Google 表格 Gemini 怎麼用：生成表格和公式、數據分析圖表與 AI 函數（=AI）的用法和限制

本文根據 Google 官方文檔編輯器幫助中心（Google Docs Editors Help）整理，核對日期 2026-10-10。以下步驟均為電腦網頁版；功能在逐步推送，介面可能與下文略有出入。

適用於誰

• 搜「google 表格 gemini」「gemini sheets formula」「google sheets ai function」的人；
• 不想記函數語法，希望用一句話讓表格自己出公式、出圖表的人；
• 需要對一列文本批量做分類、摘要、情感判斷的人；
• 遇到「gemini sheets not working」「AI function not available」的人。

結論先說

1. 入口是右上角的 Ask Gemini 側邊欄。它能建表、寫公式、分析數據、畫圖表，還能直接「動手」——加條件格式、建數據透視表、排序篩選、查找替換等，每次執行前會給你一張預覽卡片。
2. =AI() 是寫在單元格里的函數（也可以寫成 =Gemini()），適合對一整列逐行生成文字、摘要、分類。它只輸出文本，看不到整張表，也不能嵌套在別的函數里。
3. 官方寫明的硬限制：一次只為選中的前 350 個 AI 函數單元格生成；有短期和長期生成限額，觸到長期限額要等 24 小時。
4. Excel 文件要先轉換：官方說這些功能在原生 Google 表格文件裏效果最好，.xlsx 需先「文件 → 另存為 Google 表格」。
5. 帳號：個人帳號是 Google AI Pro / Ultra，工作帳號是 Business Standard / Plus、Enterprise Standard / Plus；個人帳號也可通過 Workspace Experiments 試用。側邊欄支持中文。

一、誰能用

價格不在本文範圍，各檔區別見本站《Gemini 會員有什麼區別：免費版、Google AI Plus、Pro、Ultra 功能與額度對比》。

二、側邊欄的基本用法

1. 打開一個表格，點右上角 Ask Gemini；
2. 點一個建議提示，或在底部輸入框寫自己的要求，按 Enter；
3. 結果下方點插入（Insert）寫進表格，點重試（Retry）換一版；做錯了點撤銷（Undo）。

幾個實用細節：

• 限定範圍：輸入框裏的來源下拉選單可以只勾選要用的工作表標籤；也可以先在表裏選中一塊單元格區域，再提問（區域只對當前標籤頁有效）。Gemini 可能自動帶上其他標籤頁作為來源，只想問選中區域時要先取消勾選；
• 引用外部資料：點「Sources → Add from Drive」可加入文檔、表格、幻燈片、PDF；也能讓它總結你雲端硬碟裏的文件或 Gmail 電郵；
• 聯網：提示裏寫明「用 Google 搜尋」才會去查網頁；
• 歷史會丟：刷新、關閉再打開表格、電腦離線都會清空側邊欄對話，有用的結果要先插入；
• 快捷鍵：總結表格——Windows Ctrl + Alt + N，Mac ⌘ + Ctrl + N。

三、建表、寫公式、修公式

建表。示例提示：「做一張團隊全天活動的安排表」「做一張社交媒體排期表」。出來以後可以繼續追加「再加 5 行不同的活動」「加上費用明細」，滿意後再插入。

如果是從零做一整份表格，新版的 Build 面板可以完成「端到端」的任務：輸入需求 → 回答它的澄清問題 → 查看它給出的計劃和模板大綱 → 生成。官方示例：「做一張記錄每月開銷的表，包含日期、類別、金額、備註」「對這份數據做完整分析，幫我做經營決策」「給這份銷售數據做一個可視化儀表盤」。想中止就點停止，或直接發新提示重新開始。

寫公式。在側邊欄描述需求，可以用表裏的列名或單元格名：

• 「寫一個公式，用進球數除以場次」；
• 「寫一個公式，在 D:G 範圍裏查找 C1，並返回 G 列的值」。

也可以在任意單元格輸入 = 後按快捷鍵調出：Windows / ChromeOS Ctrl + Alt + G，Mac ⌘ + Ctrl + G。生成後先點要放公式的單元格，再點「插入」。

修公式。公式報錯時，把滑鼠懸停在報錯的單元格上，點 Fix，Gemini 會檢查公式並分析問題。

四、數據分析、圖表和「直接動手」

分析。示例提示：「找出這張表裏的趨勢」「幫我看懂每個月的食品價格變化」「這份數據怎麼做迴歸和預測」。回答裏可以點開分析步驟（Analysis steps）看它怎麼算的，也能導出到文檔（Export to Docs）。

圖表。示例：「以日期為橫軸、總額為縱軸畫圖」「畫一張折線圖」。要注意官方的兩條說明：點「插入」後，圖表會連同它用到的數據一起放進新的標籤頁；這張圖不會隨原始數據的變化而更新。

圖片來源：Google 官方幫助中心《Collaborate with Gemini in Google Sheets》（官方動圖截幀）

直接動手。輸入要求後，Gemini 會生成一張操作預覽卡片（Action preview card），點應用（Apply）才執行；完成後可點設定微調（如透視表參數、條件格式規則），或點撤銷（在你做下一步修改之前有效）。官方列出的操作：

多個操作可以寫在一條提示裏一次完成，比如「把狀態和優先級兩列改成下拉列表，末尾加一列『距到期天數』的公式列和一列複選框，再把兩週內到期的日期高亮」。側邊欄還內置優化問題求解器，可以描述預算分配、排班、採購量這類「在約束下求最優」的問題。

五、AI 函數：把 Gemini 寫進單元格

語法：

AI("提示", [可選的單元格範圍])

1. 在單元格里輸入函數，例如 =AI("Generate slogan for event in 10 words or less", A2)；也可以點「插入 → 函數 → AI」；
2. 選中一個或多個含 AI 函數的單元格；
3. 點生成並插入（Generate and Insert）。之後想更新結果，點刷新並插入（Refresh and Insert）。

官方給的四類用法：

它還能取 Google 搜尋上的實時資訊，例如 =AI("What is the current capital of Kazakhstan?", A2)。

配套功能：在表格（Table）最後一列右上角點在右側插入 AI 列，首行自動帶上 AI 函數，寫好後向下填充即可整列生成。另有兩種「用 Gemini 填充列」的方式：列裏至少有一格已填時拖動填充柄，或選中一片空單元格後點「Fill」並可自寫提示。

圖片來源：Google 官方幫助中心《Use the AI function in Google Sheets》（官方動圖截幀，已抹去演示人名列和頭像）

官方列出的限制

• 結果只能是文本；
• AI 函數讀不到整張表，也讀不到雲端硬碟裏的其他文件——要給它數據，就放進當前表並用第二個參數指向它（官方強烈建議這樣做）；
• 不能撤銷 / 重做，只能重新生成；
• 不支持嵌套，如 =IF(AI("sentiment analysis", A2), "negative", 0) 這種寫法不行；
• 自定義函數如果也叫 AI 或 Gemini，會被表格自帶的 AI 函數覆蓋；
• 一次選中很多單元格時，只生成前 350 個，等這批完成再選下一批；
• 有短期和長期生成限額，達到長期限額後「生成」按鈕暫時不可點，官方建議等 24 小時；
• 通過 Box、Dropbox、Egnyte 等第三方雲存儲打開表格時不能用 AI 函數；
• 用 & 把不相鄰的單元格拼進提示可以，但這些單元格變化時不會提示你刷新，需要自己判斷何時重新生成。

六、用不了的官方原因

提示「AI function not available」，官方給了兩種解釋：

1. 你沒有參加 Workspace Experiments，或所在的 Workspace 方案不含 AI 函數；
2. 管理員設定或你的語言設定不支持——可以到 Google 帳號裏改語言。

右上角沒有 Ask Gemini / 側邊欄不出來：檢查帳號檔位、年齡、智能功能開關和管理員設定，詳見本站《Gemini 側邊欄不見了怎麼辦》。

打開的是 Excel 文件：先「文件 → 另存為 Google 表格」。

共享表格裏出現警告「Content added by Gemini may be visible to users outside your domain」：說明這份文件有組織外的人能查看或編輯，或者它最初由組織外的人創建，輸入提示和開啟搜尋前要留意。

常見問題

Q：增強型智能填充（Enhanced Smart Fill）和 AI 函數有什麼區別？

智能填充是自動出現的建議：表裏至少有 3 行示例、兩列之間有可識別的對應關係時，它會預測剩餘單元格，點氣泡接受。它只對文本列生效，數字和日期列不觸發，且只識別英文。AI 函數則是你主動寫提示。

Q：Gemini 生成的公式和分析可靠嗎？

官方反覆提醒 Gemini 可能出錯，建議核對結果。公式可以自己在幾行數據上驗算；分析可以點開「分析步驟」看過程。

Q：側邊欄的對話會進「Gemini 應用活動記錄」嗎？

不會。幫助中心寫明表格裏的對話不儲存到 Gemini 活動記錄，兩邊的刪除互不影響。

參考資料

• Collaborate with Gemini in Google Sheets：https://support.google.com/docs/answer/14356410
• Build or edit entire spreadsheets with Gemini in Sheets：https://support.google.com/docs/answer/16959434
• Use the AI function in Google Sheets：https://support.google.com/docs/answer/15877199
• Use enhanced Smart Fill with Gemini in Google Sheets：https://support.google.com/docs/answer/14226603
• Tables in Google Sheets with Gemini：https://support.google.com/docs/answer/16541386
• Learn how to use sources with Google Workspace with Gemini：https://support.google.com/docs/answer/16813283
• Get started with Google Workspace with Gemini：https://support.google.com/docs/answer/13952129
• Supported languages for Google Workspace with Gemini：https://support.google.com/docs/answer/14925782