氣和篇幅； - 引用文件版：明確寫出要參考哪份文件或哪封電郵，並說明從中取什麼資訊。文件名用我提供的名稱，放在指令中便於我在應用裏用 @ 選擇對應文件。 3. 每條指令都用自然的口語句子書寫，不要寫成關鍵詞堆砌，也不要使用編程式的符號。 4. 在每條後面用一行說明：它比我原來的說法多交代了什麼。 5. 最後給 2 條追問示例，用來在得到初稿後繼續修改（例如調整語氣、縮短篇幅、改成要點）。 6. 我沒有提供的事實（日期、金額、姓名）不要編進指令，用「（填寫：……）」留出位置。
高亮處換成你自己的內容：[一句話需求]、[使用的應用]、[崗位與背景]、[相關文件或電郵]、[對象]
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使用說明
四要素的來源：Google 面向 Workspace 用戶發佈的 Gemini 提示詞指南，把寫好一條指令歸納為四個方面——角色（Persona）、任務（Task）、背景（Context）、格式（Format），並建議用自然語言像對同事說話那樣寫、說得具體、把修改當成對話一輪輪進行，還可以在指令裏引用自己雲端硬碟中的文件。這條提示詞把這套方法做成了「一句話需求 → 三條成品指令」的轉換器。功能入口和可用範圍因帳號類型（個人、企業、教育）而不同，以實際介面和 Google 官方說明為準。
怎麼填變量：[一句話需求] 照平時怎麼說就怎麼寫，如「回一下王總的電郵說方案下週給」。[相關文件或電郵] 寫出準確的文件名或電郵主題，例如《Q3 渠道復盤》；生成的「引用文件版」指令粘貼到應用裏後，在對應位置輸入 @ 選擇文件即可（需帳號支持）。
三條怎麼選：趕時間用精簡版；要一次到位用標準版；內容必須以某份文件為準（數據、日程、條款）時用引用文件版，這樣 Gemini 是從文件裏取資訊，而不是憑印象寫。
常見問題與調整：
- 生成的電郵太官腔 → 用給出的追問示例繼續改：「語氣再隨和一點，像給合作了兩年的客戶寫的。」
- 表格裏想要公式而不是文字 → 在 [一句話需求] 裏直接說明「給我公式」，並寫清列名與數據所在的範圍。
- 涉及金額、日期的內容 → 生成後務必對照原文件核對，側邊欄生成的內容也可能有錯漏。
示例輸出
示例，僅供參考（需求：在 Gmail 裏回王總，說方案下週給；崗位：項目經理）
精簡版
我是項目經理，請幫我給客戶王總起草一封回信，說明方案將在下週（填寫：具體日期）前發出，語氣禮貌簡短，三四句話。
多交代了：身份、對象、篇幅和語氣。
引用文件版
我是項目經理。請參考 @《王總-需求溝通紀要》裏他提出的三點修改意見，起草一封給王總的回信：先確認我們已收到這三點意見，再說明完整方案將在（填寫：具體日期）前發出，最後詢問他週四是否方便電話溝通。語氣專業、友好，不超過 150 字。
多交代了：依據哪份文件、信裏要包含的三層意思。
追問示例：「把第二段縮成一句話。」「改成更正式的稱呼和落款。」
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